20190106 搞实验研究的，你的实验记录本早该撕掉了200min
【目标读者】
教授，科技工作者，创新型企业，实验室负责人，希望提升科技创新效率的人士。我相信这篇文章可以解决长期困扰很多科研工作者的问题，特别是实验室的PI。
【内容摘要】
纸质的实验记录，只能记录文字信息，无法记录图像，无法保存电子文件，导致数据分散在不同地方，不便查阅，不便实现团队内的共享，无法随身携带，也不便检索，也不便追踪，这种工业时代的产物早该淘汰了。现在信息社会，我们应该有更好的方式去管理我们的实验记录，提升科研效率。这篇文章主要想分享我在实验记录管理方面的经验。
【撰稿背景】
实验记录是一个实验室最宝贵的资产。由于管理方式的低下，这笔重要资产没有办法充分利用，无法实现知识经验的传承与共享，极大影响了中国科研工作者的创新效率。如何去充分利用这笔资产，如何通过实验经验的共享传承，促进一个团队的成长，提升科研团队的产出，其实早已有了更好的方式。人类社会早已由工业社会进入了信息社会，并在开始向智能社会迈进。但是工业社会的很多工作方式一直保留到现在。譬如像手写实验记录本就是其中的典型。这种工作方式是不能够适应社会快速发展趋势的。
既然是做科研的，做创新的，我们就应该有质疑精神，少一些想当然，少一点固执。对于实验学科来说，我们撰写实验记录，当然是非常重要，但是我们可以去思考一下，有没有更好的方式，现在的方式有没有什么缺点？有时候，我和一些教授们分享电子实验记录，经常会引来质疑：电子记录，记录着篡改了怎么办？抄袭怎么办？（通常我不喜欢和人争辩，电子记录可以记录所有的修改痕迹，连修改的时间都有记录。这是纸质记录无法比拟的。）
时光回转到2008年，我自己记了数10本的实验记录本。但是记完之后，自己几乎从来不愿意去再翻动它。原因很简单：
第一，我不能随身携带，只能在实验室去翻阅它。
第二，记录不全面，经常发现自己想要的信息，没有记录下来；
第三，只能记录文字信息，而不能够保存图片颜色甚至过程。 对于实验中的现象，也只能用文字去描述，而不同时间、不同人对文字理解是完全不同的；
第四，实验过程中会有很多原始数据，这些电子版的数据，我很难放到实验记录本里面来，只能放在电脑里面，所以我的记录会分散在纸质记录本和电脑上；
第五，经常还会出现一个尴尬的事情，自己写的实验记录，自己看不明白，甚至说有时候写得比较潦草，字都不认识了。更别说给别人看，或者参考别人的实验记录了。
上面简单的分析你可以看到，尽管实验记录是一个团队最重要的资产，但是手写的实验记录极大地浪费了这笔无价的资产，因为它很难去利用，很难实现团队内的共享。
【时间成本】
有人可能说，传统的实验记录怎么不能共享了。是的，可以共享。我们现在来设想几个场景，看看完成一次资料共享，效率如何。
场景：实验室新来的小弟，师兄的毕业论文没有写摸索实验条件的过程，要参考已毕业师兄的原始实验记录。
我们知道毕业论文或发表论文所记录的信息，很多是不全面的，特别是很多失败的记录，摸索条件的过程，都没记那么清楚，所以很多时候还是需要去参考最初的原始记录。如果在一个管理比较完善的实验室，要查询实验记录怎么办呢？
首先要征得老师同意，然后找到实验室的管理员找到存档的实验记录本。由于无法去直接搜索，所以只能一本一本的去翻阅。如果幸运的话，也许能够找到原始的记录。假设原始的记录人写字比较工整的话，应该也可以看清楚他写的是什么。 就算是所有想找的信息，他都记录清楚了。如果还有一些仪器数据，肯定也只能放在电脑中。所以还得查找电子的实验文件。这样才有可能把原始记录和它的结果对应起来。
所以，传统实验室要想查询原始实验记录，这是非常麻烦的事情，我们可以看到上面简单的一个过程，没有一个小时是无法去完成的。但是，如果说是完全电子化实验记录的话，这个过程只需要一分钟不到就可以去完成。而且不光可以找到原始记录，原始的实验数据文件，以及对数据的分析处理，也都可以找到。
一分钟和一小时带来的差异是什么？人们根本不愿意去查找哪些纸质的记录，不愿意参考之前的记录。那些花费大量经费沉淀下来的经验，只能无人问津地躺在那里。后人只能再去探索，做无谓的重复。当一个实验室，某方面的工作出现中断的时候，这种反复摸索的事就会经常发生。
在我们学院某实验室，实验室负责人告诉我，他们实验室的学生毕业的时候，需要花1到2个月的时间进行各种资料的交接。在我的介绍下他们现在全部改用为知笔记，毕业时的交接不再是个事儿了。节约的每一分钟的时间，其实都是节约了社会的资源，节约了宝贵的创新资源。
【共享意识】
社会怎么进步的，就是因为有了人们的知识的共享。一个实验室怎么才能够更高效的运转，更快的发展，就是要充分发挥实验室成员的集体智慧，相互传帮带。我还听说过有些实验室学生之间，相互不知道对方在做什么，而且实验室内部不鼓励大家相互交流，我很难理解这是什么样的一种文化，好在这是罕见的例子。
【数据安全】
有人担心实验记录存在云端，安全吗？关于这个问题，我说三个例子：
第一，现在越来越多人把钱存在网上，用支付宝，用微信钱包，有没有担心过我钱被偷掉呢？我相信绝大多数人发现钱变得更安全了，不怕小偷了。数据存在云端，我认为会比本地更安全。担心安全是有必要的。怀疑不安全而不去使用，其实只是意识问题。
第二，我自己亲身的例子。2014年的9月，我的笔记本被偷过，我的台式机的电脑硬盘坏过，而且找人恢复也没有恢复不过来，丢失了大量的数据。
第三，我们学院神经口的一个实验室，几年前向他推荐为知笔记的时候，他也特别说到云端不安全。所以我也给他推荐了本地的解决方案。最近问他主要用云端还是用本地的电子笔记时，他说主要是用云端的。原因很简单，他不管出差到哪个国家，在什么地方，随时可以了解实验室的进展情况。所有人的实验记录，详细数据，实验步骤，他都可以看得一清二楚，不用再去打电话或者微信，一一沟通。节省了他大量的沟通时间。
其实，提供这种笔记服务的公司，有专门的团队去做数据安全备份，而且都是容灾备份。所谓容灾备份是一般在本地有一个备份，在其它城市还会有一个备份，即便一个城市的机房发生了火灾或者地震，依然有机会挽回你的数据。我现在越来越相信云端，我的工作模式主要都是在云上。我用的主力同步工具是两个，一个是为知笔记，一个是坚果云。我自己常用的工作电脑有三台，一台移动的笔记本，两台台式的，还有若干pad，手机。有了上面这这个工具，我可以随时在任何一台电脑上开始工作，而且可以保证工作的连续性。其实，有时候还会在移动端手机上开展工作，有了为知笔记+坚果云，工作可以随时随地。
【电子记录的必要性】
为什么很多人觉得电子实验记录不是个事儿？真的有必要吗？
对于短平快的课题，三个月写篇文章，实验记录记得再烂，随便怎么记都不是问题，当事人应该能记得很清楚怎么做的。 但是，如果说是一个从事基础研究的团队，这个研究可能要跨越五年甚至十年。如果是依然使用纸质记录的话，我们很难去查询之前的实验结果，就可能会反复要去重复同样的实验。这样就会大大影响研究的进展。所以我觉得要想做一些重要的成果，特别是要啃那些硬骨头的话，我觉得电子记录就非常重要。
我自己一直在从事核酸适配体筛选机理和方法方面的研究，这个课题已经成持续了超过十年。由于我们都有电子实验记录，所以我们经常会把几年前的实验记录翻出来再看一看，或者有新的同学进到实验室，还会让他们去参考多年前的实验结果。这样可以让整个研究更具延续性，让所有的工作都是站在前面基础之上，而不是从头开始。如果是纸质的记录，这是很难实现的。
【解决方案】
我个人并不推荐专门的电子实验记录系统。成本昂贵，不便使用，也不便数据共享。除非是像大的制药企业，对流程有严格的控制，对数据格式有特定的要求。对一般十几人到几十人或者百人这样一个探索性的研究团队来说，我认为用电子版的笔记软件更合适、更自由，也更具性价比。
另外还有一个原因是这样的工具更具通用性，并不仅仅适用于实验记录，同时可以用于平时的学习和工作上的一些记录，所以这样就减轻了使用者学习新工具的负担，他们学习的是一个通用工具，即便今后离开实验室，这个工具依然非常有用。
类似的工具有：
为知笔记 有道云笔记 印象笔记和微软的onenote（分别对应于下图从左至右）。
从用户群来说，目前国内用户最多的应该依次是有道云笔记、印象笔记、为知笔记和onenote。
对于实验记录来说，我个人推荐为知笔记。有道云笔记、印象笔记对于大众用户来说，这两个在使用体验上来说，可能略比为知笔记更好。onenote是微软出品的工具，特点是功能强大，使用不那么方便，同步有时候也会有问题。对于实验室团队使用来说，基本可以不予考虑，下面也不再展开讨论。如果说你是surface电脑的用户，onenote还是有些不错的体验。
1、印象笔记：来源于美国的evernote,也是我寻找电子实验记录工具所使用的第二个软件。更早的时候，我是用google的google wave，很多人都不会听说过的一个产品，只存活了2年左右就被关闭了。放弃使用evernote的原因也很简单，后来国内访问体验越来越差。再到后来，国内推出了印象笔记，我也很快成了印象笔记的用户。不过遗憾的是，早期的印象笔记并不提供团队协作的功能，所以实验记录这一块，自从放弃了evernote，也从没再回到过evernote或者印象笔记。
2、为知笔记：在2011年左右，正在苦苦寻找电子实验记录的我，发现了为知笔记，也看过博主 善用佳软（张玉新）的介绍，我们因此逐渐成了好友。后来开始使用为知笔记作为团队的唯一电子实验记录工具，一直使用至今。有一次，碰到问题在线上咨询，恰好碰到为知笔记的创始人帮我解答问题，后来也成了好友。
3、有道云笔记：网易出品，功能有很多可圈可点的地方，体验也不错。其实，我也是有道云笔记的用户，语音笔记，实时转文字并保留语音录音，这个功能我就很喜欢。还有pdf OCR识别，翻译功能都很赞。
凭心而论，如果只是个人使用，三个都可以，体验也不相上下，各有所长，有道云笔记和印象笔记都比较轻快。但是如果你的笔记数量很多，每年上千条，还希望团队成员也来使用，这时候对功能的要求将变得更加重要。此时，我推荐为知笔记。也就是说，重度知识工作者，我一律推荐为知笔记。
为知笔记想对性价比也是最高的。年费60元，每月10G上传流量，空间无上限。其它的自行比较一下。
推荐为知笔记还有一个原因，为知笔记是唯一提供本地解决方案的公司。对于数据保密有极致追求的团队来说，这是一个大大的福音。如果专门架设电子实验记录系统，费用高昂。而为知笔记盒子就是一台服务器电脑的费用，不到2万元，这个价格还是可以接受的。下图就是我购买的为知盒子，方方正正的小黑盒，比传统机箱一半略高一点。
【心经】
如果你不是对保密有极致追求，我推荐你不要购买这个（不是黑为知笔记，也不是黑这个产品）。我自己使用下来后，我还是愿意用云端产品，随时随地都可以访问，极大提升了工作效率。本地虽然安全性提升，但是只能在本地访问，会损失云端的便利。所谓有得必有失。我自己购买的这个目前主要就是起个备份的作用，主力还是使用云端服务。
我给身边的人推荐过为知笔记，发现科研实验室都倾向用云端，而一些小型企业，科技创新型企业，愿意选择本地的解决方案。
【电子实验记录的其它解决方案】
有的人自建wiki，不太推荐，手机端访问不便。数据安全性并不见得更好。
有人用坚果云来管理，也不推荐。虽然坚果云是我用来同步文件资料的主力工具，但它不是笔记类工具，不能创建文件，同步资料可以，用来做记录就不是它擅长的了。
【结论】
对于科研团队来说，实验记录是最宝贵的资源。一要长久保存，二要便于分享，便于检索，这样才便于利用。前人积累的经验才能更好地传承。
这里提到的为知笔记、有道云笔记、印象笔记和onenote四个工具，对于个人使用，几个都可以，就看个人习惯了。
对于团队使用，我推荐为知笔记。
参考资料：
1、为知笔记 http://wiz.cn/不会使用为知笔记，可以参考我的课程https://study.163.com/course/introduction/1004713044.htm
2、有道云笔记 http://note.youdao.com/
3、印象笔记 https://www.yinxiang.com/
4、onenote https://products.office.com/zh-CN/onenote