实现企业内容管理――Office 2007面面观之(9)

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       每个人的电脑里面可能都会有成千上万个文件，更何况是一个企业。随着企业业务的不断深入，所拥有的各种内容信息也将不断扩大，如何对这些内容信息进行有效的组织与管理，如何从海量的内容信息中找到你的所需，这些都是企业在发展过程中可能遇到难题。于是你会看到，有些企业建立了文件共享服务器，分别创建多个共享文件夹，用来对内容信息分门别类。但是企业信息的管理者依然很痛苦，因为这样做同样会遇到很多问题，比如说，你如何保证员工都能按照要求正确地将新文档放在合适的位置，分类的标准如何保持一致？内容信息中有的是文档，有的是表单，有的是幻灯片，有的是数据报表，这种内容信息的纵向分类应该如何实现？企业中员工的分工不同、角色不同，不同部门的内容信息不能对所有人都公开，难道你只能通过对共享文件夹设置复杂的权限，才能保证信息的安全？内容信息可能已经经过了多次大大小小的修改和审批，如何能查看以前的版本，难道只能用“另存为”来实现各个版本的存档？

       2007 Office system 针对以上问题，提供了一套全新的解决方案，这就是“企业内容管理”（ ECM = Enterprise Content Management ）功能。 ECM 可以有效地帮助企业管理和组织相关的信息内容，同时还保证用户能通过使用熟悉的工具、进行简单的操作，即可轻松实现企业内容的管理，无需进行专业的环境部署和技能培训，为企业节省了大量的银子。 ECM 为企业内容的整个生存周期提供了一个统一的解决方案，从内容信息的创建，到属性的设定，到权限的管理，到审批的流程，到版本的控制，到共享的实现，到存档和销毁，每一个环节，都有 ECM 的身影。而 ECM 所能管理的企业内容信息不仅仅只是文档，还包括表单、图片、邮件、即时消息、 Web 页面等多种类型。

       ECM 解决方案实际上是 Office SharePoint Server 2007 的重要特性之一，因此它的核心组件当然就是 SharePoint 。最新的 MOSS 2007 所提供的新功能，像 Web 内容管理、文档管理与协作、信息检索和工作流的实现等，都是实现企业内容管理的基础功能。同时，每一个 Office 2007 的客户端产品都可以和 Office SharePoint Server 服务器进行连接，因此很多 ECM 的功能都可以在客户端完成，用户会深刻感觉到这样的工作方式既操作简单又省时省力。

       Office 2007 的企业内容管理解决方案主要包括以下几个方面：

 

企业文档的管理：

你可以在 SharePoint 中定义内容信息的各种属性（元数据），在此基础上，员工在创建和保存文档的时候，弹出的对话框中就要求指定这些属于你企业的定制化信息，比如创建者、创建日期、审批者，还可以通过选择的方式指定内容信息所属的类别、相关的部门和项目，这种方式将有效地管理企业文档的创建、审核、发布和存储，轻松实现企业内容信息的分类和管理，现以适应企业中特定的存储场景和工作流程。

    Office SharePoint Server 2007 融合了 SharePoint Service 3.0 的基本功能，支持文档的版本控制，也就是说，一篇文档自创建时的 0.1 版本开始，每一次修改的内容都可以完整地保存下来，并可指定为此文档的某一个主要版本或次要版本，这样我们即能随时查看文档的早期情况，又不会为此而同时保存多个版本的文档，节省了硬盘资源，更重要的是让你的内容信息清晰明了。

此外， ECM 中还有一大应用就是内容信息的权限管理。 SharePoint 支持基于内容的类别来指定其策略，并能基于员工的角色来限定文档库、文件夹、个人文档的读取访问的权限。在以前的 SharePoint 中，内容的权限是“列表级”的管理，也就是说最多可以指定某一个文档库中所有文档的权限，一旦某一用户拥有编辑某一文档库的权限，那么该用户将可以修改此文档库中所有的文档。而最新的 SharePoint 2007 中的权限管理已经细化到了“条目级”，每一篇文档都可以指定权限策略，没有权限的员工将无法打开甚至无法看到这些文档。

 

企业表单的管理：

       InfoPath Forms Services 是 SharePoint 2007 的核心功能之一，利用它，企业可以采用跨越防火墙的方式来管理和部署商业表单。 Office InfoPath 表单所提供的功能为用户带来了很多便利，包括数据确认、计算、区域选择等。以前的 InfoPath 表单要求每一个用户都必须安装 InfoPath 客户端软件才能正常打开和填写，而如今 InfoPath Forms Services 可以使 InfoPath 表单模板通过网络浏览器打开，这种基于后台服务器的 InfoPath 表单支持将使企业表单的填写和管理更加简便！因为这种方式根本不需要下在其他任何的软件。你可以使用任何一种支持 Web Office InfoPath 表单的浏览器，不仅是 IE ，还可以是 Firefox 、 Safari 、 Netscape Navigator 。所有用户填写的表单都将统一提交到一个指定的 SharePoint 表单库中，你可以直接对这些表单的结果进行汇总、统计和分析，生成相应的报表。

 

企业项目的管理：

       企业用户还可以采用微软企业项目管理解决方案（ EPM ）来扩展企业内容管理系统。专业的项目监管人员在管理规模庞大或者逻辑复杂的项目的时候，需要强大的项目管理工具来促进员工之间的通信与协作， EPM 可以做到这一点。借助 EPM 中的一些工具和工作空间，你可以跟踪项目、问题、风险、文档和人员，这些功能涵盖了整个项目管理生命周期，从决定投资和最初的提案，到管理项目、中间流程和后续维护工作，既可以帮助项目小组、管理人员、客户实现预期目标，同时也增进了项目小组、管理人员和客户三方就相关问题的交流。有关企业项目管理解决方案的具体介绍，以前在介绍 Project Server 2007 时曾提到过，这里就不再赘述了。

 

总之， Office 2007 是实现企业内容高效管理的好工具，相信会有越来越多的企业用户体验到 Office 2007 尤其是 MOSS 2007 在内容信息的分类管理、版本管理、权限管理等方面的强大功能，这也正是全新的 Office 2007 在功能增强上的一大亮点。我是阿拉丁，有关如何利用 Office system 实现商务智能提升商业洞察力，我们下回聊！

 

 

 

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Section I ：Office 2007 组件概览

Office 2007面面观之(1) ― 2007 MS Office System概览

Office 2007面面观之(2) ― Office 2007的客户端组件 (上)

Office 2007面面观之(3) ― Office 2007的客户端组件 (下)

Office 2007面面观之(4) ― Office 2007的服务器端组件

Office 2007面面观之(5) ― Office 2007的服务产品

Section II ：Office 2007 新特性介绍

Office 2007面面观之(6) ― 用户界面的重大改进

Office 2007面面观之(7) ― 提高个人工作效率

Office 2007面面观之(8) ― 让协同工作更加轻松

Office 2007面面观之(9) ― 实现企业内容管理

Office 2007面面观之(10) ― 实现商务智能

Office 2007面面观之(11) ― 全新的Open XML文件格式

Office 2007面面观之(12) ― 工作流技术的应用

Office 2007面面观之(13) ― 强大的信息检索功能

 

 

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