PMP-项目采购管理

项目采购管理

项目采购管理包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成果的各个过程。项目采购管 理包括编制和管理协议所需的管理和控制过程。项目采购管理过程包括：

图1

采购相关术语

1、项目采购管理是从项目团队外部采购或或得所需产品、服务或成果的过程。

2、项目采购管理包括编制合同或订单，订单签发，合同管理和变更控制，以及任何合同。

协议：买卖双方之间的法律文件。

合同：对双方都有约束力的协议。

3、因应用领域不同，合同也称为协议、谅解、分包合同或订单。

4、合同或协议的审批序目是确保以清晰的合同语言来描述产品、服务或成果，满足既定的项目需要。

5、项目采购管理假设买方由项目团队充当，卖方则有来自项目团队外部。还假设买卖双方有正式合同关系。

集中采购和分散采购

集中采购公司里的一个职能部门对所有项目的全部合同订立过程负责。优点是更加经济，易于控制所有合同订立工作。高度专业化的合同订立过程。经过几个项目之后，可以形成固定化订单。合同订立程序逐渐标准化并趋于稳定。缺点是如果几个项目马上需要订合同，则合同办公室可能成为瓶颈。不太关注项目具体要求。

分散采购各项目经理控制与其项目有关的合同订立过程，适用与项目化组织。优点项目经理拥有更大的控制权，合同订立人员对项目具体需求更加熟悉。针对不同项目需求，具有灵活性与实用性。缺点更大得成本，合同工作重复性。没有标准合同订立政策。

1规划采购管理

规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。本过程的主要作用是，确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。货物和服务可从执行组织的其他部门采购，或者从外部渠道采购。本过程仅开展一 次或仅在项目的预定义点开展。

规划采购管理ITTO

图2

合同类型

总价类合同：固定总价（FFP）、固定加激励（FPIF）、总价加经济价格调整（FPEPA）

成本补偿类合同：成本加固定费用（CPFF）、成本加激励（CPIF）、成本加奖励（CPAF）

补充合同类型：工料合同（T&M）

自制外购分析

自制：项目团队内部进行某项工作；

外购：项目团队外部获得产品与服务

图3

采购工作说明书

依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。根据采购品的性质、买方的需求，或拟采用的合同形式，工作说明书的详细程度会有较大不同。工作说明书的内容包括：规格、所需数量、质量水平、 绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求。采购工作说明书应力求清晰、完整和简练。它需要说明所需的附加服务，例如，报告绩效，或对采购品的后续运营支持。在采购过程中，应根据需要对工作说明书进行修订，直到它成为所签协议 的一部分。

独立成本估算

对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准，往往称作合理成本估算。如果二者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。 未对SOW的全部内容作出相应应答或市场条件发生变化。

采购文档比较

图4

2实施采购

实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。本过程的主要作用是，选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。本过程的最后成果是签订的协议，包括正式合同。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

实施采购ITTO

图5

投标人会议（Bidder Conference）

1、在提交报价和建议书之前所有预期的卖方与买方的会议。

2、也叫承包商会议（contractor conference）/供货商会议（vendor conference）

3、保证所有预期卖方对采购（包括技术与合同要求）都有清楚且一致的理解，没有任何投标人会得到特殊对待。

4、澄清问题，为公平起见，买方必须尽力确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题以及买方所作出的每一个回答。

5、考察现场。

6、注意

        1.卖方可能不愿在其他卖方面前公开向买方提出问题。

        2.卖方之间是否存在勾结。

        3.书面记录所有问题和答复，并把它们对采购（招标）文件附录、澄清的形式送交所有卖方，确保各卖方的投标书（建议书或报价）具有同样的基础。

采购谈判

谈判是为达成协议而进行的讨论。采购谈判是指在合同签署之前，对合同的结构、各方的权利和义务，以及其他条款加以澄清，以便双方达成共识。最终的文件措辞应该反映双方达成的全部一致意见。谈判以签署买方和卖方均可执行的合同文件或其他正式协议而结束。

谈判的目的

与卖方加深了解、建立良好的关系，并在此基础上得到公平、合理价格。好的谈判是与卖方进行团队建设的好机会，能够得到“双赢”的结果。保护双方关系：

买方：获得公平合理的价格、与供应商保持良好关系；

卖方：获利、市场份额、满足买方的需求。

如果想要降低价格或工期，最好从风险上入手，项目经理可以不是采购谈判的主谈人。

3控制采购

控制采购是管理采购关系，监督合同绩效，实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。本过程的主要作用是，确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。本过程应根据需要在整个项目期间开展。

控制采购ITTO

图6

索赔管理

双方不能就变更补偿达成一致，按合同规定进行记录、处理、监督和管理。无法自行解决。谈判是首选方法。不能谈判就是ADR，最后可以起诉。

采购审计

审计过程。

图7

结束的采购

买方通常通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。关于正式关闭采购的要求，通常已在合同条款和条件中规定，并包括在采购管理计划中。一般而言，这些要求包括：已按时按质按技术要求交付全部可交付成果，没有未决索赔或发票，全部最终款项已经付清。项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。

图8