「表格设计课」第6期 让老板5s看懂你的报表

表格设计课 第6期.jpg

首先,我对这个栏目做个介绍。

  • 什么是「表格设计课」。我们在做Excel时遇到的问题,多半是表格没有设计好,那些各种复杂的公式,都是在弥补表格设计上的错误。「表格设计课」就是教你设计好表格,从源头上避免问题发生。
  • 「表格设计课」的思想:好的表格是设计出来的
  • 每期一个表格问题。原始文稿,来自于「读者投稿」或者「网络」,投稿邮箱是[email protected],如果你也有问题,可以给我投稿。
  • 每周三更新

以下是本期内容


问题描述

今天的问题,来自我的同事小B,他是工厂里的一位质量工程师,每天他会把质量数据收集起来,输出质量日报表,然后通过邮件发出去。

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但是有个问题,一直困扰着他:“质量报表的邮件,几乎没有人看,直到发生品质问题了,再回来统计和分析数据。”

我把他的报表要了过来,报表中有7个sheet,分为两个部分:汇总表各线质量数据。不过两类表格的形式,基本上是一致的。

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看完小B的邮件和报表,大家是什么样的感受?你能猜出大家不愿意看这个报表的原因吗?

-----思考时间-----

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仔细看过小B的报表之后,我和他的同事一样,也不想再继续看下去了,原因是:

  • 报表中没有视觉重点,读者无法一眼看到报表要表达的信息,报表打开率低。
  • 报表数据没有引导性,信息传递效率低,读者看不懂数据。

所以,虽然数据做的非常的详实,但是直接呈现原始的数据,阅读成本较大,影响读者的阅读兴趣。

我用半天的时间,对数据重新做了一下总结,添加了一个【邮件贴图】的工作表,把关键的一些指标,单独提取出来进行强调,下面是我改善后的输出结果,大家感受一下。

是不是只要5s,就能看动当前的良率报表?

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问题分析

前面我们分析了,大家不愿意看小B的质量报表的原因。实际上,问题的根本原因是,小B在设计这个表格的时候,没有弄清楚,读者想要什么,不知道自己要给读者传递什么。

质量报表要传递的信息,非常的简单,无非是下面几种:

  1. 每天的生产良率趋势,今天是变差了,还是变好了?
  2. 各线生产良率对比,找出最差、最好的,是哪些线别?

小B的报表汇总已经包含了这些信息,但是表现的不够直观,咱们再详细的分析一下。

1- 生产良率趋势

小B在汇总表中,使用了一个折线图来呈现每天的生产良率趋势。我们在折线的末端,可以看到今天和前一天的良率对比。

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大家应该不难发现一个问题,这么长的折线图,我们关注的只有最后1个点。前面长长的趋势,只有在做月报分析,评估一整个月的质量水平时,才会认真的去看。

所以,我干脆只把当天和昨天的数据提取出来,用大字号和颜色,做一下强调,信息马上就出来了。

  • 红色:表示今天的两列比昨天差
  • 绿色:表示今天的良率比昨天好
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2- 各线良率对比

各个线别只是用折线图,做了各自的良率趋势分析,无法实现各个线别的数据对比,这使得后面6个工作表,几乎没有人看,除了小B。

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如果把各线别当天的良率提取出来,放到一起,使用柱形图进行对比,可以轻松的找出良率最差和最好的线别。

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解决方案

解决方案,刚才我们在问题分析里,已经大致都说明。我们再总结一下改善的思路

  • 把读者关注的,当天和昨天的质量数据,提取出来做一个强调和对比
  • 把当天各线别的质量数据,汇总到一起,使用柱形图对比,找出最差或最好的线别

最后我们再来看一下,改善后的完整效果。数据就比较有引导性了,信息可以短时间内,有效的传递。

  1. 通过顶部的百分比,知道当天的良率,是变好了,还是变差了。
  2. 如果整体良率变差了,再看下方的柱形图,找到那条线最差
  3. 打开最差线别的折线图,查看具体的不良项目,找到主要问题。
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改善输出

最后,我们看一下,改善后输出的动态效果,只要修改顶部的制表时间,就可以实时查看每天的良率。

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知识点汇总

表格的改善,重点是从读者的角度出发,把读者关心的关键信息,提取汇总出来。

具体的操作并不复杂,【邮件贴图】表中,主要包含下面的几个知识点:

  1. HLOOKUP:使用HLOOKUP根据日期,提取【汇总表】中对应日期的良率
  2. 动态图表:在25~26行中,使用HLOOKUP和INDIRECT函数,根据当天的日期,动态获取各线的良率,整理出辅助行,作为线别对比柱形图的数据源。
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案例下载

案例下载包含两个部分

1- 问题表格

你可以在公众号,回复【0524】获取本节练习文件,然后自己动手,尝试着去修改表格。

2- 答案表格

如果你改不出来,可以通过下面两种方式,获取答案表格。

  1. 转发文章,截图发到我个人微信,可以获取答案表格。
  2. 加入我的小密圈,每一期「表格设计课」的答案,都会公布在小密圈里。
  3. 另外,你还可以和小G同学一样,得到表格设计上的帮助
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