员工档案怎么管理？有没有能管理复杂员工档案的人事软件？

员工档案怎么管理？有没有能管理复杂员工档案的人事软件？

本文将尽可能完整捋清整个员工档案管理流程，包括——

• 员工档案管理准则
• 员工档案管理工具怎么用
• 员工档案管理Q&A

废话不多说，直接进入正题。

01 员工档案纸质OR电子？

我的答案是：电子

不可否认，很多企业对于员工档案的记录都是从纸质版开始的。

在公司只有几个人的时候，纸质档案确实是方便且低成本的，但一旦公司人数始增多，纸质档案的整理维护将会变成一项非常耗时耗力的工作！

所以对于大多数成长型企业来说，电子员工档案的维护、组织和存储更容易且成本更低。

我举个例子——

就下面这一张电子表，放在纸质档案的逻辑里，你至少需要8个总文件夹、20+分文件夹，并且要仔细给每个文件打好标签并分类。

 而在在线的人事管理系统中，你只需要这一张表就能看到所有全局数据，参考这个模板：

人事管理模板（即开即用）​：https://www.jiandaoyun.com

02 员工档案需要记录哪些数据？

注：以下数据示例皆取自上文的人事管理系统模板。

一般来说，HR需要维护三类员工数据——

• 人事
• 工资单
• 医疗档案

1.人事档案

涵盖工作经历，应包括招聘信息、员工和紧急联系信息以及公司员工手册的签名确认书。

处理逻辑图 最终效果图

当然随着时间的推移，也可以添加绩效评估、纪律表格、员工奖励、培训记录和离职调岗等信息。

2.工资单

与工资、福利和财务奖励相关的文件应归档在工资单下。示例包括工资明细、薪资结构、五险一金基数，专项附加扣除等模块。

3.医疗档案

医疗档案应包括健康体检、人寿保险和其他员工福利的申请表。

注意：一致性是有效保存记录的关键。

例如，如果招聘记录按员工姓名排序，则以相同的方式组织工资记录。对所有类型的记录保持相同的系统，并确保文件具有准确、统一的名称。

建议为每位员工保留一个文件，其中包括每个类别的子部分（单独的文件夹），如下所列：

03 清楚要保留什么数据以及保留多长时间

做人力资源的应该都熟悉，很多员工档案记录是有明确规定必须保存多长时间的。

同时，不建议保留文件超过必要的时间，因为在发生诉讼时，任何保留的记录仍可能对公司不利。

以下是一些需员工记录和保留期限的建议：

• 公司内部人事档案信息，保存年限至少保存2年。
• 简历、工作申请和招聘测试– 1 年（无需主动提供简历）
• 工资单文件，包括工资和晋升信息以及考勤记录- 大多数文件为 3 至 4 年
• 绩效评估– 2 年
• 体检结果– 根据体检结果采取行动后 1 年后
• 福利计划– 计划终止后 1 年
• 员工合同终止记录– 自终止日期起 1 年

04 人事管理软件该怎么用？

上面说了员工档案的管理技巧，既然题主问了用什么人事管理软件去做，下面就简单来延申一下，员工档案搞定后，基于人事管理软件，企业还能做哪些事情。

以这个人事管理软件为例——

人事管理系统模板>>>>​https://www.jiandaoyun.com

一共分为五大核心模块：

• 【组织人事】
• 【考勤管理】
• 【绩效管理】
• 【薪酬管理】
• 【招聘管理】

1.组织人事管理

一体化人事管理系统，覆盖员工的全生命周期。管理员可以一站式维护员工档案、管理员工的入转调离。通过个性化数据分析指标，管理员还可以轻松洞察每月员工异动数据以及其他人员统计数据。

2.招聘管理

这是整个人事管理系统最核心的部分，员工的入职、转正、调岗、离职、档案信息全部记录在案，覆盖了全生命周期的管理。

• 员工入职管理：人事将自动生成的二维码打印出来摆在新人报道的地方，入职员工扫码自主填写相关信息：

提交信息后台会自动生成数据统计表格，支持导出/导入Excel，还可以直接在后台进行数据修改/新增，同时生成数据分析报表，满足数据分析的需求：

图片仅作为效果展示

• 员工信息管理：入职后，HR会补充员工的合同、薪资、岗位鞥信息，后台会根据信息源自动生成【信息统计表】和【数据分析表】。

后面的【转正管理】、【调岗管理】、【离职管理】都是同样的逻辑，填写信息——生成统计报表——生成数据分析报表，就不多赘述了。

3.考勤管理

主要亮点在于优化考勤与审批流程，自动生成考勤报表，帮助企业解决复杂考勤难题，降低考勤管理系统落地成本，提高组织效率。

4.绩效管理

• 全自动考核计划制定、标准计分卡、评分规则明细、考核计划逐层审批
• 员工自评与上级评价结合，自动核算绩效总分与绩效等级，支持补充考核目标外的补充考核项
• 针对员工的绩效表现给以绩效辅导，确定员工存在的问题及改进计划
• 各个部门、岗位、员工的绩效结果分布及明细

5.薪酬管理

自定义员工/部门薪资结构，灵活处理企业复杂的算薪需求，一键导入假勤、绩效数据自动算薪、算成本。薪酬发放数据可分析，为成本控制提供直观依据。支持个税累计预扣算法。

以上，希望对大家有所帮助。