工作几年之后，经常被身边的朋友请教如何提升效率的问题，大部分是工作时间在3年以内的。因为我在大厂和小企业都待过，于是想通俗的聊聊对于工作时间不久，而且处于职业快速积累发展期的朋友，如何让工作更高效。（国企没有类似的经验，不过基础的意识都是相通的，企事业单位的小伙伴可以多来交流）
正如这几年比较火的理财知识的普及，穷人和富人在财务思维方面有着迥然不同的差异，对于工作来说亦是，不同的对工作效率认知，会带来截然不同的工作结果。而我自己的观点是：无论工作饱和度怎么样，以及是否有习惯性加班的职场潜规则（加班和效率高低未必有直接的关系），保证工作高效完成是时时刻刻都需要做的事情，节省下来的时间，可以投入到生活幸福度提升、工作技能提升等等很多方面。
一、工作低效的几个表现：
1、工作拖延严重
我刚工作那会，有着严重的工作拖延症，有2种典型的情况，一是一件工作反反复复折腾了很长时间才完成，二是一项工作任务直到Deadline临近了才突然想起来然后快速去完成。这两种其实都是不健康的工作习惯，导致工作完成时间一直延后、延后、延后。时间久了，竟然成了一种习惯，甚而影响到了其他正常工作的完成，自信心也一度受到严重的打击。
2、基础工作消耗时间过长
有个前辈对加班的看法是：当你的能力还不足以支撑更高的价值对等的时候，只能通过努力的工作，用时间弥补能力和思维的欠缺。
之前在滴滴的时候，有的小伙伴在处理一些基础数据时经常用半天时间，因为做的是很无聊而且低价值的事情，做的很疲惫。偶然的一次聊天时发现这个问题，告诉她如果用数据透视表，这个工作很快就能完成，小伙伴也把这个技能惊为天人，开始投入到Excel学习当中去了。
实际工作中有很多的这种情况，除了工作方法的原因，在使用办公软件时尤其明显，一个公式、一个小技巧，就可以把原本耗费时间很长的工作瞬间完成。
3、工作任务完成质量低
对于初入职场的人，经常会安排一个Mentor来手把手带入行，在我自己带人的过程当中，发现毕业1-2年内的员工很容易犯的一个问题是不知该如何提升工作任务的完成质量。小到写一封邮件、发一个会邀、做一个小的总结方案。虽然不会要求到卓越的地步，对于眼光毒的人来说，很容易通过一封邮件看出你的工作能力、逻辑能力以及工作态度。如果Mentor对你要求不严，可能很长一段时间会持续这样的产出质量，甚至影响下一份工作。很多情况下，质量低并不是因为能力的问题，而是因为意识的问题。
4、工作进步很慢
这个应该是最典型的问题了，工作一两年之后，除了多了一些重复性工作经验，并没有发现能力有很大的提升。因为职场发展的正常曲线是越来越趋于缓慢，这种问题对于初入职场的人很可能是致命的，很可能工作几年后，发现能力和潜力还不如刚入职的菜鸟。如果公司的效益不好，那你很可能就是下一个被优化的对象。如果你想在职场获得更快的发展，更多的回报，快速学习与进步是特别重要的一个护城河。
二、3个意识，让你工作更高效：
1、快速学习意识：
随着很多产业逐渐互联网化，从现在已经进入红海的消费互联网，到现在开始崭露头角的产业互联网。每个人的工作内容和目标都在发生快速的迭代和更新。如果没有快速学习的能力，和拥抱变化的心态，意味着很可能被淘汰掉，更别说在职场取得快速的突破。
有个能力很强的朋友，行业大拿，年前还在负责市场的活动和品牌传播，年后突然被告知之前的工作之外，主要去负责用户体验的工作，这时候对于他来说，要么离职继续找能力圈内的工作，要么接受部分工作转型的现状，快速的学习用户体验相关的知识。这件事发生没多久，其他互联网公司的小伙伴也多多少少有类似的变化。
1)、学习更高效的使用办公软件：Word、PPT、Excel
对于毕业3年内的求职者来说，办公软件在很多的JD中，要求熟练掌握，但大部分时候都不被求职者在意。实际上，绝大部分人如果能够更高效的使用一些软件技能，可以大大提升工作的效率，减少基础的重复性工作带来的时间消耗，把精力投入到更有创造性和高价值的工作上。推荐可以根据工作的内容，去学习一下相关的知识，网络上有很多经常的网课，花点钱投资自己，回报是很可观的。
2)、能够快速学习陌生领域知识：
前段时间和朋友交流的时候，关于专业型还是管理型人才的发展，我的观点是T型人才，纵轴是专业能力，横轴是沟通、计划、组织、决策等能力。并自诩专业能力够强，今年会重点拓展横向技能，按照这样的路径去发展。朋友的一句话点醒了我：从专业技能到横向技能是成长的必要阶段，但是跳出所在的公司外，不要迷信横向技能最终看的是产出，核心竞争力还是要回到专业技能。所以目前对我来说稳妥的方向是一方面继续夯实专业技能积累行业经验，一方面去重点关注横向技能的提升。
回头刚才介绍的那个行业大拿朋友，他的做法是接受现在的挑战，作为拓宽自己领域的一个机会。然后就快速的利用不到一个月时间，找相关行业的朋友沟通，看相关书籍，逐步建立自己的知识体系和方法框架，因为在其他领域的资深积累，一旦突破了知识的盲区，可以快速的提升这方面的工作能力。
这其实对快速学习的能力有很高的要求。如果暂时没有很多的积累，无法做到快速的学习，那持续的学习能力可以是一个解决方案。我最开始接触个人管理的时候，花了1年时间看易仁永澄的博客，每天看1篇文章，我在惊讶于他能那么快速产出文字的同时，发现自己虽然每天只花10分钟，但因为持续把思考和方法论加入到日常的实践中去，在一年后带来了极大的思维和能力的提升。毕竟以我当时的可支配空余时间和知识的储备，如果囫囵吞枣的快速读完，难以有好的效果。
2、时间管理意识：
作为一个时间管理资深爱好者，发现身边从刚入职的毕业生，到集团的高管，每个职场人士都有着自己的时间管理意识和方法。虽然绝大部分人不会像我一样使用时间管理软件，但依旧在按照自己的时间管理方式安排工作与生活。通过对他们的观察，结合自己的实践，整理了几个时间管理比较基础但是很重要的技能，对初入职场不到3年的员工，尤其有效：
1）、要事优先原则：四象限分类法
顾名思义，优先做最重要的事。说起来很简单，但当我们投入到工作当中的时候，上级以及工作自身的压力，会容易分辨不清哪些是最重要的事。最紧急的？最擅长最有成就感的事？对业务最正确的事？未必有标准答案。
所以需要我们对当下或者未来一段时间的工作有更加多的了解和思考，明确了最重要的事，后续的执行效率的提升才能更有意义。毕竟对于职场新手来说，因为价值杠杆低，日常琐碎的工作会占据很多的时间和精力，这些事情未必能带来能力和经验的提升。所以意味着需要思考：从长远来说，最重要的事是什么？我能投入多少时间在这些事上面？推荐使用四象限分类法思考，网上有很多的介绍资料。
2）、时间管理必备技能：任务收集、分类、（分配）、执行、反馈与复盘
对于大部分对时间管理系统方法论并不感冒的人来说，其实有一些技巧可以遵循。对于毕业3年以内的人来说，做到几件事，可以让工作更有章法和效率。
对于日常的工作任务，进行任务收集—任务分类—任务分配（如果需要协同执行）—任务执行—任务反馈（上级及相关人员）—复盘。
任务收集：
收集分配到自己手头的任务，大到一个项目，小到一件2分钟任务，如果是紧急的可以立刻执行，如果是后续要跟进的任务，那先写下来，纸上，便签上都可以，但一定要写下来，处理完手头的工作在进行统一处理，也可以避免遗忘一些事情。
任务分类：
把收集的工作任务根据自己的工作职责分类，比如某个单独项目的任务，比如日常工作的任务，建议可以分4-6类，然后一一对号入座。分类的目的是希望对于现有分类，提前进行重要等级的区分，对号入座的任务也可以更加条理。
分类举例：xxx项目、品牌设计、市场活动、新媒体运营、行政事项等。
任务分配：
任务分配有2种含义，一种是需要别人去执行，自己负责跟进进度，一种是自己负责执行。第一种需要我们跟对接人做好时间和工作内容的沟通并按时跟进进度保证结果，第二种是自己需要对任务进行时间地点或者其他条件的分配，比如我要这周三下午在办公室让老板给合同签字。
任务执行：
执行的过程就是在分配的基础上进行，如果是一件单独的任务可以分配某个时间完成，如果是一个有多步骤的任务，在放到项目任务的做法之外，可以分步骤进行执行和跟进。
任务反馈：
任务反馈并不只是在结束时进行结果反馈，在任务执行过程当中，也要有反馈，对合作伙伴、对领导及时更新工作任务的进度。让相关人员对事情的完成情况有了解的同时，也可以让自己根据反馈对阶段性的任务效果进行及时的优化和调整。
任务复盘：
复盘就是任务完成后的一个回顾。不一定是一个总结，是对任务的好与坏的方面，进行一个梳理和回顾。目的在于积累经验、输出效果并进行自我提升或分分享。
3、高效工作意识：
1）、更高效的产出质量：先抄后超
职场菜鸟的优缺点很明显：优点是有着更加新奇的眼光和更有探索性的精神，缺点就是工作的经验和稳定性不足，而且难以对结果的质量有一个准确的评估。对于一项新的任务，职场新人很难再一开始就产出高质量的结果，在上级的指导之外，要做的是更多的去学习行业内的优秀案例，先模仿后借鉴，最后经过一段时间的锻炼和思考，才能实现超越。
比如一个特别简单的事情：写会议纪要。你要自己闷头写，最后的邮件无论是内容还是格式肯定乱七八糟，这时候完全可以借鉴优秀的会议纪要邮件模板，把自己的内容整理到里面，然后根据实际情况进行优化。产出的内容和美观度的质量会高出很多。
再比如写一篇新媒体文章发布，可以借鉴行业内优秀文章的逻辑或排版，先分析他们的特点，再进行产出。借鉴和学习不是抄袭，是站在巨人的肩膀上前行，一旦你有足够的经验之后，就可以自己独立去产出。
2）、总结标准流程与方法论：
工作中有很大一部分是属于流程性任务，对于职场新人来说，接手一个新项目并从头到尾完成之后，可以梳理一下工作标准流程或者方法论，可以大大的提高之后再做这件事的效率。
3）、高效的沟通与汇报：
沟通与汇报，是工作中一个永恒重要的课题。都可以单独立文解读了。所处的职级、负责的工作内容、内外部人员的组织关系，都会有不同的沟通和汇报场景。不论是与上级、平级、外部人员的沟通与汇报，都能在很大程度上体现你的工作能力和工作表现，高效的沟通与汇报所带来的好处，甚至会超出你的工作直接结果，所以务必要重视。提升沟通会汇报的能力，有很多的书籍可以学习，有一个我认为很重要的原则需要遵循：利他且简练。也就是从利他的角度出发，进行简练高效的沟通与汇报，才能实现双赢的结果。
三、职场新人该如何做？
在第二部分提到了几个重要的意识：快速学习意识、时间管理意识、高效工作意识。我们可以经常围绕这几个方面进行思考和延伸，不断的提高相关的能力。对于日常的工作，有几个小的技巧，可以立刻投入到工作中：
1、进行主题式的快速学习：
主题式学习网上有很多的方法论和文章，可以进行搜索查看。主题式学习的最大好处是，可以尽快让自己建立相关知识或技能的知识框架，把学习的知识或工作的经验形成合力，快速的带来提升。
2、日常工作仪式：
1）列出每日的行动计划：每天早上列出当天的工作计划
2）晚间工作日志：下班前进行任务完成情况回顾，总结当天的得与失
3）定期进行阶段性工作回顾：可以按照周或者月的维度，对这段时间的重点工作进行统一的整理和总结，不一定限于某些形式。主要目的是当重新回过头看这段经历的时候，肯定有完全不同的成就感和收获。
四、写在最后
最近开始整理这几年自己坚持并让自己有所得的一些习惯，感谢它们一直在个人成长之路上陪伴我。分享是最好的表达，写下来是最好的方式。
希望更多的交流~微信号：koushuimiao