借助Excel实现Outlook联系人批量导入

  outlook2010 中的联系人模块能帮助我们便捷的管理我们的通讯录。我们可以把我们的联系人信息进行分类，在 outlook 的联系人模块中，我们根据业务的不同，或者地区的不同，把我们的客户、同事、好友进行分门别类的存放，这样，在我们发邮件的时候，可以在茫茫联系人当中快速找到我们想要找到的对象。如果我们手中有一分 excel 表格的通讯录，但因为数量比较多，如果我们逐个输入到 outlook 联系人当中的话，会增加我们很多的工作量，那么我们可以使用批量导入的方法，来减轻我们的工作量。

步骤一：首先，我们先从 outlook 联系人模块中新建一个文件夹，命名为“同事”。

outlook 默认的联系人工作组为“我的联系人”，我们可以在这个工作组中新建一个文件夹，也可以先新建一个工作组，然后再新建一个文件夹。

注：将光标放到工作组“我的联系人”区域内，单击右键，就可以出现关于文件夹相应的各种操作。在弹出的对话框中，我们同样可以选择要把新建的文件夹存放在哪个工作组中。

步骤二：

在 outlook 联系人中设置好文件夹后，我们打开一份 excel 表格，里面的信息是我们需要导入到 outlook 中的内容。选择好需要导入的信息，然后在 excel 公式栏的“名称区域”写入“通讯录”，然后回车。 excel 会将你选中的区域命名为“通讯录”。

注：这项操作是必要的，因为在 outlook 导入信息的时候， outlook 只会导入你命名好的特定区域，而不会将整份 excel 表格导入进来。 excel 的命名区域的其他功能，今后的文章会更多的写出来和大家分享。

步骤三：

我们回到 outlook2010 ，选择“文件”选项卡，选中“打开”功能，点击“导入”，在“导入和导出向导”对话框中，我们选择“从另一个程序或文件导入”功能，单击“下一步”

 

步骤四：因为我们的数据是存在 excel 当中，因此我们选择“ Microsoft Excel97-2003 ”功能。

单击“下一步”，选择我们准备好的 excel 文件，然后单击“下一步”，在“导入文件”对话框中我们查看一下所选的文件路径是否正确，并且在“选项”中我们选择“用导入的项目替换重复的项目”，继续单击“下一步”。

注：目前“导入”功能还不支持 office 新文件类型。假如我们的 excel 是新文件格式的话，需要“另存为 97-2003 格式”

 

步骤五：我们选择最初建立的“同事”文件夹，单击“下一步”，出现的对话框会让我们选择将我们在 excel 中设置的有名字的区域的数据导入到 outlook 中，选择当时我们命名的“通讯录”，再点击“映射自定义字段”，会出来相应的对话框，这是关键的一步，我们要将 excel 选中的区域里的各项字段映射到 outlook 联系人卡片的各项字段中。用鼠标可以将字段拖拽倒 outlook 的相关字段中。

注： excel 中的字段只可以单一使用，例如：“姓名”字段 如果映射在 outlook 中的“姓名”字段，就不能映射到 outlook 的其他字段。

步骤六：当我们完成“映射自定义”之后，我们单击“完成”，outlook就会自动将数据导入到联系人信息中。最终的结果如下：