电话语音信箱在企业中的应用

我们在拨打企业总机时，最先听到声音甜美的电话语音提示，“您好，这里是……”，然后是拨分机号码，如果我们要找的人不在，在电话响起三或五声之后，要么是转回到总机人工话务，要么是语音信箱留言，这里应用到是电话语音信箱系统。电话语音信箱系统是企业集团电话系统的一部分，能够应答多个来电并将其转接到要拨的分机，还可以提供语音信箱服务，当被呼叫分机空号、忙线或无人接听时，系统可转入语音信箱，播放相应的提示语及信箱主人问候语，并可方便的让来话者完成留言操作，信箱主人可以方便的听取留言。

 

企业集团电话多为中继线路，可以有多条外线同时拨打同一号码，中继线路有 4 路、 8 路、 16 路以此类推，可以满足不同企业的需要，对于大中型企业有自己的电话 PBX 机房，电话语音信箱系统主要是一块板卡，可以插到 PBX 交换机上，然后通过电话线连到语音系统电脑主机语音卡上，其工作原理是通过电话语音信箱软件来和 PBX 电话交换机通信，使用电话语音系统首先要知道 PBX 交换机的通信速率，才能让板卡和 PBX 之间能够通讯交流将，语音卡插入计算机主板的 ISA/PCI 槽固定，然后将电话线 RJ11 电话插头插入板卡中。。拨打和接听电话时电话语音信箱系统都可以监听，提供相应的服务，需要注意的是对安装电话语音信箱系统的电脑是有一定要求的，配备能够经受住电话脉冲电流的主板， UPS 供电，这样才能提供 7*24 小时服务，如果电脑死机或是关机的话，您就享受不到电话语音信箱和自动总机服务。

在电话语音信箱系统会为每个号码都配置电话语音信箱，如果有语音信息进来，会通过系统录音为 .VOX 格式（用 ADPCM 编码的电话声音文件）的文件，存在电脑的硬盘上，通过信箱号码查找电话录音，系统通常有以下 3 种信箱：语音信箱：播放问候语，请对方留言；留言通知（点留言灯、电话、寻呼、发送短信息）；向内外线转发留言。路由信箱：提供菜单选项，播放系统提示，转接电话。组群信箱：允许用户向一组（多个）语音信箱同时发送信息或留言。我们使用电话当然能够享受到这些语音服务，下面我们详细介绍一下 :

 

自动总机服务扮演了如同人工总机的角色，当来话方拨通电话时，首先会听到一些问候语以及一些简单的操作提示，当来话方键入分机号码后，系统会自动拨打来话方键入的分机号码，并可监测拨号状态，根据返回的状态（空号、忙线或无人接听），做出相应反应。或者提示留言，或者提示键入其他分机，并将其转接到指定的分机去。如果拨入者不拨任何分机，系统自动转由人工总机服务。自动总机还可根据上下班时间周末和休假来播放不同的问候语。自动总机服务可以自动完成转接服务，系统会自动侦测对方接电话、回铃音、忙音、空号音等，并回应来话方。转接忙线或无人接听电话时，来话方可自行将电话转给人工总机或其它分机（若受话方有语音信箱，则可留言到该语音信箱）。系统可分别设置上班、下班、周末和假期四种问候语，系统可根据时间，自动在各问候语之间切换。

 

语音信箱服务是一种口头讯息的服务，每一个信箱使用者都拥有一个附有信箱号码的个人语音信箱，每一个来话者都可以通过电话语音的引导给任何一个语音信箱留言，信箱使用者通过外线或内线分机拨入系统，输入密码之后可以听取在此信箱中留言。系统本身提供每一步操作的语音提示来引导信箱使用者完成系统的各项功能。听取留言：信箱主人可在任何时候听取自己的留言，在听完一条留言后，您可以重新听这条留言，也可以听下一条留言，也可以删除这条留言。信箱留言：系统提供让来话方留言的个人信箱，来话方可根据语音提示完成留言操作，信箱主人可以随时听取留言，每个信箱对所能接受的留言数目（由信箱等级决定）都有限制，当信箱留言数已满时，系统会语音提示信箱已满。

 

录信箱问候语：每个信箱主人都可为自己的信箱录一条问候语，以便提示来话者。设置信箱分机使用模式：每个信箱主人都可将自己的个人信箱分机设置为自动总机 + 语音信箱、只有语音信箱或只有自动总机，如果将信箱分机设为自动总机 + 语音信箱则系统会在转接信箱分机忙线或无人接听时， 让来话者进入语音信箱，如果将信箱分机设为只有语音信箱，则来话者拨打该分机号码后会直接进入语音信箱，提示来话者留言，如果将信箱分机设为只有自动总机，当此分机无法接通时，系统不会让来话者进入到语音信箱。

 

语音信箱系统正是为解决接通率低，特别是通信设备出现故障或机器检修期间，及时通知用户。对于电话用户来说，语音信箱服务提供一个私人电话秘书，协助您在繁忙或不在时留下来话方讯息，定时提醒重要约会，及传送语音讯息给他人。系统提供一系列的“语音提示”指引来话方如何逐步操作，依据这些指引，来话方即可操作多种功能的语音信箱提供了多种的功能，使用者亦可依自己的需求在个人信箱内设定各种不同的选择。电话语音系统是基于企业的需要来实现不同功能的，一般企业都很总机人工话务，这样比较亲切，外企主要用到语音信箱留言的方式，我们更改语音提示时，有两种方法：直接使用电话拨打语音信箱去操作，会把原 VOX 语音文件替换掉；还有就是录好声音，转换为 VOX 文件，将原有路径下文件备份，将新文件命名后拷贝过去就能生效。做为企业形象的组成，我们要充分发挥语音系统的功能，更好的为企业服务。