在线文档协作工具,是提高工作效率的第一步

疫情不断,对企业的影响突显,尤其是互联网行业,更是迎来了其“寒冬”。在这样的环境下,节约成本、提升效能成为众多企业的默契。

如何节约成本、提升效能呢?除了降薪、裁员、减福利,选择一款合适的在线协同办公工具,做好组织内系统优化,也许是当前效果不错的特效药。因为不管外部环境如何变化,修炼内功永远都是正确的事情。

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协作低效、业务损耗,企业每年浪费高昂无谓成本

高效协同的企业和普通企业有多大差距?

据统计,缺少协同办公的企业,每个员工每天浪费在查找文件、内容汇总、文件传输上的时间至少有90分钟,那么按照一个员工月工资5000元,每天工作8小时,每月工作22天计算,一个员工一年将浪费11250元,这仅仅只是一个人,整个企业将浪费多少人力成本呢?

不是在耸人听闻,工作低效真实的发生在我们每天的工作中,相信每个职场人都经历过文件多次传输的繁复,经历过数据汇总的崩溃。

什么是在线协作文档工具?

事实上,我们现在提到的「在线文档工具」,其实是电子笔记和office文档类的一个宽泛的统称。

电子笔记类,主要用在做笔记、做摘抄、写心得随笔等轻度的文本编辑场景,这类软件的亮点在于可以将同一个账号里的内容,同步到不同设备中,方便个人多场景多地点使用,也可以将自己记录的内容分享给其他人;另一种是Office文档类(包括Word、Excel、PPT),这种文档适合写论文、做报告、做表格等更为复杂的文本编辑场景。

「在线协作文档」就属于office文档的其中一类,它的亮点在于,这类软件可以由多人在线同步实时编辑,并且实时保存的文档,在团队合作中可以极大的提高协作效率,再也不用像之前那样一张表、一个文档传来传去,还容易传丢的情况。

在线协作文档工具的作用

为什么如今的文档协作如此受欢迎?文档协作工具层出不穷?其实除了在疫情的背景下,人们对工作效率的追求,文档协作工具能为企业带来的作用远不止这些。

  • 可实现实时协作:如果多个团队成员经常处理同一个可交付成果,文档协作工具将为您省去很多麻烦。
  • 进行版本控制:这些工具的真正优点在于你拥有高级的“撤消”功能,大多数工具允许查看文档的先前版本并在需要时恢复它们。
  • 提升管理审核流程的能力:通过电子邮件共享反馈可能无效,因为一般收件箱中有很多噪音。文档协作工具可让你和你的同事专注于手头的任务,消除所有其他干扰。
  • 提高安全性:电子邮件可能被转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使你能够控制谁可以访问你的文件。
  • 使用情况跟踪和报告:这在许多情况下都很有用。想象一下,你正在培训一位新员工,并且你想知道他们是否看到了你的入职说明,或者你想知道你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。
  • 集中式知识库:一些文档协作工具包括将文件组织到可搜索库中的选项,这使得管理团队的集体知识变得更加容易。

对于以上提到的文档协作的优势,有一点可以拿出来单独探讨一下,即“集中式知识库”。如今处于知识经济时代,知识对于企业来说比以往更具有价值,所以建立集中式的知识库,利用文档协作软件将企业的知识集中整合起来,对于企业来说是极其重要的。

在线协作文档工具有哪些

以下介绍的在线协作文档工具既有我们耳熟能详、经常在用的,也有小众但是很好用的宝藏软件,一起来看看。

1. 腾讯文档

一款被马化腾称为迟到了八年的产品,上线后立获点赞,功能迅速补齐,使用的个人和团队越来越多,腾讯内部已经成为标配了。

包含文档、表格、幻灯片、收集表等四大功能,可以导入本地文档,也可以把在线文档导出到本地。

特色功能:在线收集表。不用特地再去做一个问卷,想要收集什么信息直接建个收集表丢群里,快速搞定。

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2. 石墨文档

石墨文档也是国产应用,历史要更早些,功能也更加完善。基本使用免费,高级功能要收费。

比腾讯文档多了几个功能:思维导图、白板和协作空间。

不得不说,用来写文档真是很方便,还支持 Markdown 格式的导入,很推荐个人用户使用。

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3. 谷歌文档

提到在线文档,就不得不说谷歌文档,因为它才是把在线文档发扬光大的鼻祖,只不过由于某种特殊的网络原因,国内用的人很少了,这里就不赘述。

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以上就是我们大多数人都知道并且在使用的文档协作工具,但除了这几款比较大众的,今天想特别介绍的一款就是Baklib。

4.Baklib

Baklib针对文档在线存储,在线编辑做得很好,在协作的沟通交流、文档共享以及团队协作巧妙的融合,大大的提升企业的办公效率。它是一个文档协作工具,它还是一个成熟的知识库,使您能够与您的团队或客户快速捕获、存储和共享信息。  

它采用块状的编辑器,所有的内容包括文本、图片、视频、表格、Markdown等内容皆为模块。支持整个站点的数据导出。当需要进行协作和分享时,可以对编辑人员和观看人员进行权限设置,权限界限分明。除了文件导入外,还支持整个站点的数据导出。数据保存在本地更安全。

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对于打工人来说,提高工作效率真的很重要,因为可以在同样的时间里做更多的事,或者把节省下来的时间做其他事情。

如今能够用来节省时间、提高工作效率的工具就有在线协同编辑文档软件,它支持多人编辑一个文档,多个人肯定比一个人完成一件事情的时间更短,这样就能够很大程度上节省时间,提高工作效率。

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