项目管理之如何高效召开项目团队会议

在项目管理中，召开项目团队会议是沟通项目信息、协调团队成员、推动项目进展的重要环节。然而，如何高效地召开项目团队会议，确保会议的成果和效率，是许多项目经理面临的挑战。本篇将介绍如何通过运用5W2H项目会议矩阵、项目准备阶段的分析和准备工作、项目会议流程以及DISC性格分析等工具和方法，提高项目团队会议的效率和成果。

5W2H项目会议矩阵介绍

5W2H项目会议矩阵是一个实用的工具，可以帮助项目经理在筹备会议时，从Why、What、When、Where、Who、How input和How output七个方面进行考虑和分析。通过明确会议的目的、内容、时间、地点、参与者以及输入和输出成果，确保会议的针对性和有效性。

• Why 为什么开
• What 开什么会
• When 开会的时间/频率
• Where 什么地点
• Who 会议发起人及参会人员
• How input 议程+文件，会前准备什么资料
• How output 责任+产出，会后输出什么成果

项目准备阶段的重点是前期分析和准备

项目准备阶段的重点是前期分析和准备，包括需求搜集分析、初步可行性研究、初步的解决方案分析、项目组织合适人选的分析和任命以及初步的目标定义。通过这些步骤，为项目的规划和执行打下基础。

• 需求搜集分析
• 初步可行性研究
• 初步的解决方案分析
• 项目组织合适人选的分析和任命
• 初步的目标定义

5W2H项目会议矩阵项目阶段重点

项目启动阶段

• 重点在于巩固准备阶段前期分析和准备的成果进一步完成详细的项目规划。为执行阶段筑基增量打下一个坚实的基础。

项目执行阶段

• 对于项目经理而言，主要召集执行团队，召开每个阶段和阶段内的时间箱的启动会议，明确增量阶段和时间箱的目标和计划，获得执行团队一致的承诺，阶段末了时召开阶段的回顾会议，检查启动会议时，部署的目标计划完成的情况，对过程进行复盘提出过程改善的意见。

项目收尾阶段

• 项目发起人，需要召开验收移交会议，召开收益审查会议，确认项目产品和收益实现的最终状态。
• 项目经理，需要召开项目过程总复盘会议，梳理项目的所有文档资料，总结经验为下次项目开展打下一个良好的管理基础。

高效会议十六字方针

“会而必议”

在会议中，必须对议题进行充分的讨论和审议，以确保决策的正确性和合理性。

“议而必决”

在会议讨论后，必须做出决策，并且决策要明确、具体，以确保决策的可执行性。

“决而必行”

做出的决策必须得到执行，并且要坚决贯彻，以确保决策的有效性和实施效果。

“行而必果”

决策的实施必须取得预期的效果，并且要有明确的成果和效益，以证明决策的正确性和实施效果。

这十六字方针强调了会议的重要性和有效性，要求在会议中充分讨论、明确决策、坚决贯彻并取得实际成果。通过这种方式，可以保证决策的科学性和实施效果，提高工作效率和效果。

项目会议流程

会前筹备

• 会议的论证
• 会议的目的
• 会议的参与者
• 会议的议程
• 会议的场所
• 会议的材料

会间管理

• 时间控制
• 主题控制
• 秩序控制
• 总结成果

会后收尾

• 会议纪要
• 会议传达
• 文件存档

项目会议技术

做好准备工作

• 认证调查情况、收集数据和信息
• 提前准备好应对可能的反对意见

发言要言简意赅

• 要切中要害
• 用金字塔沟通技术专业的表达你的提案
  • 金字塔沟通技术
    • 主题
    • 目录
    • 结论
    • 主要内容
    • 证据支持
• 用POP（现状、选项、建议）技术进行展示汇报
  • P（现状）
    • 简单介绍自己
    • 阐述背景与现状
    • 指出问题和痛点
  • O（选项）
    • 给出若干可选方案，包括什么都不做选项
    • 分析每种方案的优略势，包括收益和风险、时间和成本阐述
  • P（建议）
    • 给出推荐的方案并说明理由
    • 解答大家的问题，再次感谢大家倾听
• 不要偏离议程
• 无话可说就闭上嘴

保持冷静，彬彬有礼

• 使用三种提问技术，而不是对质
  • 三种提问方式
    • 封闭式提问
      • 以回答“是或不是”二选一的提问方式，或者给出选项，在选项中去选择的提问方式
      • eg：可不可以帮我一个忙？
    • 开放式提问
      • 集思广益、头脑风暴获取更多方法的提问方式
      • eg：请问大家还有其他什么解决方法吗？
    • 假设式提问
      • 使用“如果*****怎么样？”的提问方式
      • eg：如果大家能在一周内完成工作，公司就会多给大家每人两千块钱，怎么样？
• 表明你在倾听，尊重他人意见
• 承认自己的弱项，认可他人的强项

DISC性格分析

D 型（支配型）

• 倾向于表现出直接、果断的行为；
• 看重目标、结果、价值的实现；
• 常常设立较高的标准，自己制定规则，享受实现目标时的胜利感觉；
• 享受竞争，为赢而生，经常成为组织的火车头。
• 激励因素：控制工作环境、指导他人行动、新的机会与挑战、晋升的机会
• 负面因素：被质疑、对结果仅负有限的责任、资源获取受到限制、受到严密监督

I 型（影响型）

• 倾向于表现出乐观、开朗、充满活力的行为；
• 追求时尚，喜爱行动自由与物质享受；
• 喜欢结识新人，享受每个传递热情与分享观点的机会；
• 容易沟通，乐观积极，倾向于看到人和环境中好的一面。
• 激励因素：与他人交谈、友善的工作环境、即时的口头反馈、真诚的认可
• 负面因素：沉默或不友好的同事、严格的日程、悲观、重复性的琐碎任务

S 型（稳健型）

• 倾向于表现出理解、合作的行为，希望自己能够帮助他人，缓和或改善事态；
• S型是出色的倾听者，不喜欢冲突；
• 逻辑条理清晰，喜欢深思熟虑再做出决定；
• 谨慎，传统，比起未尝试过的新方法，更倾向于维持自己过往一贯的做法。
• 激励因素：与他人合作、权责明确、提供良好的服务、工作安全有保障
• 负面因素：快速且无法预测的变化、竞争与挑衅、缺少管理者或者同事的支持、冲突

C 型（谨慎型）

• 倾向于表现出专注、精确的行为，希望行事毫无差错，最重视的品质就是专业、严谨、细致；
• 会尽量参考所有的事实与数据，并提前预测可能出现的问题；
• 非常专注，能够发现别人忽略的方面，一般喜欢独自工作或只愿意与信任的少数人合作。
• 激励因素：逻辑性及系统化的工作方式、因高质量与精确得到奖励、明确的反馈
• 负面因素：经常变动的规则或预期、强制性社交活动、缺少质量控制

项目会议备忘录

• 编号
• 时间
• 地点
• 会议名称
• 会议发起人/主持人
• 会议议题
• 参会人员
• 会议过程
• 会议结论
• 会议目标完成情况（是/否）
• 后续跟踪措施
• 负责人
• 完成时间
• 验证人
• 验证时间
• 后续执行完成情况（是/否）

会议备忘录参考示例：

因此，在日常项目管理过程中，通过运用5W2H项目会议矩阵、项目准备阶段的分析和准备工作、项目会议流程以及DISC性格分析等工具和方法，项目经理可以更好地组织和协调项目团队，提高会议的效率和成果。在实践中，项目经理应灵活运用这些方法，根据项目的具体情况和团队成员的特点进行调整和优化，确保项目团队会议的高效性和顺利推进。