手帐答疑|工作手帐的使用

「iamblue：8、请问可以分享一下工作手册的使用方法吗？」

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因为每个人的工作性质和工作内容不同，选择的手帐也是不同的，我对工作手帐的分享只是我自己的使用weekly的一个的心得。

因为工作的内容主要是部门的内务资料的整理报送，负责的任务也是比较繁杂的。因为任务比较多，又怕自己会忘记，从刚开始工作我就有记录自己工作任务的习惯。从一开始随意将环保纸订在一起，用列清单的方式去记录自己的to do，到后来用横线本自制四象限的两天一页的笔记本，再到后来发现这种A5大小的weekly手帐本。这已经是我的使用的第二本weekly的工作手帐。

关于手帐本的选择

为什么我会选择A5size的weekly作为我的工作手帐，我是从书写量和工作效率两个维度去考虑。

书写量

作为工作手帐，主要记录的是工作的中的一些的事项，在月历写下领导同事的行程安排和一些重要事项的行程。而会议记录我们是有专门的会议记录本所以这本工作手帐里是不需要写会议记录的。

记录的方式主要也是以列清单打钩的方式为主，根据我对自己工作量的评估，一天大概就是4-6个比较具体的项目（有时月初月末，会有一些常规性的工作任务，事项可能会多一点），还有一些其他事项像接听电话（平均一天20通）和接待上来办事的人员（平均大概一天5个人，每人可能是10-15分钟），这些基本都是不用记录在的手帐本上，有的需要回复或者是想领导请示的我会用便签纸写下来，贴在手帐本上，完成之后再撕掉。

考虑到任务书写量不大，所以觉得普通的效率手帐对于我来说，可书写的版面还是太多了。Weekly的书写位置还是比较适合的。

工作效率

很多时候工作的内容是有连续性和实效性的，像我周一接到文件要做的这些任务，而任务的deadline是在周五，我只要在deadline之前完成就好。

因为月历页的位置有限，如果有多项任务的deadline在同一天，月历页的位置会写不下。如果我在效率手册deadline的当天的页面写上的，很可能我在周中的其他时间会忘记还有这分文件需要完成。而如果我将待办事项记录在收到文件的当天不仅可能会忘记deadline，还会为当天这么多的待办事项感到焦虑。

所以为了更好地灵活安排自己的工作时间，我更愿意以周为单位去记录着待办事项，在周中合适的时间安排待办事项而不是等到快到deadline再去完成。而且以周为单位去记录待办事项还有一个好处就是方便迁移，只要在周五下午，看看这周有什么未完成的工作，然后将这些任务迁移到下周的页面就可以了。

手帐页面的使用

周计划页面

书写内容：每天的待办事项以及写重要行程的安排

每天的待办事项主要是以下的几方面

1、每天的紧急任务（按照紧急程度）

2、有时限需要处理的文件（按照紧急程度和工作难度）

3、重要但是不紧急的事

之前和很多小伙伴交流的时候都会提及一个问题就是，工作中几乎是没有紧急不重要的，领导突然说要些什么数据或者是帮他做一件什么事，就要放下自己手上的工作去做，导致工作效率不高。其实我之前也是有这种感觉，但是后来的我发现我可以用一些方法一些工具去缓解这种紧急。

1、认真研究自己工作职责。因为我自己主要是负责内务资料的整理，我整理的资料数据很多时候都是要作为领导决策的一些辅助性材料，领导也会时不时对问我要一些数据资料。所以整理数据资料就成为我的重要不紧急项。这些工作平时都是么有固定的时限，但是一旦需要要整理也是比较麻烦和费时，所以我需要及时更新数据，以免领导要数据的时候拿不出来，同时也会减少这种紧急任务带来的焦虑感

2、琐事集中处理。以前我总是接到一个咨询电话就回答一次，但是现在我会让咨询人将问题发到我邮箱，我每天集中时间一个时间去处理这些咨询的回复。

3、巧妙利用工具。经常和资料数据打交道的我，真的需要好好地感谢一下EXRECL的强大工作，无论是套打还是数据透视表都大大简化了我的工作，提高了我的工作效率。

重要行程

主要是一些会议的安排，主要写下时间、地点、参会领导、会议议题等

书写方式

主要是写待办清单的方式。

空白页面

书写内容主要有分成3个部分

1、周to do（主要是列一些重要但是不紧急的事项，像我需要整理哪些数据，哪些资料，要做哪些工具的完善，自己哪些技能的提高）

2、记录有deadline的文件任务信息

3、备注（一些需要向领导反映的问题，其他部门好的做法，一些工作的想法）

在空白页面我最喜欢的是“记录有deadline的文件任务信息”这模块，因为是以周为单位记录所以一周收到的文件任务可以一目了然，我也可以根据自己的时间已经处理文件的难易程度灵活安排在什么时候完成任务。而且我还可以根据记录，及时提醒相关的文件负责人去完成任务，减少因为他人而影响自己报送资料的进度。而且在周五查看工作任务和迁移未完成项目的时候也比较简单快捷。