职场PPT实战：PPT字太多？快来用精炼24字诀

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大家好，我是肥宅。

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前面的推文中，咱们讲解过PPT的主题颜色怎么构建和使用，也给大家讲解过一些PPT页面的制作思路和方法。这些内容在分享出去以后，有伙伴向我反映有这么一个情况：就是我们在遇到画面中文字内容很多的时候，不知道要怎么处理？那么今天我们就来聊一聊这个问题。

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通常情况下我们会建议大家把文字进行提炼浓缩。这里我们举个例子：以百度上搜索到的5G的概念为例，如果我要给大家介绍5G是什么，直接把这个百度上的定义放到这儿，显然是没有问题的，但是却不一定适合大部分观众的审美需求。因为大量的文字在页面上堆积，首先文字就很难辨认，其次会带给大家很大的阅读压力。

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即便是我们把画面像上图一样美化以后，虽然一定程度上改善了视觉的效果，但是很多人依然是不会愿意去读的，因为字实在是太多了。面对这种情况，我们想要把画面做到大家比较愿意去看，最主要的还是文字的精炼。这里有一个精炼24字诀分享给大家。

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那么是哪24个字呢？如图所示，就是这个24个字。这里做一个简单的讲解：首先面对大段文字，我们需要先筛选出需要保留的内容，通常这些内容都是需要观众记忆或者我们要强调的关键点；其次，删除掉不必要的内容。通常这些内容是和展示的主题不相或者与本次展示对象不相关的。这里的相关是指较强的相关性，通常意义上是指有直接关系的。而"众周知"则是指这部分内容是大家都知道、了解或者清楚的。因此这个内容我们可以不放上去，直接口述即可；最后就是词句要点化，可读懂。当我们把要保留的、要强调的语句保留，把不相关的字词句删掉以后，可能会导致我们整个文字段落读起来有一点不通顺或者不容易让人理解的，所以需要进一步的微调、修饰。在保证意思不变的情况下，尽可能让它变成一个又一个的要点。

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因此，只要能做到这24个字，面对大部分的同类情况，我们就已经可以把内容精炼掉绝大部分了。我们来看这个案例是不是这样子的：首先标题是"5G是什么"。因为主要介绍5G，所以我们直接保留5G就可以了；接下来是内容，5G是到底是什么呢？最主要的、需要大家记忆的是"第5代移动通信技术"，而后面对它的解释英文也好，缩写也好等等，其实都是非记忆点了。同样的道理，历代技术的变迁也不用过多讲解；接着就是5G的性能目标。这里原文有一大串，因为这是5G的特点，需要告诉大家，所以需要保留。最后就是第一、第二阶段的内容。第一阶段的内容比较少，基本上就是为了说明第一阶段是为了适应早期的商业部署，第二阶段完成时间和它的速度是我们需要知道的。对于普罗大众来说，实际能用到的网速最重要，而具体的技术、协议等等并不是需要知道的内容。

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当我们提炼完文字，把刚刚得到几个要点告诉观众，大部分人就能大概的建立起5G的概念。接下来，我们把重点文字提出来，根据前面讲的词句要点化，可读懂，在保证意思不变的情况下进行修饰改造。比如说高数据速率，其实就是告诉我们网速快，我们可以写高速率，也可以写网速快。底下的各个关键词的提炼都是基于此在，用尽可能用少的字或者概括性的语句进行了一番改造。至此，我们就可以把大段的文字内容提炼出来了。

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接着，我们同样给刚刚得到的文字排版一下，放到同样的背景上。现在看上去5G这个概念对于大众来说容易理解多了，一眼就能看明白了。这就是提炼文字以后可以产生的非常棒视觉传达信息效果。

那么我们再来复习一下，提炼文字到底是哪24个字：保留，需记忆，要强调；删除不相关，众周知；词句，要点化，可读懂。通常除了一些特定场合，比如说领导讲话或者说是一些整段文字的佐证引用，我个人都建议大家尽量能提炼文字，这样信息传递的效率会更高。

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