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云盘已经不是从前的那个下载工具了。——逗豆侠
经过多年的市场化运作，云盘对于办公流程的辅助已经趋向成熟。总的来说，围绕其存储功能展开的及时备份、异地容灾、快捷分享功能的确能节省文档君（媛）们的时间。
如何用云盘优化办公流程系列总共有三篇文章，首篇选择百度网盘的原因是，从极光网的数据[1]来看，中国个人网盘APP的月活跃人数排名里，百度网盘以超过80%的份额远超过市场其他竞争对手，加上百度网盘还不错的跨平台体验（Windows、Mac、Linux、iOS、iPadOS、Android、浏览器端都有相应的客户端[2]），以及去年刚刚拿到的双ISO认证（ISO/IEC 27001信息安全管理体系和ISO/IEC 27018个人可识别信息信息安全管理体系）。虽然逗豆侠对百度网盘的某些做法和某些事件感到反感，但市场份额反映大多数人还是认为其带来的利大于弊，逗豆侠说，那就写吧:)
万事从密码开始
设置复杂的密码和完成密码找回设置
安全组织每年都会统计最易被破解的密码[3]，而每年统计的内容都差不多，哎，人类啊。尤其是云盘类与个人隐私高度相关的应用，逗豆侠说，请换一个复杂的密码吧:)
完成密码找回设置不单单是为了应付我们鱼儿般的大脑，事实上，有些黑客正是通过密码找回设置来猜测真实密码的，这也是密码安全的重要一环。
网盘设置
不久之前，百度网盘在设置中默认开启了所谓的用户激励计划。具体的过程逗豆侠不想说，因为，类似的过分行为已经不止一次了。所以，在使用百度网盘的服务之前，一定要确保设置中的每一项“功能”都在自己的控制之下，而且，一旦网盘进行了更新，相应的工作需要再做一次。
确保百度网盘的插件正常工作
百度网盘客户端会自动为Office等应用安装插件，下图是Word应用中的插件“保存到百度网盘”，如果没有或者无法使用，试着重装、重启。
不要安装任何与百度网盘相关的第三方插件和应用
逗豆侠认为，对于文档君（媛）们，文件安全和隐私是首要的，部分第三方插件和应用存在文档自动分享功能，将本来只分享给特定对象的文件进行公开。
百度网盘服务协议第三条第1款:
用户保证，其向百度网盘服务上传的内容不得并禁止直接或间接的：c.避开、尝试避开或声称能够避开任何内容保护机制或者百度网盘服务数据度量工具
逗豆侠知道，很多第三方插件和应用就是专门绕开内容保护机制的，违背这一条款的直接后果就是失去了百度网盘的信息安全保障，倘若有一天某个重要文件泄露了，百度网盘可以从法律上大概率地撇清干系，用户很难获得损失赔偿。
逗豆侠也知道，倘若隐私文件泄露，百度网盘虽然从事实上是不可能撇清干系的，但面对其强大的法律团队，用户必须确保自己有足够的证据予以法律支撑，既然选择了其服务，就要将其服务协议当作生存游戏的游戏规则，不可轻视。
整理网盘文件
在茫茫的文档中找到客户要求的那一篇，在系统端或许不是个难事，你可以根据关键词借助强大的文件搜索软件，如everything[4]这样的神器，但在百度网盘中，搜索功能完全对不起它搜索引擎起家的母公司。记得以文件树的形式，在不同的层级上设置相关的文件夹，不要一股脑地都放进默认文件夹里。客户端的文件选择和滑动浏览体验很差，远不如其在浏览器端的体验。
设置自动备份文件夹
百度网盘拥有最多五个的文件夹自动备份功能，逗豆侠并不知道为什么要设置文件夹上限，经过实测，这一功能是允许文件夹嵌套的，也就是说，你可以把你要备份的文件夹都放在同一文件目录下。之所以推荐这一应用，是因为文档历史版本这一相当实用的功能，那些深受客户不断提出新要求之苦的文档君（媛）们，能以此快速定位之前版本的内容，因为，你永远不知道顾客的想法哪个才是最终想法:)
文件产生流程
没事就点保存
以Office文档为例，其文件的特点是体积小，对上传带宽压力小，可以做到实时备份；同时，文件内容很重要，因此，在做好本地自动备份的同时，一定要有异地容灾的习惯，将文件保存在不同的地方，只要不是地球毁灭之类的灾难，一般都不会导致文件消失。逗豆侠说，在开其文档自动保存的前提下，别忘了每写一段内容就手动保存到网盘。
以音视频创作为例，其文件的特点是体积很大，如果你有足够的上传带宽，可以一次性地将素材先备份到云端，在创作编辑的过程中，随时保存工程文件，同时将工程文件夹也进行上传。逗豆侠办理的宽带，上传宽带异常地小，实测音视频的上传效果非常地长。
如果你上传的是从别人下载的文件（盗版电影？盗版小电影？），百度网盘会在本地计算该文件的校验码并对比服务器数据，如果服务器存在该文件，则可以直接保存在你的网盘里，即所谓的“极速秒传”。
不要奢求完全的云办公
文档在线查看、音视频在线播放、压缩文件在线解压，这些，百度网盘做得很不够。文件支持格式很有限，一些较大的文件必须要先下载才能查看，偶尔也会出现解析错误，这对于追求稳定办公体验的用户，是无法接受的。因此，逗豆侠认为，在这项功能成熟之前，可以放弃考虑。
文件分享传输流程
只需要一个链接
回想一下我们在通讯软件和邮件上分享文件的过程，上传总会成为一个麻烦，除去漫长的上传时间，还有烦人的文件大小设置（微信！还是100MB的大小限制，你是认真的吗），更让人们普遍痛苦的是，对方可能会遇到“问价过期”（微信！你就不能和你的兄长QQ学学吗？）
引入网盘后，就直接将网盘中的文件以链接、二维码的形式分享，可以将分享过程所需时间分摊给对方（几乎不需要上传，只需要对方保存），单个文件大小限制是4GB（会员 10GB，超级会员 20GB）。只要对方在有效期内保存了文件，只要这个文件没有违背相关法律法规，几乎可以保存到百度网盘停业为止。
设置分享提取码和有效期
这是确保文件安全的重要一步，即便提取码泄露了，也可以通过文件有效期进行屏蔽。需要注意的是，Android端的默认分享时间是7天，如需更改的话，要进入分享选项中重新选择天数。
直接通过百度网盘分享给百度好友
这是一个积攒好友的好路子，弊端就是，没有提取码和默认有效期，需要手动选择是否停止分享。
不要分享账户和密码
根据百度网盘服务协议第一条第3款：
用户不得滥用百度网盘服务的服务，百度网盘服务账号仅限用户个人使用，账号不得有偿或无偿提供给任何第三方使用，同一账号仅允许在6台设备上使用，且同时使用的设备不得超过2台.
也就意味着，百度网盘是不允许当个账号作为组织账号的。当其他人使用你的账户造成了经济损失和违法行为，你也需要承担一定的法律责任哦。
当然，如果你既需要百度的网盘服务，又要将其作为组织账户，你可以选择百度企业网盘——更完善的服务以及更高的价格。
文件保存流程
设置文件本地保存目录
本地的保存目录最好与网盘的保存目录相对应，可以省去大量的整理时间，也能方便日常的同步。
多设备同步
百度网盘会默认为不同的客户端设置不同的同步文件夹，对于想要“大一统”的文档君（媛）们，这种做法会很影响效率。可以更改不同设备的默认同步文件夹，甚至将不同设备的文件保存在同一目录下。
“同一账号仅允许在6台设备上使用，且同时使用的设备不得超过2台”，这一限制对于个人用户来说，其实已经足够了。
多设备的相互同步，意味着你只需要其中的任何一台就可以做到文件的查看、修改和分享，一些轻任务的会客、出差，可以将中心转移到移动设备上，即便没有移动设备，你也可以随便找台设备，登入百度云，duang！
设备更换
更换设备时，同步文件和数据是一件非常麻烦的事情，百度网盘做得并没有多么出色，但它提供了这样的功能，如果你不需要跨越操作系统，它甚至可以同步应用。当然，前提是你平时就做好了上传备份工作，如果要临时上传手机所有的文件，正常的家庭带宽应该会很难受。
百度网盘在业界和市场口碑较差并非空穴来风，但在绝对的用户数目面前，没办法，他就是寨主。
合理的使用能够一定程度上规避它的缺陷，坦白说，除去文内提到的这些缺陷，它真的蛮不错的。
——逗豆侠
参考资料
[1]
极光网的数据: https://www.jiguang.cn/reports/476 [2]
客户端: https://pan.baidu.com/download [3]
最易被破解的密码: https://nordpass.com/blog/top-worst-passwords-2019/ [4]
everything: https://www.voidtools.com/zh-cn/