如何有效开展绩效面谈?

又到了一年一度绩效考核的时间点了,尽管有不少企业通常是过了元旦、在春节前才完成绩效考核,还有一些企业是次年第二季度才开展上一年度的绩效考核,但不管怎样,“绩效考核”是一个必选动作,无非是有些企业做得粗糙,而有些企业做得精细。

尽管企业引进绩效管理工作有较长时间了,而据我的观察,很多企业的绩效考核都不能称之为“绩效考核”,充其量算是“工作量统计”——年末时,由相关部门或直接上级统计一下员工工作量,然后计算一个奖金包,有时候,这个“奖金包”会超出员工预期,大部分时候,这个“奖金包”会让员工觉得失落、突然没有了干劲……在我看来,这本质是绩效管理做得不足。

如果说,“计算奖金”是绩效管理重要的一个应用,那在这之后还有很重要的一项工作是绩效面谈,由员工的直接上级与下属面对面进行。在开展绩效面谈前,有一个基本前提要共识,即绩效管理的本质是要帮助员工达成绩效,在员工达成绩效的过程中,通过提供资源、培训及必要的协助等帮助员工成长,理想的结果是让员工达成绩效的同时,收获成长感。如何开展有效的绩效面谈呢?结合我的经验,谈三点建议:

第一,绩效面谈的准备工作要做好。准备工作包括两方面,通常由上级主导。上级要做好以下几方面准备工作:一是收集资料,最基本的资料包括岗位职责、年初工作目标及员工的个人绩效总结;二是准备与下属表现相关的一些具体数据和考核表单,让下属明白考核是有根据的,包括项目参与情况、业绩完成的数据等;三是考虑影响下属绩效表现的外部环境因素,比如现在时不时抬头的疫情;四是面谈的时候要准备一张绩效改善表,这是绩效面谈的最终落脚点,指导员工提升和改善绩效。另一方面,参与绩效面谈的下属的准备工作包括:一是已完成的工作目标及每项目标的成就,能量化的尽量量化,不要量化的要做好总结、陈述,少用形容词,客观的描述事实;二是要客观地分析阶段内(如年度)业绩不能完成的原因,有客观原因,但更要强调从自身找原因;三是从自身角度总结未来个人需要在哪些方面努力,需要公司提供什么样的培训或者支持,这一点还要结合上级的绩效改善表优化并与上级共识。值得注意的是,在正式开展绩效面谈时,要选择双方都方便的时间和场所(最好不要在上级办公室开展绩效面谈,这样下属容易怯场,不能达到有效改善的目的)。

第二,绩效面谈实施要到位。面谈的过程,比较考验管理者的管理能力和水平,有时候,绩效面谈很容易变成“闲聊”,面谈后双方都认为啥作用也没有起到作用,反而是浪费了各自的时间。这一过程中,管理者要注意几点:一是针对绩效而非私人问题或性格等谈话,既然是绩效面谈,谈话的核心应该是在绩效周期内员工的绩效表现情况,不要谈这以外的内容,尤其不能搞“人身攻击”;二是要优缺点并重,谈优点就谈优点,谈缺点就谈缺点,不要谈了缺点怕对方接受不了,再“表扬”一句,实际上,依我的实践,现在的新生代员工的承受力远比我们想象中要大;三是不要害怕承认错误,上级最优秀和最自信的表现之一是勇于承认错误;四是善用下属的自我评估,在下属的自我评估中发现业绩和问题。

特别要提醒的是,要把握好时间,所以在面谈前就要想清楚要谈什么,达到什么目的,不能变成“漫谈”、“闲聊”。同时,在面谈过程中,上级要特别懂得倾听,要鼓励下属说话。可以从以下几方面强化倾听能力:一是可以通过各种各样的方式发问,肯定法、否定法、选择法和开放法等;二是要能够站在对方的角度思考问题,作为上司的特点之一是拥有更多的信息,不能想当然地认为下属应该了解和你一样多的信息;三是,要开展双向沟通,建立和维护彼此的信任,每一次面谈都要不断加强彼此的信任,这一点非常重要,如果上司和下属没有建立信任关系,所有绩效考核的结果都可能被解读为上司喜欢/讨厌某下属(和业绩好坏没关系)。

第三,把握不同类型员工的特点,因材施法。一个团队,少则三、五人,多则数十人,团队内部的员工一定是不同的,可以按“领袖型”、“明星型”、“潜力型”、“抱怨型”、“抗拒型”及“愚忠型”大致分类,不同类型的员工应给予不同的绩效管理方法。

领袖型——意见担当,兴风作浪,意见相左。应对方法是在适当的时候与之恳谈。能力特别强的一些小头目,适当的时候要让他站在你这一边,否则就要把他打压下去,不然将会很难开展工作。明星型——能力强,不安于现状,想升职,想跳槽。应对方法是适当地杀杀其锐气,给予有难度的工作;或者培养新人,让他觉得自己有可能会被替代,让他有一定的压力。潜力型——潜力十足,能力不错,但发挥不稳。应对方法是先沟通、倾听、再对症下药。

抱怨型——事事觉得不满意,将情绪传染给他人。应对方法是私下交流,并寻找解决问题的方法。喜欢抱怨的人从本质上来说有两类:一是有轻度的抱怨倾向,这类人可以引导改过来;二是有严重负面情感的员工(天生就好抱怨),这类型比较难办,就要从源头上把好关了。抗拒型——守旧、惰性大,抗拒变革并影响他人。一次法院依法是让其看到他变革带来的好处。愚忠型——努力但绩效差强人意。这就好比我们很多人在学生时代,班上总有一个上课特别认真,老师说啥他都频频点头,似有所悟,课后也特别认真和努力,但每次考试基本都是垫底的那种学生。应对方法是有针对性地加强专业训练,提高素质,再不行就要适时淘汰掉。

最后,重要的话再说一遍,绩效管理的本质是帮助员工成长,帮助员工找到改进绩效的方法,帮助公司培养一支高绩效的队伍,在此过程中不断提升公司实现愿意的能力(原创作品、版权所有,欢迎关注)。

作者简介

王荣增:管理咨询师、国际注册管理咨师(CMC)、管理培训师、商业作者。专注企业文化、人力资源咨询及培训,著有《精进管理:如何成为卓有成效的管理者》。

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