电商产品设计：采购系统

今天主要讲采购系统规划，就公司现状，之前所有的功能都是依托公司的ERP系统来实现；当时因为和集团公司的b2bERP系统有对接，之间的数据关系也相比其他的电商公司复杂；同时供应商管理由于和上游公司数据未做分离，结算时全都依附于财务线下手动核算；故本章着重从这两个方面来做阐述。

采购业务流程分为内采和外采；因为每个公司的系统情况不同，故内采只做简单说明，着重介绍外采部分。

一 业务流程

内采业务流程

内采基本上都是系统来自动实现，系统生成采购单。

上游系统自动生成对应的出库开票单，验收出库后，生成对应的入库单。

库房验收实现商品入库。

但是由于系统早期做的对接，环节上有脱节；故在公司更换ERP系统时，需要将货物入库验收环节增加验收人员入库确认后再做真正的入库，减少账物不符的情况。

外采业务流程

由于公司是做医药电商，对于国家GSP比较严格，因此从最初的供应商资料审核都有着严格的要求，具体的流程如图：

（说明：资料审批，首营资料审核这些流程刚开始一般都是线下来实现完成。）

从业务流程中可以看出，采购业务，简单的说，就是从某个地方，采购某些商品，到哪里去。

从这句话中，我们可以看到几个因素：

从某个地方：供应商

采购某些商品：商品

到哪里去：仓库

中间连接这些因素的叫采购单，采购单的内容和流转也是这个流程的核心。

二 系统功能

（1）功能层面

功能层面，主要包括供应商管理、采购商品管理、仓库管理，对采购流程的管理，包括采购单管理、采购退货单管理。大致的功能点如下，具体细节要根据公司的实际业务确定。

（2）功能流程说明

这段时间整理原型的时候，主要要根据公司的实际业务需要来设计。像我们的公司，是有地区仓，而每个地区下又会有直营店和加盟店。再加上是药品，在ERP系统上设计时都是比较严谨的，而对于普通的电商公司，采购流程上可以进行简化：

像医药公司（线下有门店）的采购流程，一般会经历以下几个阶段

1. 采购人员开票

采购人员根据实际情况，与供应商沟通后，开具采购票据；

上级人员进行采购审核，审核通过后按照规定通知供应商配货；（是否审核由公司的具体的业务来决定）

供应商配送货物，等待货物验收；

2. 采购货物验收—人员验收，票据与货物核对，验收货物

3. 库房入库

库房人员按验收票据，按货位号上架货物

货物入库操作；库房库存增加

是否要配送到某个门店，调入门店（如果有门店，则需要考虑配送出库，如果无，则入库后该流程即可结束）

4. 配送门店—开具配送出库单，按票据明细打包货品，进行配送出库

5. 门店入库—门店按配送出库的商品进行上架，做门店入库上架处理

说明：逆向流程本章不做过多介绍，采购退货与入库流程发起方相反。具体的流程需要根据公司实际业务设计

（3）原型示例

三 总结说明

针对这些，其实像货品管理—之前因为是早期发展，自营B2C的商品是需要业务来录入两次，维护成本高，出错率相比也高。价格把控上也不好操作管理，故在整个系统的规划过程中，大家一致的意见是采购系统和商品系统要做交互，实现数据的相通性，同时也可以满足多个业务线的发展。