自我管理 ‖ 提高工作效率,从管理办公桌开始

办公桌如同人脸,可以看出一个人的个性和生活态度。

01 一个因办公桌引起的惨痛的教训

小娜刚大学毕业,找到了一份世界500强的工作,让同学们羡慕极了。

小娜被安排到了行政部,做一名小行政助理,向行政部主管汇报工作。初见时看着挺乖巧的一位小姑娘,相处时间长了,你会发现小娜身上的缺点奇多。

而其中最明显的缺点就是小娜懒癌附身,处理过的文件,即将要处理的文件都是随手一丢,放到桌子上堆积成山也不整理,总是要到需要用时才会想起那份文件,又急急忙忙去桌子上翻找。为此,主管已经批评了小娜好几次了,但江山易改禀性难移,小娜总是批评过后略有改正而已。

最终小娜在工作了5个月后把自己的第一份工作丢了。原因是因为年终晚会时小娜弄丢了所有领导的晚会致辞,丢在了她那杂乱的办公桌上!找不到了!导致晚会不得不更改节目安排以便再次准备晚会致辞稿。大老板的脸黑了,主管的脸黑了,而小娜的脸只剩哭了。

这可真是搬起石头砸自己的脚啊,如果小娜能在主管批评她时及时改正自己的不良习惯,如果能及时意识到整理下自己的办公桌,把东西都收拾好,如果能把致辞稿放在整洁的桌子上,就放在手边,那么不仅不会丢饭碗,可能还会因为高效率的完成工作而受到表扬,如果...可是小娜没有如果了。

而我们却还有如果,从现在开始整理自己的办公桌,提高工作效率,保住自己的饭碗。

02 办公桌要怎么管理?

一个桌子上堆满很多文件的人,如果能把他的桌子清理开来,留下手边待处理的文件,就会发现他的工作更容易,也更充实,这是提高效率的第一步。

                                                                       ——芝加哥西北铁路公司总裁 罗兰德·威廉姆斯

那么具体要怎么做呢?实行办公桌5S管理。

5S起源于日本,即整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)五个项目,因日语的拼音均以“S”开头,简称5S。

整理——区分要与不要的东西,职场除了要用的东西以外,一切都不放置。一个概略的判定原则,是将未来3 0天内,用不着的任何东西都可移出现场,将位置空出来。

整顿——要的东西依规定定位、定方法摆放整齐,明确数量,明确标示,不用浪费太多时间找东西。

清扫——清除职场内的脏污,保持干净清爽

清洁——将上面3S实施的做法制度化,规范化,维持其成果

素养——养成良好的习惯,自觉遵守和执行各种规章制度和标准。

5S可以通过规范现场管理,营造可视化的工作环境,培养员工良好的工作习惯,最终目的是提高工作效率。

日本NEC和三菱公司的研究员的调查结果显示,大约4%的人经常因办公桌上杂乱的纸张、用品而发怒。

美国一项专业调查表明,每个美国人每年会会费6个星期的时间,在混乱的工作环境、乱放的文件中找寻有关资料。

而这样的坏情绪和浪费是可以避免的。

03 办公桌5S后有什么好处?

首先,办公桌是职场人每天必用的工具,办公桌整洁干净,会让我们充分享受井然有序的工作氛围,会让我们每天头脑清醒,心情舒畅,避免关键时刻引起不必要的麻烦。如前面惨痛的教训那样。

其次,一个人心情愉悦了,会促进大脑分泌多巴胺,更进一步刺激大脑兴奋,工作效率也许会更加高效。

更重要的是,它可能带给你意想不到的升职加薪的机会,领导们并不一定必须要完全看你的工作业绩才升职加薪,有时候一个小小的细节就决定了一切,不经意间表露出来的精致更能判断你的素质和人品,比如你的办公桌。

之所以要从办公桌开始,也并非让大家都必须严格按照5S的五个步骤来管理办公桌,而是吸取教训的同时,让自己形成有条理的意识,养成良好的工作习惯,而5S带给我们的正是这样一种理念,有意识的管理自己的行为,管理自己的行为,早日体会到高效率工作的畅快。

与君共勉。

The End

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