pdm系统是归档服务器吗,航天企业PDM系统电子文件归档与管理过程研究

黄韵洁

摘 要：本文从电子文件形成、移交检验、组织管理、归档鉴定与整理、电子档案利用、价值鉴定和存储备份七个阶段对航天企业PDM系统电子文件归档与电子档案管理过程进行研究并论述了具体实现方法。

关键词：电子文件归档；电子档案管理；过程

随着数字化产品研制技术在航天企业的广泛应用，产品数字化协同研制和管理模式的实施不断深入，产品数据管理(以下简称PDM)系统已成为航天企业产品研制、设计、制造的核心应用平台，大量电子文件不断在PDM系统中形成和管理。在此背景下，电子文件归档与管理流程也需随之改变，由注重电子档案的后端管理向增强电子档案的前端控制转变，实现电子文件的及时归档和统一管理迫在眉睫。

1 PDM概念

PDM的概念自提出后一直在不断地发展和完善，综合学术界各类观点，对PDM的理解可以总结为：基于软件，以产品管理为核心，能够为产品的设计和制造提供协同工作环境，实现面向产品及其关联数据、过程的全生命周期管理的技术[1]。

2 PDM系统电子文件归档与管理流程设计

结合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，PDM系统电子文件归档与管理流程设计应以保障电子文件的真实、可靠、完整和可用为目标，落实电子文件归档和电子档案管理的前端控制、全程管理、统一管理[2] 原则，利用信息化手段实现电子文件归档的全过程管理，为保障科研生产工作的顺利开展提供档案资源服务。PDM系统电子文件归档和电子档案管理全过程应涵盖电子文件形成、移交检验、组织管理、归档鉴定与整理、电子档案利用、价值鉴定和存储备份七个阶段。

2.1 电子文件形成阶段

产品设计人员在PDM系统中创建电子文件并提交审批，经审批流程中各环节流转后，文件若通过审批，则转为不允许修改的受控状态。进入受控状态是电子文件向数字档案管理系统移交的前提。在此阶段，PDM系统一方面应对电子文件进行统一分类与标识，基于产品结构树组织和关联相关数据，并维护电子文件的一致性和关联性，保证产品电子文件的完整性和可追溯性；另一方面在电子文件形成过程中采集相关元数据信息，包含电子文件产生的背景信息、电子文件的属性信息、组织电子文件的信息(如产品结构树)等，并保证其完整和有效，若缺少信息或信息不合法则不能完成文件审批，从文件产生源头实现电子文件的前端管控。

2.2 电子文件移交检验阶段

为实现电子档案的集中和统一管理，建议采用物理归档方式实现PDM系统电子文件向数字档案管理系统的在线移交。PDM系统将受控电子文件及其元数据信息按照产品结构树进行组织，通过数据接口向数字档案管理系统推送。数字档案管理系统接收后，自动进行数据的“四性”检验，检验未通过的数据驳回PDM系统重新组织提交。

数字档案管理系统对接收的电子文件进行 “四性”检验，即检验移交电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性[2]。真实性即保障电子文件及其元数据在移交与接收检验时内容及信息的一致，可通过MD5校验码、数字签名、建立可靠传输平台等方式进行验证。可靠性即确保电子文件移交人及接收检验人身份的合法，可通过验证移交电子文件来源、移交人及接收检验人身份、权限控制、用户行为审计等方式进行保障。完整性即保障移交电子文件内容及其元数据信息的完整，一方面需要保障元数据信息、电子文件的完整和有效，可对必填元数据信息进行非空性检验，对电子文件的数量、大小等进行比对或通过MD5码进行验证，另一方面需要保障移交数据内容的完整，需要在电子文件移交时对应形成移交清单，明确电子文件内容及其元数据信息，确保移交数据内容的齐套性。可用性即保障移交电子文件的可理解和可被利用。PDM系统应对移交的电子文件进行格式检验，专用格式的电子文件必须转换为通用格式，并自动检测转换失败的电子文件，通过系统日志进行记录和提示，用户依据日志信息对转换失败的电子文件重新转换，保证电子文件可以正常浏览。

2.3 电子文件组织管理阶段

对检验通过的电子文件，数字档案管理系统依据产品结构树自动建立产品资源树节点，并将接收的电子文件及其元数据信息自动对应到相应的资源树节点下，形成现行文件。通过对现行文件的合理组织管理，可以实现用户对电子文件的快速借查阅，提高电子文件利用效率。

2.4 电子文件归档鉴定与整理阶段

在数字档案管理系统中对现行文件进行归档鉴定，筛选具有保存和利用价值的现行文件。然后对筛选出的电子文件进行元数据信息完善，包括编制文件档号和设置档案分类。最后，将信息完善的电子文件确认归档，成为电子档案。在此阶段应同步采集电子文件归档鉴定和整理的人員、操作时间、操作内容等信息作为电子文件的元数据项。

2.5 电子档案利用阶段

电子档案利用阶段应涵盖资源检索及知识服务两个方面的内容。在资源检索方面，用户基于关键词对目录等结构化数据进行检索，或基于系统的语义分析技术实现对非结构化数据的全文检索。在知识服务方面，在数字档案管理系统中构建知识管理模块，自动分析并挖掘文件之间的关联关系，形成专题信息，并由档案管理员进一步组织形成档案专题。档案管理员基于系统功能分析用户需求，自动挖掘档案资源之间的关联性，为用户提供多层次的信息主动推动服务。电子档案利用过程应建立精细化的浏览权限分配方案，用户若具备相应的浏览权限，则可在线进行电子档案的安全浏览；若不具备浏览权限，则经审批通过后可以浏览。电子档案浏览权限到期后，系统自动收回浏览权限。

2.6 电子档案价值鉴定阶段

电子档案应按照企业档案管理相关要求定期进行价值鉴定。在数字档案管理系统中设置部门鉴定人员及价值鉴定委员会成员角色，档案管理员按照年度检索鉴定范围内的电子档案，由部门鉴定人员对电子档案进行初步鉴定，价值鉴定委员会成员对电子档案进行最终鉴定。系统根据最终鉴定结果自动更改电子档案的保管期限信息，并将无保存和利用价值的电子档案转移至销毁库。

2.7 存储备份阶段

在数字档案管理系统中设置电子档案的在线存储和备份机制。电子档案应能够通过系统的批量导出功能，以元数据为单位进行组织后导出，并按统一规则(如采用文件档号)命名。基于数字档案管理系统、备份软件及备份设备，建立完善的备份策略，以在线备份和离线备份相结合的方式实现电子档案的异质异地备份。数字档案管理系统中的档案数据通过备份软件在线备份至备份服务器；通过备份软件将备份服务器上的数据备份至离线备份设备。通过离线备份设备的复制转换功能形成电子档案的光盘、磁带、缩微胶片等，然后运输至异地存储中心进行存放，实现异地灾备。当本地档案数据库发生故障，造成数据损坏或丢失时，可按顺序选择从在线备份设备、离线备份设备进行数据恢复；当本地屏蔽机房遭受物理损坏时，依靠异地存储中心进行数据恢复。

3 结束语

电子文件归档与管理是电子文件全生命周期管理的重要环节，是为企业收集、积累具有宝贵价值资源的重要保障。在产品数字化协同研制模式快速推进的大环境下，应将档案信息化与企业产品研制信息化统筹规划建设，优化档案管理业务流程，更好地发挥电子档案为科研生产服务的价值作用。

参考文献

[1]黄曙荣，安晶，王伟，阳程，《产品数据管理 PDM原理与应用 》，江苏大学出版社，2014，4-5页

[2]国家档案局，《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，2016，13-14页