令人头疼的学术会议究竟该怎么组织？百格活动通过3大方法论9种实用工具带你深度剖析

学术会议通常是所有会议中最为棘手的一类，且搜遍全网也几乎看不到可行的指导方法和可用的辅助工具，因此，常常令无数会议小白望而生畏。

（图源百格活动会议营销电子书）

根据会议营销电子书数据显示，行业中月薪过万的人数占比仅仅7.18%

然而，在这种普遍低薪的环境下，仍然有部分从业者在入行三年后月薪达到了20000。

这些高薪从业者究竟是怎样组织学术会议的呢？百格活动在与多名优秀的会务经理、总监深入合作后发现，他们的共同点是在时间管理、任务管理和人员管理上都有成熟的方法体系。

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说到提高效率，大多数人的第一反应就是节省时间、缩短时间。想要提高学术会议的效率，首先得做好时间管理。本部分围绕时间管理的方法，向大家介绍三个图表工具和几种软件工具。

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什么是时间管理？

在广义的时间管理中，有一个广为人知的理论：完成每一件事（GTD），出自David Allen的畅销书《Getting Things Done》，它的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行。具体有收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤：

（百格活动测试数据：收集报名表单等“待处理事项”）

（1）收集：将能够收集到的所有的待处理事项（在GTD中称为stuff）罗列成清单或整理成表格——如上图所示，在学术会议的筹备前期，组织者需要收集众多的报名学者、论文议题等信息，这些都是复杂的“stuff”。

（百格活动测试数据：整理论文议题和摘要）

（2）整理：将待处理事项收集完毕之后，就需要定期或不定期地进行整理——例如，整理、审核报名者表单，审核收集的论文，（如上图所示）思考这个议题该不该在大会上进行报告或研讨。

（3）组织：组织是GTD中最核心的步骤，需要考虑两方面：对资料的组织和对下一步行动的组织。

——对资料的组织：资料包括文本资料，也包括各种管理信息。

（百格活动测试数据：对评审专家的资料进行管理）

组织资料可能需要思考这些问题：

报告主题经过筛选后，如何分配报告时间？

如何安排各位报告嘉宾的时间顺序？

分会场的场地如何配置？

——对下一步行动的组织：高效的组织要求在每一步计划中时刻考虑下一步的行动。

可能需要考虑以下问题：

在之前的日程管理已经完成的基础上，如何给上千名参会学者快速发送学术会议邀请函？

如何准时、准确地将各人员通知到位？

嘉宾光临之时又该如何接机、安排酒店？

（百格活动系统测试：可以随时调整的酒店及旅行管理）

（4）回顾：通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，确保GTD系统的运作，同时可能还需要计划未来的工作。

你需要思考：

有没有出现嘉宾行程冲突的现象？

若嘉宾行程、场地资源临时变动，日程计划能不能灵活调整应对？

（百格活动助力CCFAI2019签到现场）

（5）执行：在具体行动中，可能会需要根据所处的环境来行动，如遇突发状况，GTD系统必须是灵活可调控的。