「表格设计课」第6期 让老板5s看懂你的报表

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首先，我对这个栏目做个介绍。

• 什么是「表格设计课」。我们在做Excel时遇到的问题，多半是表格没有设计好，那些各种复杂的公式，都是在弥补表格设计上的错误。「表格设计课」就是教你设计好表格，从源头上避免问题发生。
• 「表格设计课」的思想：好的表格是设计出来的。
• 每期一个表格问题。原始文稿，来自于「读者投稿」或者「网络」，投稿邮箱是[email protected]，如果你也有问题，可以给我投稿。
• 每周三更新

以下是本期内容

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问题描述

今天的问题，来自我的同事小B，他是工厂里的一位质量工程师，每天他会把质量数据收集起来，输出质量日报表，然后通过邮件发出去。

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但是有个问题，一直困扰着他：“质量报表的邮件，几乎没有人看，直到发生品质问题了，再回来统计和分析数据。”

我把他的报表要了过来，报表中有7个sheet，分为两个部分：汇总表和各线质量数据。不过两类表格的形式，基本上是一致的。

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看完小B的邮件和报表，大家是什么样的感受？你能猜出大家不愿意看这个报表的原因吗？

-----思考时间-----

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仔细看过小B的报表之后，我和他的同事一样，也不想再继续看下去了，原因是：

• 报表中没有视觉重点，读者无法一眼看到报表要表达的信息，报表打开率低。
• 报表数据没有引导性，信息传递效率低，读者看不懂数据。

所以，虽然数据做的非常的详实，但是直接呈现原始的数据，阅读成本较大，影响读者的阅读兴趣。

我用半天的时间，对数据重新做了一下总结，添加了一个【邮件贴图】的工作表，把关键的一些指标，单独提取出来进行强调，下面是我改善后的输出结果，大家感受一下。

是不是只要5s，就能看动当前的良率报表？

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问题分析

前面我们分析了，大家不愿意看小B的质量报表的原因。实际上，问题的根本原因是，小B在设计这个表格的时候，没有弄清楚，读者想要什么，不知道自己要给读者传递什么。

质量报表要传递的信息，非常的简单，无非是下面几种：

1. 每天的生产良率趋势，今天是变差了，还是变好了？
2. 各线生产良率对比，找出最差、最好的，是哪些线别？

小B的报表汇总已经包含了这些信息，但是表现的不够直观，咱们再详细的分析一下。

1- 生产良率趋势

小B在汇总表中，使用了一个折线图来呈现每天的生产良率趋势。我们在折线的末端，可以看到今天和前一天的良率对比。

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大家应该不难发现一个问题，这么长的折线图，我们关注的只有最后1个点。前面长长的趋势，只有在做月报分析，评估一整个月的质量水平时，才会认真的去看。

所以，我干脆只把当天和昨天的数据提取出来，用大字号和颜色，做一下强调，信息马上就出来了。

• 红色：表示今天的两列比昨天差
• 绿色：表示今天的良率比昨天好

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2- 各线良率对比

各个线别只是用折线图，做了各自的良率趋势分析，无法实现各个线别的数据对比，这使得后面6个工作表，几乎没有人看，除了小B。

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如果把各线别当天的良率提取出来，放到一起，使用柱形图进行对比，可以轻松的找出良率最差和最好的线别。

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解决方案

解决方案，刚才我们在问题分析里，已经大致都说明。我们再总结一下改善的思路：

• 把读者关注的，当天和昨天的质量数据，提取出来做一个强调和对比
• 把当天各线别的质量数据，汇总到一起，使用柱形图对比，找出最差或最好的线别

最后我们再来看一下，改善后的完整效果。数据就比较有引导性了，信息可以短时间内，有效的传递。

1. 通过顶部的百分比，知道当天的良率，是变好了，还是变差了。
2. 如果整体良率变差了，再看下方的柱形图，找到那条线最差
3. 打开最差线别的折线图，查看具体的不良项目，找到主要问题。

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改善输出

最后，我们看一下，改善后输出的动态效果，只要修改顶部的制表时间，就可以实时查看每天的良率。

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知识点汇总

表格的改善，重点是从读者的角度出发，把读者关心的关键信息，提取汇总出来。

具体的操作并不复杂，【邮件贴图】表中，主要包含下面的几个知识点：

1. HLOOKUP：使用HLOOKUP根据日期，提取【汇总表】中对应日期的良率
2. 动态图表：在25~26行中，使用HLOOKUP和INDIRECT函数，根据当天的日期，动态获取各线的良率，整理出辅助行，作为线别对比柱形图的数据源。

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案例下载

案例下载包含两个部分

1- 问题表格

你可以在公众号，回复【0524】获取本节练习文件，然后自己动手，尝试着去修改表格。

2- 答案表格

如果你改不出来，可以通过下面两种方式，获取答案表格。

1. 转发文章，截图发到我个人微信，可以获取答案表格。
2. 加入我的小密圈，每一期「表格设计课」的答案，都会公布在小密圈里。
3. 另外，你还可以和小G同学一样，得到表格设计上的帮助

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