用系统化思维思考文档 — 值班日志(下)

大家好!

在前两天的文章中,我从信息层面入手,和大家聊了聊《值班日志》这一文档是否应该存在的话题,最终得出该文档完全是可以“化有形为无形”的结论。

今天我想继续就值班这件事本身入手,列举更多和值班有密切关联的信息块,并对这些信息块进行一定程度的展开。

值班安排

值班安排表是与值班相关的信息类型,主要也会以表格的形式呈现。

在值班安排上,不同的理念会决定不同的安排方式。

如果负责安排值班的人员仅仅讲求分配的公平性,或者仅仅将值班本身视为一种任务去完成的话,那么这样的值班安排并不会有多大的新意,往往就是以一个接一个的顺序排列,轮到谁值班就是谁。

做得人性化一点的话,企业也会允许值班人员自行调换,以应对生活和家庭中可能出现的各种情况和正常需求。在这一方面,绝大多数企业或组织都是相对灵活的。

同时,绝大多数有值班制度的企业也会严格按照相关的法律法规,落实值班后的调休制度,确保这些值班最后可以通过调休的形式补回来。

而如果负责值班安排的人员是以“为客户提供优质服务”作为理念的话,那么对于值班的安排就不是一张值班表那么简单了,而是会将值班安排这件事做得更为精细化。

精细化的前提同样是系统化思维,能够在服务理念这一基准之下,对“如何在值班这件事上发挥更大价值”这一问题进行深入思考。

我们需要结合具体情况进行具体分析。

我们会发现,在系统化思考的过程中,更多信息块之间实现了深度交融,不同信息交融后产生的效果要远大于这些信息孤立存在时的效果。

以居委会为例。不少地区的居委会都会有值班制度,值班时间可能是周一到周五下班后的两小时,也可能是周六或周日的某一天,这些都是为了能够和居民,特别是上班族的作息相契合,他们能够办事的时间往往也只有居委会值班的这些时间。

这个时候,我们可以将值班安排与相应的事务安排进行重叠。

比如,如果我们得知,全体业委需要在某一个值班日中,去居委会议室参加一场碰头会,或者所辖居民需要借用居委会的部分场地开展一些活动。

在这样的特殊情况下,我们可以安排日常经常负责此类事务、或是具有丰富经验的全能型干部来负责值班,这样将更为合适。

更进一步,如果我们能对日常的业务保持深入了解,甚至能够结合一些更为精准的数据分析的话,那么我们同样可以充分利用起来,实现更为精准的信息融合。

比如,如果居委会经过了一些精准的数据分析,发现上班族居民主要会集中在周六的下午过来办事;反之,在日常的工作日之中,则主要是以非上班族居民为主。

掌握了这一特点之后,我们就可以灵活安排人员,周六的值班可以向习惯于与上班族打交道,且具有丰富办事经验的干部倾斜,而工作日则可以偏向于与非上班族打交道的干部。

以上只是我的举例。在实际的值班安排中,系统化思考做得越是充分,与其他信息交融得越多,那么越能做到精细化,最终将值班,乃至工作日的人效用到最高水准。

让值班成为一种赋能方式

在某些企业或组织中,值班是一种全员都需要参与的制度,无论是具有丰富经验的老员工,还是刚刚入职的新员工,都需要参与。

而在新员工的值班安排上,往往就会出现各种问题。

一些企业和组织会采用一种相对简单的方法,负责值班的新员工不需要直接应对客户的诉求,而是主要以接待和记录为主,具体的处理则留待更富有经验的员工在工作日接手。

而从系统化思维的角度,值班这件事除了能够给我们的客户带来价值之外,是否也能给这些新人带来价值呢?

从这一点上考虑的话,我们可以将此作为新人的锻炼平台,因为值班时可能遇到的问题场景并不会少于工作日,甚至在值班时会更为“浓缩”、更为集中体现,这就给新人带来很大的挑战,但也带来了快速熟悉业务的良机。

还是以居委会为例,为了将值班作为良机给新人赋能,我们可以在排班时,轮流安排一位干部与新人共同值班,这样,值班就成为了新老员工之间的交流平台。

在遇到不同的业务场景时,老员工可以直接将经验传授给新人,新员工则可以通过在实际场景下的学习和观察,实现快速成长。

另一方面,我们仍然能够从信息传递的角度切入,让每一位员工都能养成知识沉淀的习惯,在日常工作中对各种场景的应对措施进行记录,形成一份类似于工作日志的文档。

经过一定的整理和汇总之后,我们可以将其转化成一份FAQ小册子发放给新人,让其在初期能够做到充分的对号入座。

从这一角度来说,对新人值班这件事的深入认知,其实也在倒逼我们对于信息传递和沉淀的关注,让我们之前所积累的宝贵经验和方法论得以高效传承。

最后

之所以举这两个信息块作为例子,其实是想向大家说明,任何工作看起来容易,只要有一定基础知识和经验,不少人都能做到快速入门。

但一旦要将一件事做好,让这件事能够发挥的价值最大化,并保证其所花费的精力和时间成本最小化,这就不是那么简单的了。

这就需要我们回归到业务本身,以系统化思维深度剖析我们手头的业务,并将其层层剥离,做到真正意义上的结构化,直至深入到业务的核心中来,探寻业务能够产出的价值,并找到和其他业务之间的深度关联关系。

正如《值班日志》,看上去是一篇小小的文档,但要探寻其存在的意义,就需要我们以系统化思维,回归到值班这一业务的实质中来,并在此基础上重新梳理值班日志中所包含的信息块,这样我们很容易找到答案。

对我们个人发展而言,我们需要时时对我们手头上的工作进行深度思考,以批判性的思维看待一些“强加给我们的东西”。

比如,如果我们是某高科技企业的技术支持工程师,需要每周六上午进行值班,领导给了我们这样一张值班日志进行记录。

这个时候,如果我们对值班日志这一文档形态有所怀疑的话,那么我们就可以深入到自身的业务中来,做一些批判性思考,最终得出更好的结论。

我们每个人只要能充分发挥出自我的主观能动性,那么我们就会拥有无限潜力,思考方法可能会与我在这几篇文章中的分析方法接近,但也有可能会融入更多创新方法。

这样的思考过程对于我们的个人发展至关重要,不仅仅培养了我们的严谨度和批判精神,更是能够让我们养成系统化思考的习惯,找到多种解决问题的方法。

我想,这样的习惯将会让我们受益终生。

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