税务邮件系统建设要点

众所周知，国家政府职能正在从管理向服务转型，而为了更好的进行服务，电子邮件系统作为税务、工商、社保、海关、司法等政府部门创建新政务模式、强化与社会交流互动的基础地位也越加牢固。就拿税务机关来说，税务工作者在日常工作中，时常要用电子邮件向上级领导汇报工作，与同事进行工作沟通以及向广大纳税人传递各类信息等，但是基于税务工作性质的特殊性，税务人员在工作中对于电子邮件系统提出了以下操作需求：

（1）希望通过电子邮件系统的应用，能减少税务工作流程和操作次数，确保信息及时、完整的传到纳税人手中，减少其二次咨询、上门办理的次数，降低税务大厅的服务压力。

（2）实现纳税人分组管理，以便在税务辅导课件下发、纳税人引导、开展贴心服务等分级税务辅导上带来便利。

（3）邮件信息能及时传递，像一些税务报表、纳税知识、催税信件等信息的及时送达，避免信息不通给双方带来困扰。

（4）海外邮件收发便利。对于部分财务在境外处理的外资企业，由于时间和地域差异，可利用电子邮件来弥补电话或是现场办理存在的局限性，帮助实现全天候税务服务。

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通过以上需求可以看出，电子邮件系统是为税务机关提供一个低成本的便捷服务渠道，增强其服务能力，减少其工作环节，极大的丰富了税务服务方式；而对纳税人而言，税务机关利用电子邮件系统简化服务流程、及时传递信息，大大减少了其上门咨询、办理的工作环节，为双方都节约了不少时间。然而，据北京最大邮件服务商之一金笛邮件系统表示，电子邮件系统是否能对税务机关办公作业，产生高效积极的助推作用，还必须处理好以下一些问题。

1、能否保证邮件全球畅邮？
税务工作人员需要发送的邮件可谓种类繁多，比如一些税务报表、催税漏税提醒以及纳税人咨询回复等，而这些邮件若未及时准确的送达到对方邮箱，将给双方带来后果严重，所以邮件的精准送达，是税务机关电子邮件系统首先要具备的条件。金笛邮件系统在这方面就以独一无二的全球收发保证技术，不管是国内偏远地区，还是海外各国，邮件传递通畅无阻优势，很好的满足了税务部门的邮件收发需求，成为众多政务机关看好品牌。

2、能否实现纳税人分组管理？
税种多样，纳税人也各不同，有的时候一个纳税人要缴纳多个税种也是很常见，若没有仔细的分类，在发送邮件时，想要在众多的邮箱地址中精确查找某个纳税人邮箱地址，是需要一定时间的，将大大影响工作效率，而邮件服务器软件若能实现纳税人分组管理，将大大方便税务工作人员进行各项服务操作。客户有此需求，作为秉承“用户第一”原则的金笛邮件系统，自然对此进行过研究，在通讯录设置上，以树状结构显示，一目了然，且金笛还可以实现自定义群组发送，建立邮件列表，自由添加纳税人信息，在发送时只要点击该列表即可对列表内的所有成员进行邮件发送，减少税务工作者邮件发送的繁琐操作。

3、能否实现与办公系统的轻松对接？

税务工作者为了更好的进行工作，安装使用各类办公系统软件是必然，而电子邮件系统与这些办公系统的高效整合应用也是邮件服务商的一大考验。据了解，一些大邮件服务器品牌对于此类技术的实现更具可能性，像金笛就拥有一支技术实力雄厚研发团队，设计出多种接口与各大办公系统进行完美对接，极大的为税务工作带来便利。

4、能否实现邮件自动提交审批？
很多时候，一些重要的税务信息，需经上级领导批准方可对外发送，通常情况工作人员都是直接拿到领导办公室进行审批、签字、再发送。而对于一些电子文档，很多时候就需先打印出来，再行审批，这样不仅费时，对办公资源也是一种浪费。但使用金笛邮件系统的企业客户则不再有此困扰，因为领导只要进行关键字的设置，相关内容的邮件则会自动进入到其审核邮箱内，审批通过后，被审核邮件方能实现外传，如此智能的审批流程，对税务工作的顺利开展有很大促进作用。

最后，金笛还表示“税务机关要注意的电子邮件系统问题还有很多，像如何实现邮件备份存储管理、能否接收传真邮件、能否支持大附件邮件发送等等，若这些问题能得到很好的解决，将大大有利于税务机关税务工作一体化流程服务的实现，为众多纳税人提供更好的便民服务。”

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