大量业务往来邮件如何管理？船务代理表示很抓狂

众所周知，船务代理行业是一个繁琐复杂的行业，船务代理的工作范围及其广泛，包含办理引水、检疫、拖轮、靠泊、装卸货、物料、证件等业务，负责船舶业务，办理船舶进出口手续，协调船方和港口各部门，以保证装卸货顺利进行，另外完成船东的委办事项，如更换船员，物料，伙食补给，船舶航修等，有时船方也会委托船代代签提单等。

船务代理公司经常需要跟全球众多的国家和港口进行大量大业务邮件往来，服务一个客户前前后后甚至长达三五个月，整个服务期间95%的工作靠邮件来沟通，这也导致大量的工作邮件无法及时有效的管理。比如，三个月前的业务来往邮件经常会被淹没，想要回头再去调取当时的沟通内容十分麻烦，有的甚至不小心被删除，还要到已删除的邮件里去寻找，成千上百邮件不同的标题，想要准确的找到特定的邮件内容，如同大海捞针，真的让人很抓狂。十多个客户同时服务的情况下，一天可能会收到几十上百封的邮件，如何把不同客户的往来邮件进行区分也是一个技术活，生怕搞乱了把一些机密内容错发漏发，为此伤透了脑筋。

日前，某海事机构进行过权威调查，90%以上的船务代理从业人员反馈，日常工作主要内容是收发邮件，普遍反映邮件往来占据三五个小时，浪费大量时间，并且给日后的业务统计、分析以及管理带来很大的麻烦，用抓狂来形容一点也不夸张，同时调查也显示，80%以上的代理从业人员愿意尝试新的沟通方式进行业务来往和管理。我们也期待，随着互联网技术在船舶管理行业的应用和深化，能够尽早实现信息化、专业化、系统化的管理，让古老的船代行业也插上互联网的翅膀，在浩瀚的信息海洋中翱翔。