读书笔记｜PDCA工作术|如何做好实施阶段事项

要想在实施阶段把事项做扎实，就要注意两个方面的重点：
(1)管理好TODOList

(2)做好时间管理。

管理好TODOList

在实际工作生活中，我们在一个时段内运行有多个PDCA。更有多个课题、多个行动措施里的“TODO”的项目繁多。清单是避免遗漏的好工具，所以在每周我们都需要分解出我们的任务清单，在每天中有行动清单“TODO list”。对于个人管理的行动清单可以是纸制也可以使用类如“滴答清单”的应用。对于团队需要分享的协同任务，对于每个人的行动最好以电子形式存在，可以通过软件分配给不同的成员开展。

人的愿望是永无止境的，想要的很多，都希望全方面兼顾，但人的精力和时间有限。“贪大求全”，安排事项过多总会让人面对大量事项没有完成的尴尬境地，使人焦虑；而且事项太多、太杂，也容易让自己失去焦点，不分轻重缓急。对于清单中的事项，要勇敢去做减法。认真检查第一天的行动清单，始终保证从优先顺序较高的事项着手做起。对于那些优先顺序较低且不易解决的工作，把它们放进“冷冻箱”(sometimetobe)中，待有精力和时间时再开始做它们。

做好时间管理

时间是不受人的管理的，能管理的只能是时间应用在哪些方面。做好时间管理首先要明确花时间做什么样的事情。

有关面临挑战的难易程度，可以分为三个区域，舒适区（comfort zone）、学习区（learning zone）和恐慌区（panic zone）。

保持适度紧张，处于学习区.jpg

• 舒适区，就是做起来很轻松，感觉不到到压力的事情。

• 学习区，所做的事情有一些挑战，需要学习才能应对，是对一定程度的工作忙碌感觉到充实的状态。

• 恐慌区，需要做的事情远超过自己的能力从而“陷入恐慌”的状态。

无论是对于个人还是对于企业，理想状态是保持“适度的紧张”，一直进度，所以应在学习区域付出更多的时间和资源。

时间管理的重点就在于在有限时间内对TODO进行调整主要有三种方式：

① 割舍 ② 替换。 ③ 压缩

而确定如保选择TODO内的事项，可以使用重要及紧迫程度的“时间管理矩阵图”。可以考虑将行动措施“DO”按照重要程度分为三个等级，将第一等级和第二等级填入重要区域，将第三等级填入非重要区域。关于行动措施的紧迫程度，可以将紧迫度在三个月以内的事项填入紧迫区域，三个月以外的事项填入非紧迫区域。象限二中的事项更具有长期价值，对未来成长意义重大，应避免调整。

可以考虑将行动措施“DO”按照重要程度分为三个等级，将第一等级和第二等级填入重要区域，将第三等级填入非重要区域。关于行动措施的紧迫程度，可以将紧迫度在三个月以内的事项填入紧迫区域，三个月以外的事项填入非紧迫区域。.jpg

对于第四象限任务可以适合割舍。如果出现新的事项且优先级比较高时，就要进行替换。需要替换的第一替补事项多数应当位于第四象限区域，第二替补事项则大多位于第三象限（非重要且紧迫）区域。压缩包括两方面情况，一是提高效率，在单位时间内做更多的事情；二是压缩休息时间。提高效率就是要多做一些第二象限的事情，把做过的事情标准化、制度化、流程化。压缩休息时间要慎用，只有在万不得已时使用。