为什么写这个呢,是因为看了latex做引用有多方便,倔强地想看看word有没有类似的功能,奇妙的发现我从来没用过word的文献引用系统,而且竟然还怪好用的!
总之,先总结一下只用word能做到什么事情
- 批量导入文献信息
- 添加文内引用,根据文内引用自动生成文末Reference
- 全文统一修改引用格式(APA,MLA等)
以及只用它的话明显的缺点
- 要批量导入只能用微软学术下载文献信息,出错的可能性比谷歌大
- 可以选的格式有限,一般会议和杂志不提供给word使用的格式文件
- APA格式有点小问题,需要手动修改格式文件(本文作者费老大的劲搞清楚了咋改,文中有教程)
创建文内引用
首先我们要创建一个文内引用,点击插入引文-创建源——就会弹出这个框,按照要求填写你需要引用的文献信息。
这里就碰到了第一个问题,难不成我40多篇文献每个信息都手填???微软这个小机灵鬼提供了它的解决方案——点击管理源-浏览,可以打开外部文件,批量导入文献的信息。
这个外部文件是啥?它只能是微软自己定义的文件格式,你要去微软学术下载。不过也挺方便的,如图可以添加很多文献再一起下载这个文件,然后按上面的方法导入word。
在源管理器里把左边的库的信息全选,复制到右边,就把文献信息导入到当前的工作文件里了。
然后再点插入引文,就会看到刚刚导入的文献列表,按APA格式插入的效果就是这样(内置的APA有点小问题,我给它改掉了,后面会讲怎么改,这里用的是我改过之后的新格式)。
生成文末Reference列表
点击书目-引用,就能自动生成文末引用的列表。
这里面还有三个问题
- 有奇奇怪怪的中文
- 检索来源信息一般我们不需要,得去掉
- 引用列表包含了一篇我们文内没有引用的文献
中文的问题
需要把word的主语言改掉,在文件-选项里,没有英语需要先从Office.com安装其他显示语言-英语,然后在上面把英文设置成主语言。重要的是,你需要删掉原来的引用信息,切换成英文输入法,再重新添加,这样才是英文的。
检索来源的问题
如果需要批量修改不显示检索来源,需要修改格式文件。你也可以一条条删除URL的信息,这样也不会显示。
修改格式文件先要找到这个文件所在的文件夹:
C:\Users\your_name\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography\Style
我们把原来的APA格式文件复制一份,改个名字,修改新的这个文件,用TXT打开。
在文件中搜索templateRDAFU,定位到这段话,然后把高亮的这行注释掉就好了(照抄下图中的就行)。
接下来重新开一下word,再更新一下目录就能看到不再显示URL信息了。
APA的小问题
顺便这里也改一下APA的问题,这个问题是超过了5个作者,它会写成 (Wolpert, et al., 2020) 这种格式,显然第一个逗号我们是不需要的。去掉的方法跟刚才一样,把格式文件打开,搜索nocommabeforeand定位到下面这段,也是把高亮这行注释掉就OK。重启word就修复了这个问题。
去掉未引用的文献
我们打开管理源,变成英文界面之后叫Manage Source。会发现右边的列表里,文内已经引用的文献会有个小勾勾,而没引用的那篇则没有。我们选中这些没勾上的文献,然后点delete,就可以把它们从文末引用列表中去掉了。建议最后再处理这步,或者把它们copy到左边以备日后使用,再在右边删掉。
到这边我们需要的几个功能已经都完成了。
一键换格式
上面这个style改成你要的格式,就能一键转换所有的引用的格式了,还是很方便的!
但是搞笑的事情是呢,这里面并没有几个格式好选的,而且感觉其他内置格式也有各种小问题,得一个个调,方法可以参考上面对APA和URL的修复。
如果你需要其他的格式,需要手写xml,具体内容可参考官方链接:Create Custom Bibliography Styles,从头写的话是比较繁琐的。
BibWord : Microsoft Word Citation and Bibliography styles上有一些打包好的模板文件,包括ACS、Nature等砖工日常所需期刊的格式。下载好后将所需的文献格式放到上面那个style文件夹即可。(信息来自知乎:加盐蜂蜜)
总结
总的来说如果你只是需要用它来在几个常见的格式之间做切换,还是相当够的。但是如果找不到需要的格式,这个方法就行不通了,可以参考我写的另一个教程《如何优雅地做文献引用》。