三个简单步骤快速提高工作效率

我是一个喜欢打破砂锅问到底的人，习惯在工作上一遇到问题就马上去问、去弄懂。这样的习惯，我一直认为是没有问题的，也很鼓励新人多问多学。

可是最近上司因为进度的压力，特地来提醒我说：多问多学是好的，但建议你不要花太多时间在每一个临时遇到的问题上，你应该先按照SOP加快步伐、先把进度赶上去，留一点点时间来找问题的答案。不然工作会永远做不完！

上司的这个温馨提示，真是一语惊醒梦中人！我回想自己过去的习惯，发现原来我的低效率，很大程度上是自以为的“勤学好问”。常常会浪费很多时间，纠结在某个并不是特别紧急也不是非常重要的问题上。

于是，我就去找资料、发现了几个可以快速提高工作效率的方法，分享给大家。

第一：向量分析法，区别工作事项的轻重缓急

在着手做事之前，先分清楚各项工作的轻重缓急。如下图所示：

图片来自网络

把所有的事情排入四个向量中，再按先后顺序处理：

1. 重要而且紧急的事（如老板临时紧急召见、限期完成的报告）

2. 重要但不紧急（如下周要交的月报、下半年的训练计划）

3. 不重要但紧急（列席临时会议、需限制回复的订餐邮件）

4. 不重要也不紧急（各种广告、八卦...）

分清楚各项工作的轻重缓急，有利于合理安排时间和分配执行次序。同时也可以帮助自己提高专注力和执行力，快速解决问题。

第二：任务分解法，将工作目标细化、分步骤完成

若是一份工作量很大的报告，无法在一天之内完成，那么我们需要把它细化成每周任务、每日任务。将每日的工作量再分摊到具体的每一个小时，是为了能有目标有效率地执行工作。这样做的好处是：

1. 将工作具体安排、掌握节奏

2. 对工作目标可以做整体的掌控

第三：归纳总结法，把问题整理出来统一处理、定期检视进度和执行情况

在工作上，通常都会有简单易懂的标准作业程序SOP。从过去总结出来的经验/SOP，基本上已经可以解决70%的工作。所以建议大家：先熟悉工作程序，即使不清楚原理也没关系。以80:20法则分配时间，也就是用80%的时间按照程序完成工作任务，再预留20%的时间去处理执行过程中遇到的大部分不影响进度的问题，最后检视一天内的进度状况及可以改善/创新的方法。更具体的做法是：

1. 先收集整理问题：确保工作的连续性，也可以思考可能的解决办法

2. 检视进度和执行情况：找出造成延误的原因，对未来的计划做调整或状况排除

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