【案例分享】大型会议心不慌——成功组织的5个锦囊

案例背景

2021年12月下旬,顺利完成企业供应商年度答谢会,达到了预期。本次活动形式为“会议(主题分享/颁奖/战略签约)+晚宴(祝酒/抽奖/节目表演)”,近120人参会,时长6小时,筹备了一个月时间。

在整个会议筹备中,笔者参与了总体的流程设计、工作分工,还兼任会议主持。而在会议开始前3个小时,领导询问:“感觉怎么样?”当时自己还是很淡定,各小组都按照会前既定标准和节奏推进,当下只要做好所担负的角色即可!

大型会议心不慌,具体是如何做到的呢?送上成功组织的5个锦囊。


一、制作清单跟进度

会议前撰写了四份清单,主要目的是避免遗漏、进度跟进、易于检核与移交。

图1:四份清单

(一)避免遗漏

在完成《会议议程》和《筹备重点工作分工表》后,开始梳理前面两个清单。一方面有助于深入思考各环节的具体流程设计,另外还能发现前期规划中存在的纰漏,引发新的想法。

在各类会议中,准备一份《电子文档清单》提前逐一准备和测试,会较为稳妥。否则,现场出现任何状况都会引发会议中断,令会场组织者处理起来也非常棘手。

(二)进度跟进

前两个清单中都有明确的责任人和完成时间,便于进度跟进。而在《物资设计类清单》中“对版面内容呈现要求、使用场景”做了表述,可有效降低沟通成本,还能让设计的伙伴更清晰的了解我们最终想要什么。

图2:物资设计类清单

(三)易于检核与移交

在企业大型会议组织中,大家都会有过这样的经历:现场物资多而杂,要针对各环节匹配好相应的物料,使用人员广,物料准备者不一定是现场保管或者使用人。

因此,在各环节实施中,针对物料的使用数量、型号、提供时机等都要前期规划;会后撤场阶段,哪些需要回收、哪些需要归还、哪些需要打包等等都要提前列明。

图3:会议物资总清单(样表)

所以,制作一份物资清单,就非常有必要。会前用于物资清点、到会场便于物资移交,会后利于活动撤场。


二、共享信息提效率

为了降低沟通成本,要通盘考虑在整个会议策划的前中后,有哪些信息是需要提供给所有人或项目组主要成员的,可以统一汇总成文档或者模板。

结合本次会议,我主要提供三类信息资料:

图4:会议共享信息


三、多种方案推决策

针对会场、奖杯及奖品等的选择与设计,可准备多套方案做成表格,通过会议或群聊方式可以快速推进领导决策。

图5:“待定事项”多种方案规划


四、操作指引保质量

在实际的会议筹备中,有些项目组成员不一定会安排从头至尾全程参与,有些是后半段才会加入进来,比如:礼仪、台面布置等等工作。

因此,在相关工作启动前,先撰写SOP操作指引的初稿,再借助会议或者找领导确定初稿中的“待定事项”来定稿,可以帮助部分筹备伙伴快速进入工作角色,利于确保执行不走样。

在具体操作中,本次制作了两类SOP操作指引:

(一)工作流程类

既有总体的《会议执行细则》,又有某个工作组或者专项工作的SOP操作指引,这个相当于对执行细则的进一步细化,比如:抽奖流程、礼仪工作要点汇总等等。

1、会议执行细则

图6:“会议执行细则”(样表)

2、抽奖工作说明

图7:“抽奖工作说明”(样表)

3、礼仪重点工作

图8:“礼仪重点工作”(样表)

(二)“傻瓜式”执行图示

本次会议中在舞台右侧,设置专区进行“奖杯”展示。在会议实施前两天,给该项目组负责人提议,先确定具体摆放方案,然后再拿些“奖杯”实物摆拍,到现场直接看图照做。

图9:“奖杯摆放”图示


五、化解难题巧借力

(一)借力领导抓关键

携带写好的文档中的“待定事项”,与领导做沟通,比如:各环节嘉宾的人选等等。每次筹备小组会议前,先跟领导确定会议重点,比如:近期重点推进的事项、解决的问题、重点协助的工作组等等。

(二)分享纪要来督促

将每次筹备会议或者酒店彩排时的情况,以会议小结或者备忘的形式,快速分享到“工作筹备群”中,通过公众监督推进相应责任人落实。


会议成功组织的关键,还是在于前期准备是否充分,流程设计是否精准?做足这两点,遇到问题定能不慌不惧,推进实施定能从容有序。

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