思维升级——学会使用系统思维解决问题

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在公司年度管理者晋升述职评议会上,老板对多位拟将晋升的管理者提出要求:工作中要使用系统思维思考问题,可以更有效、全面地解决问题,更有助于整体目标的达成。

什么是系统思维?除了系统思维,还有什么其他思维方式?如何用系统思维来思考和解决问题?如何使用系统思维解决企业管理中问题?……

今天的文字,严格来说是个人的学习笔记。希望通过对系统思维的学习和思考,达到思维升级,学会使用系统思维解决工作和生活中的问题。


什么是系统思维

首先看一下什么是系统?

百度百科是这样解释的:“系统即若干部分相互联系、相互作用,形成的具有某些功能的整体。”

什么是系统思维?

“系统思维是原则性与灵活性有机结合的基本思维方式。”

“整体性原则是系统思维方式的核心,这一原则要求人们无论干什么事情都要立足整体,从整体与部门、整体与环境的相互作用过程来认识和把握整体。”

看到这些充满哲理性的定义,我既兴奋又迷茫。兴奋的是感觉自己找到了可以打开天灵盖的思维方式。但又感到迷茫,因为网上的文字都停留在概念描述,没有告诉我怎样思考才算是做到系统思维。

为了弄清楚系统思维,我查阅了很多期刊文章,并阅读了几本关于系统思维的书籍,其中的两本是:《第五项修炼》和《11堂系统思维课——怎样成为解决问题的高手》。以下是对这些材料和书籍知识的归纳和个人的思考总结。


常见的思维类型

线性思维

线性思维是最常用也是最简单的思维模式。线性思维的核心是探究因果关系。这种思维认为所有的事情都有因果。比如,员工迟到了(结果),是因为路上塞车了或早晨闹钟没响(原因)。线性思维可以有效地帮助我们找到问题的解决方案。但也很明显,线性思维只关注了事物的一方面,找到的解决方案可能正确,也可能会出现偏差。比如上面的例子,如果把员工迟到的原因只归结到塞车或闹钟的原因,明显没有找到问题的根源,只解决了问题的症状,没有效地解决问题。

垂直思维

垂直思维又称为逻辑思维或收敛性思维,是指按一定的思维线路或逻辑进行的、向上或向下的垂直的思考方式,是以逻辑性、严密性、深刻性见长。垂直思维一般应用在学术研究中。

平面思维

平面思维属于一种创造性思维,即以非传统的方式或非逻辑的方式来寻求解决问题的办法。强调寻求看待事物的不同方法和不同路径。

以上的描述让我想到乔布斯的话:当大部分认为产品设计是为了满足客户需求的时候,乔布斯认为客户自己并不清楚自己的需求,客户需求是被创造出来的。这也是被认为苹果公司之所以伟大的原因之一。

系统思维

系统思维,前面已详细描述,这里不赘述。百度百科将系统思维定义为"迄今为止人类所掌握的最高级的思维模式",太言过其实。我认为人类的各种思维模式只是解决问题的不同工具,本身并没有正确和错误之分,每一种思维模式都有其应用的场景和价值。

系统思维会给我们一个不同的视角审视更为复杂的事物和问题。企业的管理极为复杂,所以使用系统思维来分析和解决管理问题,是正确选择。

系统思维与线性思维比较时,线性思维往往是解决问题外显出的症状,症状缓解了,问题可能并没有解决。系统思维模式可以解决根本问题,治标又治本。


系统思维的构成要素

系统是由三个部分组成的:要素、关联以及功能或目的。“功能”是用来讨论非人类系统,“目的”一词是用来描述人类系统的。

要素

要素是系统的组成单元,是系统的参与者。比如企业中的员工、管理者、管理制度、流程、资金、资产等等。要素的变化对系统的影响最小,比如一个员工甚至一个管理者离开企业,企业可以重新招聘,这一般不会对系统的运行产生重大影响。

关联

关联是系统非常重要的部分,系统中所有的要素都不是孤立的,而是与其他要素之相互联动、相互作用的。关联在系统中,更多是以信息流动的形式存在并作用于系统的。

关联的变化对系统的变化影响巨大。即使要素完全不变,仅改变系统中的关联关系,系统本身也会因此产生巨大的变化。比如在同一行业中的不同企业,员工之间常常相互跳槽,但因为企业内部的关联和信息流动不一样,企业的最终竞争力仍存在巨大的差异。

功能或目的

一个系统的存在都有一定的功能或目的。系统的目的往往不是写下来或是说出来,而是要看系统在运行过程中体现出来的真实意图。

比如一家公司,对外声称要求员工将顾客置于上帝的位置,但在运行过程中,管理者只关注销售额或利润而将顾客利益置于次要地位,这会导致企业为了销售额和利润而损害顾客利益,最终企业也会被客户和市场抛弃。

改变系统的功能或目的,会使系统变得面目全非。如果教育机构存在的目的不是教书育人,而是为了利润最大化,最终会给社会带来什么样的影响?这在中国过去很多年已经体现出来了,这也是国家过去几年花了大力气整顿教培行业的根本原因。


系统运行的动态性

系统运行是动态的,而不是静态的。系统的动态运行过程中存在一个控制机制,这个机制就是“反馈回路”。反馈分为增强反馈(正反馈,即向好或向坏)和平衡反馈(负反馈,即系统寻求稳定,拒绝变化的机制)。不管是增强反馈还是平衡反馈,都具有延时性。

这个概念听上去有点抽象,举个例子说明。

当企业招聘到一些有能力有冲劲的员工,这些员工的能力和努力促进了公司业绩开始增长。当公司业绩增长的同时,我们会发现不光是新员工,企业的大部员工士气也会随之高涨,工作满意度提高,内部沟通更顺畅,这些又继续促进业绩增长。这个相互促进的增长就是系统的增强反馈机制。当然增强反馈机制不光是向上作用,也会对系统向下作用,让系统衰退。

但企业的业绩增长不会无极限,企业内一定出现阻碍业绩继续增长的因素。这个因素可能是内部管理机制,也可能是老员工的能力水平或其他方面,这个阻碍的因素,就是系统的平衡机制。

从上面的例子可以看出,系统中的增强反馈,是促进系统向上或向下的动力,而平衡反馈是系统中的稳定力量,是为了稳定系统运转或阻止系统改变的。系统增强动力和系统平衡力量,相互影响和作用。平衡力量强大,就会使组织系统尽量保持稳定运行;增强动力大于平衡力量,就会持续增长并最终打破平衡力量,让系统运行“升级”——更好或更糟糕。


系统运行的模式

系统的运行不是无规律的,当我们了解系统运行的基本模式或规律,可以帮助我们在实践中找到促进系统良性运行的关键时点或节点,以最小的投入获得最大的回报。本文只罗列了系统运行的部分模式。

增长极限

现象:增长极限是指系统在一段时间内加速增长或扩张之后,开始放缓并逐渐停止,甚至可能会逆转,开始加速崩溃。

对策:打破增长极限的办法有两个,一是提前识别增长极限的瓶颈点,扩容“系统能力”来突破极限或延迟极限的到来。二是不要总是在增长因素上使劲,要设法消除(或减少)平衡因素。

增长与投入不足

现象:如前一模式描述,如果现在还找不到消除或减少平衡因素阻碍的办法,可以采取增加投入的办法保持系统增长,并且这个投入要在系统增长降速之前完成。只要求增长,但不给到相应的投入,人们往往会降低预期、目标和动力,这又反过来使投入更加减少,从而进入恶性循环,系统最终失去突破增长极限的最佳时机。

对策:组织开始看到了业绩增长和加速增长的趋势,就要在业绩加速增长之前投入资源建设自身的能力。比如加大员工培训的投入或聘请专家优化组织流程等。

转移症状

现象:对系统问题采取的短期行动或解决方案,看似立刻生效,缓解了问题引起的症状。但可能只是解决了症状,没有解决问题本身,问题可能会在其他子系统或以其他症状反复出现。

对策:聚焦在问题的解决,而不是症状的解决。有时候缓解症状是必要的,但根据系统延迟反馈的特点,如果不解决根本原因,问题仍会再次或以其他形式出现。

例如,笔者曾任职的一家上市公司,老板排除众意聘用一位经验和能力丰富但价值观有问题的高管。这位高管的加入虽然短期满足了企业的管理人员不足的现状,但该高管过往的污点很快被媒体挖出,导致该公司股价大跌,损失惨重。

破坏目标

现象:我们制定了企业持续增长的目标,并通过一系列的行为来促进这目标的达成,但系统中的平衡因素因为惯性而阻碍系统增长,这可能会迫使管理者不得不降低期望和目标。

或者,企业为了短期利益而采取了只关注只解决当下问题的行为,这最终会阻碍系统长期目的的实现。系统可能会降低期望或调整目标。

对策:组织应该坚持愿景和正确的行为价值观。


管理者如何使用系统思维

1、明确并让全体成员了解组织的愿景和目标。不光企业要设立愿景,组织中的每个子系统都可以确立愿景和价值观。有了明确目标的系统,才具有意义,系统中的所有要素才会往一个方向发力。

2、让团队成员了解、学习系统思维,习惯于使用系统思维思考和解决问题。面对问题,不只解决症状,而是致力于从系统观、整体观出发解决根本问题。

3、收集更多的信息。管理者要多与系统中的每个人沟通,收集尽量多的信息,对系统中的要素进行了解。通过沟通,管理者的想法能传递给系统中的每个人。

4、区分系统的症状和问题,将精力聚焦于问题而不是症状。将复杂的问题进行了拆解,辨析问题产生的要素、关联和目的。使问题尽量简单化(但也不要过细,以免将问题复杂化,无从下手)。还要分析问题之间的关联,避免出现症状转移的情况。

5、追求组织增长的同时,也要加大对组织要素的投入,特别是对人的投入。避免错过增长的最佳时机。

6、努力建设学习型组织。系统的进步是要素、关联和目的整体的进步,建立学习型组织,会让每个系统要素成为推动系统正向增长的动力。避免他们成为阻碍系统提升的平衡力量。

7、…………

今天的内容比较抽象和枯燥,非常感谢各位朋友阅读。为了理清这些内容,笔者也花费了很长的时间学习、思考和输出。通过对以上内容的学习和思考,我感觉到系统思维确是一个更为全面且高级的思维方式,可以让我们的思维升级。未来我会尝试使用系统思维分析、解决工作中的问题,并期待未来与大家进一步分享。

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