2022-11-23 财产与物资管理

物资采购入库验收管理制度

                                               第1章  总则

第1条 目的

为了规范公司物资采购、入库和验收流程，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司物资采购、入库和验收相关工作人员。

                                              第2章  物资采购

第3条  采购单处理

仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。

第4条 物资标签

物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。

                                              第3章  物资入库

第5条 内购物资入库

1.材料入库前，保管人员必须对照采购单，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一 一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入请购单；2.如发现实物与采购单上所列的内容不符，保管人员应立即通知采购人员和主管。在这种情况下，原则上不予接受入库，如采购部门要求接收，则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。

第6条  外购物资人库

1.材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照装箱单及采购单开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入采购单；2.开箱后，如发现所装载材料与装箱单或采购单记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理；3.如发现所装载物料有倾覆、破损、变质或受潮等现象，经初步估算损失在2000元以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过2000元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量；4.受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示，再送财务部门及采购部门办理索赔；5.入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入进货日报表作为入账依据。

7条  急用品入库

紧急材料入库交货时，若保管部门尚未收到请购单，收料人员应先询问采购部门。确认无误后，方可办理入库。

公司目前使用的是钉钉采购申请，而不是纸质的“采购单”。但这并不妨碍按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。公司组织架构没有涉及文中提到的诸多部门，采购、入库基本都是由行政部承担，相对更便于管理。