管理者需要掌握自己的时间

    《卓有成效的管理者》第二章的主题是“掌握自己的时间”，这是成为卓有成效的管理者的第一步，我认为也是最重要的一步，谁能掌握时间谁就掌握了生命，时间对我们每个人来说都很重要，尤其是对于管理者来说。那为什么时间对管理者来说特别重要呢？如何才能知道自己的时间用在了哪里？为什么管理者的时间常常无法被把握住呢？怎么做才能掌握时间？

    时间对于管理者的重要性。“任何生产程序的产出量，都会受到最稀有资源的制约。”而时间是所有因素中最稀缺的一项，资金、人手等可以通过很多方式协调解决，只有时间是无法再生也无法从其他地方借来的，过去了就是过去了，无法找到替代品。但是“每一位知识工作者，尤其是每一位管理者，要想有效就必须能将时间做整块的运用。如果将时间分割开来零星使用，纵然总时间相同，结果时间也肯定不够。”知识工作者尤其是管理者，要想让自己的工作有效，让自己有贡献，往往需要整块的时间去思考，去做决策。“今天生活水准之所以提高，是以不断创新和变革的经济为前提的。创新和变革，形成了对管理者时间的过度需求。如果时间短促，一个人就只能考虑他已经熟悉的事，只能做他曾经做过的事。”

    如何才能知道自己的时间用在了哪里？记录时间！“重要的是，必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录，而不能事后凭记忆补记。”因为我们对时间的感觉是很不准确的，如果把一个人关在一个小黑屋或者一个一直开着灯的房间，这个人慢慢的会没有时间概念。“管理时间必须持之以恒，才能避免再回到浪费的状态上去。”“第二个步骤就是要做有系统的时间管理。我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步，可以试问自己下列几个问题。1.首先要找出什么事根本不必做，这些事做了也完全是浪费时间，无助于成果。2.第二个该问的问题是：“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？”这个问题就涉及到了授权，“授权”这个名词，通常都被人误解了，甚至是被人曲解了。这个名词的意义，应该是把可由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应由自己做的事——这才是有效性的一大改进。3.还有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，这项因素是：管理者在浪费别人的时间。”

    为什么管理者常常无法掌握自己的时间呢？时间的浪费除了管理者自身的问题外，“有时也是由于管理不善和机构有缺陷引起的，身为主管者也应予以同等的重视。”1.首先要做的是，找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。2.人员过多，也常造成时间浪费。判断人数是否过多，有一个靠得住的标准。如果一个高级管理人员，尤其是经理，不得不将他工作时间的1/10花在处理所谓“人际关系问题”上，花在处理纠纷和摩擦上，花在处理争执和合作等等问题上，那么这个单位就嫌人数过多了。3.另一个常见的浪费时间的原因，是组织不健全。其表现就是会议太多。要开会，就得有一定的计划，否则不但令人讨厌，而且是一种危险。会议应该是不得已的例外，不能视为常规。一个人人都随时开会的组织，必是一个谁都不能做事的组织。4.最后一项浪费时间的因素，是信息功能不健全。

    如何才能掌握自己的时间呢？统一安排可以自由支配的时间，将零碎的时间集中成整块时间，关键是要把这些时间用来处理真正重要的事情，而不是一些次重要的事情。