项目资源管理

申明

  本文章属于原创，参考了《项目管理知识体系指南第六版》、《项目管理知识体系》(易佳盈通)，侵删。

1. 核心概念

• 资源包括团队资源和实物资源。
• 项目经理在获取、管理、激励和增强项目团队方面投入努力;实物资源管理着眼于以有效和高效的方式,分配和使用成功完成项目所需的实物资源,如材料、设备和用品。
• 应该让团队成员参与项目规划和决策，除了能提供专业技能，还能提高团队成员的责任感。
• 作为领导者,项目经理还负责积极培养团队技能和能力,同时提高并保持团队的满意度和积极性。
• 不能有效管理和控制资源会导致产品制造进度延迟、召回、返工、组织盈利下降等。

2. 虚拟团队/分布式团队

  虚拟团队可定义为具有共同目标、在完成角色任务的过程中很少或没有时间面对面工作的一群人；
  沟通技术（如电子邮件、电话会议、社交媒体、网络会议和视频会议等）的使用，使虚拟团队变得可行；
  虚拟团队管理面临的挑战主要在于沟通，包括可能产生的孤立感、团队成员之间难以分享知识和经验、难以跟进进度和生产率，以及可能存在时区和文化差异。

3. 规划质量管理

3.1.1 输入

• 项目章程： 项目章程提供项目的高层级描述和要求，此外还包括可能影响项目资源管理的关键相关方名单、里程碑概况，以及预先批准的财务资源。
• 项目管理计划：质量管理计划、范围基准。
• 项目文件：项目进度计划、需求文件、风险登记册、相关方登记册。
• 事业环境因素：组织文化和结构；设施和资源的地理分布；现有资源的能力和可用性；市场条件；
• 组织过程资产：人力资源政策和程序；物质资源管理政策和程序；安全政策；安保政策；资源管理计划模版；类似项目的历史信息。

3.1.2 工具和技术

• 专家判断：规划资源时，应征求具备专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见。
• 数据表现：角色和职责：层级型（WBS、OBS、RBS）、责任分配矩阵（RAM、RACI）、文本型。
• 组织理论：个人、团队和组织部分的行为方式；可缩减编制人力资源计划的时间、并提高有效性；灵活使用领导风格；认识到组织结构和文化影响。
• 会议：项目团队可以召开规划会议来制定项目资源管理。

3.1.2.1 责任分配矩阵

3.1.3 输出

• 资源管理计划：资源管理计划提供了关于如何分类、分配、管理和释放项目资源的指南。包括：识别资源、获取资源、角色与职责、项目组织图、项目团队资源管理、培训、团队建设、资源控制、认可计划（认可与奖励，给谁，何时给？）。
• 团队章程：团队章程是为团队创建团队价值观、共识和工作指南的文件。团队章程对项目团队成员的可接受行为确定了明确的期望。尽早认可并遵守明确的规则，有助于减少误解，提高生产力；讨论诸如行为规范、沟通、决策、会议礼仪等领域，团队成员可以了解彼此重要的价值观。
• 项目文件更新：假设日志、风险登记册。

4. 估算活动资源

4.1.1 输入

• 项目管理计划：资源管理计划、范围基准。
• 项目文件：活动属性、活动清单、假设日志、成本估算、资源日历、风险登记册。
• 事业环境因素：资源的位置、资源可用性、团队资源的技能、组织文化、发布的估算数据、市场条件。
• 组织过程资产：关于人员配备的政策和程序；关于用品和设备的政策和程序；关于以往项目中类似工作所使用的资源类型和历史信息。

4.1.2 工具与技术

• 专家判断： 应征求具备团队和物质资源的规划和估算方面的专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见。
• 自下而上估算：团队和实物资源在活动级别上估算，然后汇总成工作包、控制账户和总体项目层级上的估算。
• 类比估算： 类比估算将以往类似项目的资源相关信息作为估算未来项目的基础。
• 参数估算：参数估算基于历史数据和项目参数，使用某种算法或历史数据与其他变量之间的统计关系，来计算活动所需的资源数量。
• 数据分析：备选方案分析是一种对已是别的可选方案进行评估的技术，用来决定选择哪种方案或使用何种方法来执行项目工作。
• 项目管理信息系统：项目管理信息系统可以包括资源管理软件，这些软件有助于规划、组织与管理资源库，以及编制资源估算。
• 会议：项目经理可以和职能经理一起举行规划会议，以估算每项活动所需的资源、支持型活动（LoE）、团队资源的技能水平，以及所需材料的数量。

4.1.3 输出

• 资源需求： 资源需求识别了各个工作包或工作包中每个活动所需的资源类型和数量， 可以汇总这些需求，以估算每个工作包、每个WBS 分支以及整个项目所需的资源。
• 估算依据：资源估算的支持信息：估算方法；用于估算的资源；假设条件；制约因素；估算范围；估算置信水平；影响估算的风险。
• 资源分解结构：资源分解结构是资源依类别和类型的层级展现。资源类别包括(但不限于)人力、材料、设备和用品，资源类型则包括技能水平、要求证书、等级水平或适用于项目的其他类型。
• 项目文件更新：活动属性、假设日志、经验教训登记册。

4.1.3.1 资源分解结构RBS

  资源分解结构是资源依类别和类型的层级展现。资源类别包括人力、材料、设备和用品，资源类型则包括技能水平、等级水平、持有证书或适用于项目的其他类型。在规划资源管理过程中，资源分解结构用于指导项目的分类活动。在这一过程中，资源分解结构是一份完整的文件，用于获取和监督资源。

5. 获取资源

  获取资源是获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源的过程。在组建项目团队过程中，应特别注意下列事项：

• 项目经理或项目管理团队应该进行有效谈判，并影响那些能为项目提供所需人力资 的人员。
• 不能获得项目所需的人力资源，可能影响项目进度、预算、客户满意度、质量和风险，可能降低成功概率，甚至最终导致项目取消。
• 如因制约因素、经济因素或其他项目对资源的占用等，而无法获得所需的人力资源，在不违反法律、规章、强制性规定或其他具体标准的前提下，项目经理或项目团队可能不得不使用替代资源(也许能力较低)。

5.1.1 输入

• 项目管理计划：资源管理计划、采购管理计划、成本基准。
• 项目文件：项目进度计划、资源日历、资源需求、相关方登记册。
• 事业环境因素：现有组织资源信息，包括可用性、能力水平、以及有关团队资源和资源成本的以往经验；市场条件；组织结构；地理位置。
• 组织过程资产：有关项目资源的采购、配置和分配的政策和程序；历史信息和经验教训知识库。

5.1.2 工具与技术

• 决策：使用多标准决策分析工具制定出标准，用于对潜在资源进行评级或打分；选择标准包括：可用性、成本、能力、经验、知识、技能、态度、国际因素。
• 人际关系与团队技能：项目管理团队需要与各方进行谈判：职能经理；执行组织中的其他管理团队；外部组织、卖方、供应商、承包商等。
• 预分派：事先选定的项目团队成员，就是被预分派的，来源是：竞标时的承诺、特定人员的专有技能、项目章程指定。
• 虚拟团队：什么情况下需要使用虚拟团队；虚拟团队的沟通技术（邮件）；虚拟团队的规划重点：沟通、冲突解决方法、参与决策、理解文化差异、共享成功喜悦。

5.1.3 输出

• 实物资源分配单：实物资源分配单记录了项目将使用的材料、设备、用品、地点和其他实物资源。
• 项目团队派工单：项目团队派工单记录了团队成员及其在项目中的角色和职责，可包括项目团队名录，还需要把人员姓名插入项目管理计划的其他部分，如项目组织图和进度计划。
• 资源日历：资源日历规定了在项目期间确定的团队和实物资源何时可用，可用多久。
• 变更请求：获取资源过程中出现变更请求。
• 项目管理计划更新：资源管理计划、成本基准。
• 项目文件更新：经验教训登记册；项目进度计划；项目分解结构；资源需求；风险登记册；相关方登记册。
• 事业环境因素更新：组织内资源的可用性；组织已使用的消耗资源的数量。
• 组织过程资产更新：采购、配置和分配资源的文件。

6. 建设团队

  建设项目团队是提高工作能力、促进团队互动和改善团队氛围，以提高项目绩效的过程。项目经理应该具有建立、建设、维护、激励、领导和鼓舞项目团队的能力，以实现团队的高效运行，并实现项目目标。
  建设项目团队的目标包括(但不限于):

• 提高团队成员的知识和技能，以提高他们完成项目可交付成果的能力，并降低成本、缩短工期和提高质量。
• 提高团队成员之间的信任和认同感，以提高士气、减少冲突和增进团队协作。
• 创建富有生气和凝聚力的团队文化，以提高个人和团队生产率，振奋团队精神，促进合作，并促进团队成员之间的交叉培训和辅导，以分享知识和经验。
• 提高团队参与决策的能力，使他们承担起对解决方案的责任，从而提高团队的生产效率，获得更有效和高效的成果。

6.1.1 输入

• 项目管理计划：资源管理计划。
• 项目文件：经验教训登记册；项目进度计划；项目团队派工单；资源日历；团队章程。
• 事业环境因素：有关雇用和解雇的人力资源管理政策、员工绩效审查、员工发展与培训记录，以及认可与奖励；团队成员的技能、能力和特定知识； 团队成员的地理分布。
• 组织过程资产：历史信息和经验教训知识库。

6.1.2 工具与技术

• 集中办公： 集中办公是指把许多或全部最活跃的项目团队成员安排在同一个物理地点工作，以增强团队工作能力，增进沟通。
• 虚拟团队：使用更多熟练资源、降低成本、减少费用、拉近相关方距离。虚拟团队可利用在线团队环境，存储文件，在线对话，保存团队日历。
• 沟通技术：共享门户、视频会议、音频会议、电子邮件/聊天软件。
• 人际关系与团队技能：冲突管理、影响力、激励、谈判、团队建设。
• 认可与奖励：奖励方法最初在人力资源计划中；满足被奖励者重要需求的奖励才有效；只有优良行为才能奖励；奖励要及时。
• 培训：如果项目团队成员缺乏必要的管理或技术技能，可以把对这种技能的培养
  作为项目工作的一部分。
• 个人和团队评估：个人和团队评估工具能让项目经理和项目团队洞察成员的优势和劣势。有利于增进团队成员间的理解、信任、承诺和沟通。
• 会议：项目说明会、团队建设会议、团队发展会议。

6.1.2.1 塔克曼阶梯理论

6.1.2.2 团队士气周期

6.1.3 输出

• 团队绩效评价：评价团队有效性的指标可包括：个人技能的改进；团队能力的改进；团队成员离职率的降低；团队凝聚力的加强。
• 变更请求：建设团队过程中出现变更请求。
• 项目管理计划更新：资源管理计划更新。
• 项目文件更新：经验教训登记册；项目进度计划；项目团队派工单；资源日历；团队章程。
• 事业环境因素更新：员工发展计划的记录；技能评估。
• 组织过程资产更新：培训需求；人事测评。

6.1.3.1 马斯洛-需求层次理论

6.1.3.2 赫兹伯格-双因素理论

6.1.3.3 麦格雷戈-X、Y理论

6.1.3.4 维克沃隆-期望理论

6.1.3.5 亚当斯-公平理论

6.1.3.6 麦克利兰-动机理论

7. 管理团队

7.1.1 输入

• 项目管理计划：资源管理计划为如何管理和最终遣散项目团队资源提供指南。
• 项目文件：问题日志；经验教训登记册；项目团队派工单；团队章程。
• 工作绩效报告：绩效报告和相关预测报告中的信息，有助于确定未来的团队资源需求，认可与奖励，以及更新资源管理计划。
• 团队绩效评价：不断地评价项目团队绩效，有助于采取措施解决问题、调整沟通方式、解决冲突和改进团队互动。
• 事业环境因素：人力资源管理政策。
• 组织过程资产：嘉奖证书；公司制服；组织中其他的额外待遇。

7.1.2 工具与技术

• 人际关系与团队技能：冲突管理；制定决策；情商；影响力；领导力。
• 项目管理系统：项目管理信息系统可包括资源管理或进度计划软件，可用于在各个项目活动中管理和协调团队成员。

7.1.2.1 项目冲突管理

7.1.2.2 冲突解决办法

7.1.3 输出

• 变更请求：人员配备变更；人员配备变更可能包括转派、外包部分工作、替换离职人员。
• 项目管理计划更新：资源管理计划、进度基准、成本基准。
• 项目文件更新：问题日志、经验教训登记册、项目团队派工单。
• 事业环境因素更新：对组织绩效评价的输入；个人技能更新。

8. 控制资源

• 监督资源支持。
• 及时识别和处理资源缺乏/剩余情况。
• 确保根据计划和项目需求使用和释放资源。
• 在出现资源相关问题时通知相关方。
• 影响可以导致资源使用变更的因素。
• 在变更实际发生时对其进行管理。

8.1.1 输入

• 项目管理计划：资源管理计划为如何使用、控制和最终释放实物资源提供指南。
• 项目文件：问题日志；经验教训登记册；实物资源分配；项目进度计划；资源分解结构；资源需求；风险登记册。
• 工作绩效数据：工作绩效数据包含有关项目状态的数据，例如已使用的资源的数量和类型。
• 协议：在项目中签署的协议是获取组织外部资源的依据，应在需要新的和未规划的资源时，或在当前资源出现问题时，在协议里定义相关程序。
• 组织过程资产：有关资源控制和分配的政策；执行组织内用于解决问题的升级程序；经验教训知识库，其中包含以往类似项目的信息。

8.1.2 工具与技术

• 数据分析：备选方案分析；成本效益分析；绩效审查；趋势分析。
• 问题解决：问题解决可能会用到一系列工具，有助于项目经理解决控制资源过程中出现的问题。
• 人际关系与团队技能：谈判；影响力。
• 项目管理信息系统：项目管理信息系统可包括资源管理或进度计划软件，可用于监督资源的使用情况，帮助确保合适的资源适时适地用于合适的活动。

8.1.3 输出

• 工作绩效信息：工作绩效信息包括项目工作进展信息，这一信息将资源需求和资源分配与项目活动期间的资源使用相比较，从而发现需要处理的资源可用性方面的差异。
• 变更请求：如果控制资源过程出现变更请求，或者推荐的纠正措施或预防措施影响了项目管理计划的任何组成部分或项目文件，项目经理应提交变更请求。
• 项目管理计划更新：资源管理计划；进度基准；成本基准。
• 项目文件更新：假设日志；问题日志；经验教训登记册；实物资源分配单；资源分解结构；风险登记册。

9. 专栏知识链接

项目管理综述
项目整合管理
项目范围管理
项目进度管理
项目成本管理
项目质量管理
项目资源管理
项目沟通管理
项目风险管理
项目采购管理
项目相关方管理
敏捷实践指南