你一定想不到一个大型会议的接待工作会比会议现场更重要吧？以前我也没想到，但是经过多年的实践发现，还真是这样.......
用最朴实的话说就是，会议服务工作太简单了，谁都有自己的想法和需求，参会感受不好，谁都可以吐槽几句，所以会议服务工作才是工作最多最杂的一部分，才更需要想的周全做到无可挑剔，展现出会务组的工作水平。
温馨提示以下方法大多针对有重要领导或重大意义的会议，并不普遍适用于日常会议，所以小伙伴们不要觉得我小题大做，也不要盲目套用哈！（当然方法和思路是通用的）
小伙伴们可以回忆一下，你去参加某个会议的时候有没有遇到过这样的情况，明天早上开会，今天晚上还不知道车辆出入如何安排，会议的议程是什么，着装怎么要求……
或者你有这样的体验，会议召开前两天已经有工作人员联系你询问行程，并告知车辆安排、食宿安排甚至告知你当地天气和着装要求，方便你携带适合的行李？
相信这两种感受都能给你留下很深刻的印象。这期要说的就是，那些会务接待工作中暖心的细节和他们该出现的时机。
憋说话，还是先分组吧……
不要指望几个人能提供一条龙服务，也不需要对所有参会人员“一视同仁”，就是说先给工作人员分组，让他们分头行动，再给参会人员分组排出优先等级。
工作人员一般分为“交通组”、“住宿组”、“餐饮组”
参会人员一般分为“重要人员”、“主要人员”和“一般人员”
一、交通组
工作职责主要是根据提前收集的行程信息，到机场、高铁站等接机接站。分为以下几个等级：
1.重要人员的接机，一般有本单位领导亲自带车前往接机，工作人员需要提前、准确查清楚航班信息、接机口，准备接机牌等，协助领导顺利接机；
2.主要的人员可由工作人员带车前往接机，同样需要提前与客人取得联系，准确及时接到客人后陪同送至酒店，路上可对城市、会议或本单位做简单的介绍；
3.一般人员可根据批次安排合适车辆接机，提前与领队或客人取得联系，准确告知接机车辆信息。
小温馨：
1）除极其重要的客人由接机领导提前联系外，其他接机均需要在登机前将接机信息通知到客人，包括位置、车辆信息、司机电话、联系人电话，甚至天气、至酒店行程时间等。
2）每一个接机人从机场或车站出发时，均需要在工作群内通知到签到处的同事，以便提前准备房卡。
二、住宿组
一般情况安排住宿的工作人员要在酒店大堂摆放一个会议的签到台，尽量做一块背景板，醒目正式一些，住宿组需要制作一份房间分配表格，务必要包含往返的行程信息，方便房间分配，因为酒店经常不能一次性把全部房间打扫干净，工作人员需要根据客人的来程时间有序安排房间，后续也可以根据客人的返程信息合理调整房间。
房间安排的小规矩们：
1）给极其重要的领导安排房间，尤其广东地区避免4、18这两个楼层，房间要求朝阳、无异味。
2）清楚领导的住宿等级要求，如政府、事业单位领导不能安排套间、高级房等。
3）同一批客人里，级别高的客人尽量安排高楼层，几个主要领导房间避免过于临近。
可以让酒店配合把所有预定的房间房卡先制作出来，房间分配的表格做出来一份以后给到酒店前台一份，客人到了以后，先到签到处领取房卡后自行到前台只登记身份信息就可以了，这样工作人员对房间分配有把控，有不同需求也可以灵活调整。
住宿组还有一个重要工作就是布置房间：
讲究有很多，如果有重要客户，要尽量根据他的喜好摆放茶叶、矿泉水、牛奶、饼干等食品，还要配备消毒过的毛巾浴巾等。
算了直接列清单吧，小伙伴们可以根据实际情况做选择，但是注意区分等级哦~
食品类：茶叶、大瓶矿泉水、牛奶、饼干、水果、坚果
用品类：毛巾、浴巾、拖鞋、旅行装洗漱用品、消毒湿巾、口罩等。
纪念品类：有本地特色或符合会议主题的纪念品、特产等，要求精致、大气、方便携带、容易储存，价格不宜过高。
资料类：会议议程、工作人员联系卡、会议学习资料、参会证等。
三、餐饮组
其实餐饮组还好，因为有时间提前准备。一般大型会议都是用自助餐，确定菜品、数量，与会务组沟通好开餐时间，中途提醒厨房及时补充菜品即可。
需要关注的是如果有临时的围餐，需要提前准备全部主要领导和嘉宾的桌签牌，并排好座次，通常用餐人员会有临时的变化，根据情况随时调整座次，并安排一位对人员熟悉的工作人员在门口做好指引，避免走错房间，坐错位置的尴尬。
另外菜单需根据当地宴请习俗制定，菜品应荤素搭配，尽量体现当地特色，切勿安排鲍鱼、鱼翅等不合时宜的菜品，和螃蟹、鸡脚等不方便实用的菜品。（如客人明确提出需求可以安排）
围餐期间，工作人员可在走廊或备餐间等候，在上菜速度、临时需求、突发状况等方面，方便及时与酒店沟通，服务员有照顾不周时也可及时补位。
另外，围餐即将结束时，做好车辆安排及指引工作。
四、加分项答案在此
1.布置酒店房间的时候礼品很难挑选，如果没有合适的特产，可以在万能的tb上定制一些文创产品，符合会议主题或有当地特色的纸雕贺卡、当地瓷窑烧的茶盏、定制茶饼、黑科技小产品等。用心、有创意、有纪念意义的小物件，比大包的土特产更能打动人。
2.商务接待用餐虽然正式，但也有发挥的空间，如果有一两道菜是有说道的，不仅可以让东道主拉近与客人的关系，更是接待工作的小亮点。
如之前在单位食堂接待过一个安徽籍的客户，食堂四川的厨师赶鸭子上架做了一道安徽名菜，其实做的不是很正宗，但是客人感觉自己被高度重视，特别高兴，聊了很多与安徽有关的话题，关系增进了很多。
方式有很多，可以为女客人专门点一碗酒酿圆子、为三高的客人点几道特别的素菜、为感冒的客人点一碗姜汤等等……不看疗效看心意，即使不合适，心意到了，情承了，目的也就达到了。