【译】如何构建高效的生产力软件

如今，似乎每个人都在开发生产力软件——这种软件能帮助你管理所有的待办事情。然而，它们似乎都缺少一些基本元素。一个生产力应用程序有两个任务：记住全部你需要做的事情，然后促使你完成它们。第二个任务是必要的，因为如果没有它，你将把所有的代办放到应用程序里，但是永远不会推进。第一个任务是必要的，因为没有它应用程序将不知道要提醒你该做什么。

我认为理想的生产力软件就像拥有一个出色的助手或竞选经理：一个对你生活中待办事项列表和日程安排了如指掌的人，并且敢于告诉你必须结束这次会议，因为你答应孩子们你会在5点回家带他们去比赛。按照这个标准来衡量，现有的生产力软件有着严重不足——它通常不过是一个徒有其表的待办软件。

记住一切：大多数软件允许你存储经典的待办事项列表：给Jon回电话，完成报告，给孩子们买玩具 ¹ 。有些系统甚至扩展到更模糊的生活目标：花时间与家人相处，成为一名成功的小说家，了解更多关于历史的知识。但也就仅此而已。

但是大多数人还在他们的项目管理软件中有任务项（修复这个错误），各种日历式的事件（和Jon吃午饭，赶飞机），以及大量的电子邮件（回复Jon的问题，修复frobnitz并向Bob报告等）。然而，似乎没有人敢将他们的软件与日历、电子邮件客户端，甚至是缺陷跟踪软件整合在一起。

由于编写生产力软件的人不太可能同时编写一个电子邮件客户端、一个日历和一个缺陷跟踪软件（尽管这样会很棒），我将准备支持插件，这些插件可以从的其他不同的应用程序中导入任务和事件。这个应用程序必须能非常简单地将你一整天的内容都上传到待办事项来管理。

督促你去完成待办：我所见过的最好的功能是一种筛选功能，软件允许你只查看在火车上5分钟内可以完成的任务。但是，如果你是那种严重需要生产力软件的人，仅仅有一个任务列表可能对你帮助不大。（我可以在记事本中写一个大任务列表。）相反，软件应该主动帮助你去做事情，比如告诉你停止闲逛，为明天的大截止日期做好准备，或者赶紧回复昨天的那封紧急电子邮件。

软件如何实现这一点？首先，它需要知道什么是最重要的。在导入你的生活之后，它应该让你逐一处理和分类：查看每一个任务并决定它的重要性（或者是否已经完成）。我已经编写了一个程序来处理我的电子邮件，这对我来说非常有价值——在短短几小时内，三千条混乱的消息变成了按重要性排序的整洁标记的一组堆。同样，它可以将一堆杂乱的待办事项变成行动计划的开端。

然后是关键部分：它告诉你该做什么。我并不是要求什么复杂的东西，比如一个跟着你到处走并一只喊叫命令的机器狗（尽管那样可能很好）。我只是在说提供一个带有建议下一个任务的小弹出窗口。从心理学的角度来看，很容易忽略一个长长的待办事项列表。实际上，长长的待办事项列表会让人感到沮丧，让你想要转移视线。但是，关于一个简单地下一步该做什么的建议要难以忽视得多。

当然，建议必须是好的。软件会根据它所知道的所有关于你今天任务和日历的信息来生成这些建议。如果你仍然不喜欢这个建议，你可以告诉程序你不能这么做，因为：

• 那需要太长时间（给任务添加时间估计；用于确保在日历上的下一个事件之前可以完成任务）
• 那不是很重要（给任务添加优先级；用于按重要性排序）
• 我这里不能做那件事（给任务添加上下文，比如在某个地方；用于找到你可以在当前上下文中完成的任务）
• 我还不能做那件事（添加依赖关系；依赖关系可以偶尔检查以查看是否已经完成）
• 我已经做过了（标记为完成）
• 那不是很快就要到期了（添加到期日期；用于确保在截止日期之前完成任务）
  通过这种方式，生产力软件可以变得更加智能和个性化，更好地适应用户的需求和情况，从而更有效地帮助用户管理他们的时间和任务。

等等。理想情况下，系统会足够了解你的情况并聪明到你可以信赖它的预测。但即使它不完美，仅仅按照优先级顺序提出任务建议，也可能会比大多数需要生产力软件的人所使用的随意系统有很大改进。很难想象这样的工具不会是个大救星。

亚伦·斯沃茨的待办事项列表太长了，他一个人无法编写这个程序，但如果你有兴趣参与这个项目，他会很乐意提供帮助。你可以通过电子邮件与他联系，地址是 [email protected]。

（亲爱的读者们，我想要的回答不是你最喜欢的升级版待办事项列表的一个API能让我编写所有需要的导入器以及我描述的任务建议系统的。我的意思是待办事项列表应该已经具备这些功能；而不是它们应该让我去编写它们。）

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1. 大多数经典的生产力指南都是针对中层管理人员的，从例子中我们可以看出，他们的生活主要包括打电话、完成报告以及安抚家人。我又有何资格打破传统呢？ ↩︎