项目管理心得

分享关于项目管理的一些经验和感悟,希望能给你带来启发。

1. 影响力大于权力

作为项目经理一定要依靠影响力来组织团队。即便是在临时组成的短期项目组里,也要有意识地建立和利用影响力

千万不要抱有“我是这个项目的项目经理,所以你们要听我的”,这样的态度和言行,否则很容易让项目组内部出现罅隙。

在另一些情况下,我们也有可能会获得明确的行政权力,比如一些长期项目可能会单独建立团队编制,或者,绩效考核时,项目经理可以拥有一定的权限等等。我的建议是:即便在这种情况下,也要尽可能利用影响力而不是权力来组织团队、管理项目。

利用权力威逼利诱,总是隔着一层障碍,利用影响力团结一心,才能打造更有效率的项目团队。

2. 管人大于管事

项目进行的过程中,有的项目经理会根据流程和制度,照本宣科地执行项目管理手段。

从单个项目的角度来看,这样的方式可能不会有太大问题,但如果忽略了项目中人的因素,那么项目抵抗风险的能力以及达成卓越的可能性都会降低,并且久而久之,会消耗整个团队的心力和士气。从我自己的体会来说,我感觉在项目中,对人关注的重要性或许会超过对执行具体事务的管理。

士气是团队中看不见的那只手,项目经理需要对此有感性上的敏感,关注整个项目组的士气。士气低落会影响交付能力,并且也会造成团队的不稳定。

在项目组中提高士气的大前提是:你做的产品规划和设计要靠谱,大家能够理解并且看到希望。在此基础之上,也要注意项目的里程碑和仪式感。在达成阶段性的目标或交付阶段性的特性时,可以买点水果大家一起庆祝庆祝,或者哪怕在项目群里郑重其事地宣布一下,既可以保持项目组内部的信息透明,也能让大家时刻感受到项目在持续向前推进,不至于疲倦懈怠。

3. 交付大于计划

项目管理通常都是基于项目计划开展的,包括分析预估并排定计划,在项目推进过程中设置里程碑和观测点,以及最终保质保量交付上线。我们都会根据计划来确保项目进程始终保持在轨道上行进不失控。

这个过程需要项目计划保持一定的严肃和刚性,尤其是当项目涉及人员数量较多时,某些任务如果延期,就可能造成较大的影响。所以我们会反复强调项目计划的重要性,它相当于项目的一条主线。

但我们也要知道,项目计划只是手段,项目交付才是项目管理的目的,所以不能过分拘泥于计划,因为过程中的一些意外自乱阵脚。

项目管理中我们要能识别关键路径,清楚任务依赖,并且建立尽可能多的观察点,在问题发生前预警、问题发生时快速做出调整。这要求我们在脑子里或纸面上有一张完整的甘特图,即使出现问题,也能弄清楚可能的影响范围和应对措施。

我曾经看到一个项目经理的实践,他在管理复杂项目的过程中,把所有项目进度画在一张泳道图上,并且根据前后依赖在不同的任务之间画上箭头,每个节点用颜色来标识:进度正常的标记为绿色,识别到风险标记为黄色,如果发现问题将会导致延期就标记为红色,任何环节出现问题可能造成的影响都一目了然,非常清楚。

当项目进展出现风险时,应对方案基本就是三招:“加班、加人、砍需求”。

先考虑加班,如果加班搞不定,考虑往项目组中增派人手;如果加人也解决不了问题,就要开始根据优先级倒着往下砍需求或者改方案;不到万不得已尽量不要延期,虽然可能有些项目从业务上来说延几天并不影响大局,可一旦形成习惯和风气,团队就会变得越来越散漫。

我刚开始学做项目管理的时候,前辈曾经给我一句忠告,他说做项目经理,交付就是承诺,只有保住交付,才能保住饭碗

另外,还有一个建议就是在项目计划中争取缓冲时间,我过去经历的大部分项目评估都偏向乐观,工程师觉得三天能做完的东西,可能需要五天才搞得定;所以我们要在项目中,尤其是在关键路径前后,根据风险大小和团队情况,在评估的结果上留出余量,应付可能出现的延期。

这一条建议可能在敏捷开发的实践中没有那么突出,但依然需要注意,当涉及功能模块依赖时,我们应当对交付尽可能严肃。

4. 正确看待项目管理工具

项目管理是一项技术活,涉及了很多工具和方法,小到一张燃尽图,大到一整套执行规范。面对这些工具,有两种极端的态度,一种是全面实施,严格按照工具来执行项目管理;另一种是觉得工具都是形式主义,没有价值,根据自己的经验管理项目就可以。

这两种态度都不可取,我建议你要全面了解项目管理工具和方法论,同时不拘泥于它们。每一样工具和规范都是前人经验的结晶,通过研究这些工具的设计和构造,我们可以学习很多关于项目管理的洞察。

比如我们举个例子,敏捷开发的方法论中有个工具叫做站会,就是项目组所有人每天围在看板前依次介绍自己今天的计划。在站会中有一个设计,是用一个令牌——比如一支笔,作为发言的标识,只有拿到这支笔的人可以说话,其他人保持安静,说完之后再把它传给下一个人开始发言。

这个设计本身非常形式化,但我们可以通过这个细节去洞察,站会中可能会发生的现象,就是本来设计的初衷是做一个短平快的沟通,结果却演变成了七嘴八舌的细节讨论会,这样一来就降低了站会的效率。通过这样的观察和思考,我们即便没有丰富的站会经验,也可以明白我们在站会中发生的现象,以及我们应当避免类似现象的发生。

另外,所谓尽信书不如无书,我们也需要根据自己的项目和团队情况,选择合适的管理工具。并不是所有的团队都需要站会、所有的项目都需要燃尽图。我们应当在深入了解各种工具的基础之上,择善而从,才是正道。

5. 稳住才能赢

我认识的优秀项目经理,都有一个共同的特点,就是风格非常沉稳。在项目出现意外的时候,他们也会慌张,但都可以迅速调整心态,冷静思考对策,绝不会手足无措。这一点非常重要。项目经理的心态如果崩了,其他团队成员信心就更悬了,所以作为项目管理者,一定要稳得住。

除了心态要好之外,项目经理能稳得住,最重要的是对整个项目状况的通盘掌握。项目经理要深刻地理解业务背景和项目目标,并以此把握好相关优先级,管理好项目边界,控制好成本和质量,只有这样,才能在项目推进过程中尽早识别和应对风险的发生。

这一切都需要投入精力和时间去学习,所以项目管理并不是一个纯粹的经验学科,而是一门手艺,不能随意而为,而要刻意练习。

总结

总结一下,在项目管理中应当更多地利用影响力而非权力,应当更重视人而非流程和制度;之后,计划是交付的手段和确保交付的重要性,最后如何看待项目管理工具,以及项目经理所需要的心态和控制力。

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