小型企业必备的重要项目管理软件工具推荐！

大多数项目管理软件都包含有助于规划、协作和进度管理的工具。下面列出了在小型团队的项目管理软件中寻找的基本功能。

1、应用内交流

优秀的项目管理软件允许应用程序内通信、向团队成员发送通知以及使用内置聊天功能促进安全协作。

2、仪表盘

仪表板提供个人、团队和部门级别的进度概览。它们显示正在进行的项目的有用指标并突出显示有问题的区域。固定重要项目并选择要在仪表板中监控的内容。

3、文件共享

项目管理软件中的文件共享使管理人员和团队成员可以在集中式平台上共享、存储和处理数字资产和文档。

4、多个视图

适用于小型企业的最佳项目管理软件提供多种视图来管理任务和时间表。这允许团队成员根据自己的喜好工作，并从不同角度查看项目。项目管理软件通常具有：

5、表格或电子表格视图

虽然在Excel中规划项目的日子可能已经过去，但人们对项目管理软件可以通过表格视图利用的电子表格有一种强烈的熟悉感。
表格视图比电子表格更进一步，它添加了实时更新日期的选项，以各种方式过滤它，并让所有团队成员了解任务和项目进度。
在一周内处理大量信息或完成大量操作的团队可以从表格视图中获益最多。团队负责人可以收集每项任务的所有相关信息，将它们归类为“规划”或“营销”等大类，然后将它们排列在易于阅读的表格中。
以下是团队可以通过表格视图一目了然的一些数据点：
到期日
受让人
优先级
最后期限
预计完成时间
迄今为止花费的时间
将所有这些信息集中在一个地方可以让团队成员检查他们的职责，并在必要时采取果断行动。

6、甘特图或时间线视图

数据可视化是许多公司有效决策的支柱，但它也可以在简化项目管理方面发挥巨大作用。
有时能够缩小一个项目甚至多个项目并清楚地看到您所在的位置是有益的。时间线或甘特图视图可以让您做到这一点。这种类型的视图绘制出相关的项目数据，以便您可以可视化进度并查看是否一切都按计划进行。
借助Zoho Projects，您可以充分利用动态时间线视图来拖放任务、延长或缩短任务、添加里程碑或依赖项，并在进行过程中有效地进行计划。此视图允许您在整个项目过程中做出响应，在必要时重新分配时间和资源。
甘特图视图鼓励灵活性和主动性，这是项目管理的关键，因为当逆境出现时，即使是优秀的计划也可能开始分崩离析。

7、列表显示

虽然组织信息的方法有很多种，但有时优秀的方法是保持简单。我们中的许多人使用待办事项列表来提高个人工作效率，那么为什么不在专业环境中使用相同的系统呢？
工作效率通常归结为——并作为——完成任务的结果来衡量。在这种情况下，为团队成员提供易于理解的活动列表是监控绩效并鼓励他们在开始另一项任务之前完成一项任务的绝佳方式。
核对待办事项清单上的项目所产生的小多巴胺是一个受欢迎的好处，因为它可以成为团队成员处理尽可能多的任务的额外动力。
通过列表视图，团队成员还可以以合理的方式确定任务的优先级。例如，他们可以采用直接的“吃掉青蛙”方法，首先处理最紧迫的任务，或者他们可以使用艾森豪威尔矩阵等工具，根据任务的重要性和紧迫性来完成任务。

8、看板视图

对于日常运营效率，很少有数据可视化比看板视图更好。使用敏捷方法中的看板框架，团队可以复制和改进旧的白板上的便利贴组织系统。
将任务分类到不同的桶中可以非常有效地监控项目状态并确保每个人都在同一页面上确定优先级。以下是您通常希望通过看板方法看到的一些类别：
没有开始
进行中
审查中
完全的
看板方法不仅可以帮助团队领导者调整工作流程和时间表以满足预期，而且还可以为团队成员创造更大的个人责任感。
例如，如果您在看板系统中完成一项任务，另一个团队成员将立即收到通知并有机会添加他们的输入。从那里，该任务可能会返回给您进行最终检查，或者可以批准并提交给客户。
该系统在软件开发领域尤其有效，在该领域，错误修复等任务一直在议事日程上，可能需要不同团队成员的多次传递。
通过共享的看板视图，每个团队成员都可以看到每天需要输入哪些正在进行的项目，以及它们的优先级。这有助于每个人有效地管理他们的时间并保持高生产力水平。它还使团队领导者可以轻松地根据每个成员一天完成多少任务来衡量生产力。

9、云储存

良好的项目管理提供云存储，因此只要您有互联网连接（和准确的安全访问），您的信息和数据就可以轻松访问。团队成员可以将项目管理软件中的文件和其他信息直接上传到云端。这鼓励了灵活性和高效的远程工作。无论您的团队在哪里工作，任务都可以更快地完成。

10、移动应用

由于团队远程和在家工作，正确的项目管理使您能够随时随地监督项目。小型企业经理和团队可以在不同地点工作，不会错过任何一个节拍。项目管理移动应用程序确保您不必坐在桌面前就可以为项目做出贡献。
如果您正在寻找可帮助您掌控任务和待办事项列表的移动项目管理解决方案，则需要注意各种因素。
理想情况下，合适的应用程序应与您当前的技术兼容，配备合适的功能来帮助您和您的团队完成工作，并提供强大的安全措施。
在选择用于项目管理的移动应用程序时，实际情况可能如下所示：

1)兼容性

在选择用于项目管理的移动应用程序时，兼容性是要考虑的最重要因素。虽然很容易假设您的首选项目管理解决方案将适用于您的操作系统，但情况不一定如此。
正如基于浏览器的时间跟踪工具可能仅限于特定浏览器一样，项目管理解决方案应用程序可能只能在一种操作系统上使用，例如iOS或Android。
因此，请考虑什么对您的团队最有意义。
是否有公司发行的手机都使用相同的操作系统？如果是这样，这是优秀的情况，因为您可以投资使用该操作系统的解决方案。如果没有，那么您需要找到与各种操作系统兼容的解决方案。
兼容性也可能是设备和版本的问题。一些应用程序适用于智能手机和平板电脑，而其他应用程序仅适用于智能手机。过时的技术也可能会限制您和您的团队可以使用的应用程序。

2)功能性

通常，软件解决方案的移动应用程序会提供精简版以节省空间并使其易于在旅途中使用。因此，您通常依赖于桌面版项目管理解决方案的功能可能在移动应用程序中不可用。
但情况并非总是如此，因为一些公司更加重视并投入更多的开发时间到他们的移动应用程序中，以保留尽可能多的功能。
列出您的团队绝对需要的功能，以及他们不需要的功能。这将使选择过程变得更加容易，因为您可以排除那些不包括有效项目管理所需的关键功能的应用程序。
其中一项功能可能是该应用程序是否可以离线工作。如果这对你的团队很重要，那么搜索允许你在没有连接到互联网时进行更改的应用程序。
移动应用程序的功能也是其界面的产物。即使在解决方案的桌面版本中导航很简单，也并不总能转化为无缝的移动体验。用户体验是移动应用程序的一个重要因素，因为您希望应用程序直观且理想情况下比桌面版本更易于使用。

3)安全

每当您向软件解决方案提交大量数据时，都存在数据泄露的风险，可能会泄露敏感信息。这就是为什么投资一个强调保护数据和保护机密信息的项目管理工具很重要。
可以说，移动应用程序也增加了风险，因为连接到公共Wi-Fi源可能会为黑客攻击打开大门。
那么，您应该注意哪些安全功能以确保您的数据受到保护？
数据加密：如果您在移动应用程序上存储任何数据，加密是必不可少的，因为它将提供额外的保护层，并使任何未经许可的人都难以访问信息。
双因素身份验证：如今许多在线业务的主要内容，双因素身份验证是增强移动应用程序安全性并确保登录的是您本人，而不是冒充您的人的简单方法。
安全登录：通过安全登录，可以降低您的数据公开可用和被黑客攻击的风险。

11、模板

许多项目管理软件程序都包含您可以自定义的模板，以避免每个新项目都从头开始。最受欢迎的项目管理模板可帮助小型企业进行票务、产品发布、服务交付、营销活动、项目规划、目标设定和跟踪。

12、团队角色和权限

当您邀请团队和外部贡献者加入您的项目时，设置可自定义的项目权限至关重要。有些人可能需要仅查看访问权限，而其他人则需要完整的管理员权限。适用于小型团队的最佳项目管理软件会授予用户、角色和访问权限，以确定特定用户可以在软件中查看和编辑哪些信息。

13、无缝整合

您的项目管理工作流程是您业务运营的核心。优秀的项目管理软件工具可以轻松连接并集成您的其他工作应用程序（例如，销售团队的CRM），从而为您的业务数据、项目和报告创建一个安全且集中的平台。
如果没有集成，您将不得不从单独的应用程序中提取数据并手动组合它们以综合见解，从而增加出错的风险。