PMO卓越中心-建立组织项目管理体系

卓越中心汇集和提炼了组织内部和外部的项目管理最佳实践，并向组织所有的项目管理活动提供最佳实践、研究成果、专题培训等支持和指导，从而提升组织整体项目管理水平，确保所有项目的成功交付，从而推动组织战略的全面实现。

组织项目管理的最低级别为原始状态，在这种组织中，没有任何通用的流程和方法，个人、团队之间的经验教训不能被共享，行业内的先进做法不能被借鉴，项目成败全部依赖于个人，项目团队的工作效率很低，项目成功的概率也很低。PMO作为一个组织职能，首要任务就是为组织建立项目管理方法体系，使组织脱离“原始状态”，进入标准化级别。

组织项目管理体系的基本框架，包括基于项目生命周期的项目管理流程、与之配套的模板、工具和方法，以及相关的项目管理制度等。有的组织还配备了项目管理信息系统。

在组织中建立项目管理体系通常包含下列几个主要步骤。

1.把项目分类

目的在于为不同类型的项目量身定制不同的管理流程，因此，此时分类的依据是项目的生命周期特征，享有相同或相似生命周期的项目被分配到同一类别中，项目生命周期PLC是建立项目管理流程的基础。

2.确定各类项目的通用项目生命周期模板

提取共性，形成适合该类项目的通用项目PLC模板，日后可根据实际情况裁剪。同时模板建立之后，需要持续对PLC模板及流程进行改进。

模板中需明确的内容如下所述：

2.1项目的开始点和结束点，这里所说的点是一系列要满足的条件，而不是指某个具体的时间。

2.2各阶段名称，阶段划分的越细，项目经理对项目的监控就越严密

2.3确定各阶段的工作及各项工作的责任者，具体到工作岗位即可。

PLC模板

3.建立基于PLC的项目管理流程

项目管理流程通常不用流程图来表示，而采用项目生命周期模板来表示。PMO以各类项目的生命周期模板为基础，定义了各个阶段的管理活动及对整个生命周期的管理活动。

增加了项目管理活动的PLC就形成了以PLC为基础的项目管理流程，这个流程将对项目经理和项目团队的工作提供规范和指南。

基于PLC的高层级项目管理流程

4.为项目管理流程配备工具

为了进一步提高项目工作的效率和质量，PMO通常还为流程配备必要的工具，包括模板、查对清单，方法论等。

4.1建立模板

在实际工作中，PMO需根据组织自身的项目管理流程，来编制相配套的项目管理模板。在这些模板中，通常只有一部分是强制使用的，目的在于促进组织项目管理过程的统一性和高效性；而另一部分则仅为推荐使用，减少流程对项目团队的束缚，鼓励项目团队的创新意识。

4.2查对清单checklist

项目团队在完成一项重要工作时可以按照查对清单进行逐项检查，从而避免工作漏项或考虑不周的情况。查对清单是组织新旧项目之间的桥梁，以往项目的经验和教训可以通过查对清单反馈给新的项目团队。

4.3常用方法

PMO建立项目管理方法库，对常用的方法进行介绍，有时还需针对某些具体的方法组织学习和培训。

5.设置PMO监控点

流程中还需定义PMO对项目的监控和审查活动

6.建立项目管理制度

在职能型或矩阵型的组织中，大部分项目的实施都需要跨部门的协作，因此，更加需要通过项目管理制度来规范各个参与部门在项目中的责任。常用的项目管理制度如下所述：

项目团队定期向组织项目数据库同步项目文档的规定

项目经理和项目团队成员职业道德准则和行为规范

对项目信息的保密要求

项目经理绩效管理制度

项目团队成员绩效管理制度

项目经理定期向PMO提交项目绩效报告的规定

7.项目管理体系的持续改进

基本的项目管理体系包括基于PLC的项目管理流程、配套工具、项目管理制度等。项目管理体系在建成之后并非一成不变，PMO应负责对体系的管理、维护和持续改进。在发生重大变化时，应及时调整项目管理体系。

定期的流程改进主要依据以下两个方面的信息。

7.1来自项目团队的反馈

7.2来自与业界同行的比较

tips：PMO要积极发起制定模板，项目团队倾向使用模板，但并不积极主动制作模板。