30天敏捷结果（9）：使用必须、应该、可以来确定每天事情的优先级

“Good things happen when you get your priorities straight.” — Scott Caan

“划分了事情的优先级之后你会有意想不到的收获” – 斯科特卡安

 

　　在个人管理 － 第四代时间管理中提到过第一代时间管理，我们普遍使用便条和办事清单，每天都有一堆待做事情等着我们完成，但是在每日开始之前并没有进行任务排序，而是想着做哪个就先做哪个，等到一日结束之后心理慌张，”为啥这个重要的事情我还没有做呢？“。如果你出现了类似情况，那么本次的对事情进行优先级排序的练习可以让你优先处理重要的事情。

 

你的结果：对事情安排有先后意识，当任务列表出来之后，采用【必做、该做、可做】方法来划分事情优先级，这样可以让自己把精力和时间投入到更有价值的事情上；另外还可以让自己有一个取舍临时事件的方法

 

　　在30天敏捷结果：开篇中说到接下来我们将进行敏捷结果练习，前一篇学习了8：清空大脑，释放压力，今天我们开始Getting Result练习的第9天，使用必须、应该、可以来确定每天事情的优先级：Day 9 – Prioritize Your Day with MUST, SHOULD, and COULD

 

　　每个人感觉到自己在恰当的时间做正确的事情的时候更容易保持精力、集中注意力，所以学会有效区分事情的优先级是你成功的关键点。我在需求入门 － 用Kano模型来确定需求优先级介绍过在软件需求工程领域中的一个方法，同样在个人事务领域也可以应用这种方法。区分事情的优先级就是在你做一些事情的时候放弃一些无关紧要的事情，这就是我们下面要介绍的：必须、应该、可以

必须、应该、可以

• 与其将事情分为重要1，重要2，重要3（或者P1，P2，P3），还不如使用MUST、SHOULD和COULD更有效
• 很多人失败的原因在于他们花过多的时间在SHOULD和COULD事情上了，而没有把焦点放在MUST事情上
• 如果MUST事情过多依然是你的困扰，那么The Rule of 3会帮你解决这个问题
• 坚持每天完成三件必须要做的事情会迅速帮你建立起划分优先级的习惯

每日自检

1. 哪些事情是我必须（MUST）要做的？
2. 哪些事情是我应该（SHOULD）做的？
3. 哪些事情是我可以（COULD）做的？

　　将每天必须要做的事情控制在3个，如果超过3个就找3个最重要的，使用 The Rule of 3将有助于你聚焦和记忆。

每周自检

1. 这周有哪些是我必须要做的？
2. 这周有哪些是我应该做的？
3. 这周有哪些是我可以去做的？

　　这些必须做的事情往往是机会点、你的难痛点或者能给你最大价值的部分。

识别每日最少的必须要做的事情

　　如果你坚持明确每日必做事项时，那么你就更容易发挥你的主动积极性。你知道哪些事情是你需要做的，就算领导给你安排其他事情，你也会与他们去协商优先级来重新安排。如果你必须要做的事情少于三条应该怎么办呢？你只需要从SHOULD和COULD挑选一些事情来做就行了，而不需要把SHOULD和COULD的事情提升到MUST级别，因为MUST列表不是来帮助你记住今天要做的事情的，它是事情重要性在你心中的一个认识表现。

“必须”改成“我选择做”

　　当你发现“必须”这些词对你没有太多刺激，你可以换一个词，例如我”选择“做来表明自己的意愿和对事情重要性的一种表达

为什么优先级如此重要

• 一个没有优先级的事情列表会让我们抓不住重点
• 每天花点时间标识出重点会让你对自己的时间更有把握
• 当一天结束之后，你会惊喜地发现你的一天做了这么多的重要的事情，而不是还有一些必须要做的事情没做

为什么要关注必做事情？

• MUST更有意义：对比一下，你问你自己“这周重要性为1的事情是什么”，你需要弄清楚它的含义。而使用MUST、SHOULD、COULD，你的大脑能立刻识别出它的重要程度和优先级。
• 使用MUST来让事情变得有节奏：如果事情没有优先级，那么所有的事情看起来都是重要的，这会耗费精力、失去重点。你开始使用MUST来区分事情的重要性之后，你会更有效地把控每天。
• MUST有助你释放压力：当你知道你正坐最重要的事情，你会减轻压力。
• MUST帮你迅速标识出你一天中能做的最少的事情。
• MUST有助于你更好利用一天中的剩余时间. 
• MUST帮你保持敏捷：如果有其他事情中途插入，Must可以作为你判断的依据

平衡理想和现实

    你在处理你必须做的事情的时候，你应该将当前的事情和你的终极目标做出平衡。用以下三个问题来检查：

1. 什么是你想做的？
2. 什么是你想要完成的？
3. 你想成为怎样的人，你希望有什么样的人生经历？

本次练习要做的

1．识别每天必须要做的事情

2．识别每周必须要做的事情

 

本篇练习由穆洪星翻译

 

每次练习后，都会有一些问题，我以后会把大家的一些典型问题补充进来，但在正文中不做回复，这也可以留给大家更多的思考，欢迎你来回复。

提示：由于blog内容我会随着理解更新，所以建议通过blog阅读器查看的朋友通过链接查看本原始网页

讨论提出的问题

• 我发现我每天除了Must就是Could，我的Should是什么呢？
• Must、Could、Should与第四代时间管理的关系？
• 我每天都会计划自己的优先级，但是我总是完成我的Must，发现制定的Should和Could都没有做，有时都会忘记Should和Could的事情，感觉制定Should和Could就没有必要了？
• 为什么是三个必做事项？ 
• 平衡理想和现实中说的“什么是你想做的？”和“什么是你想要完成的？” 好像没什么区别？
• 多久做一次时间四象限任务划分？

 

 

0：30天敏捷结果：开篇

1：总体认识Getting Result敏捷方法

2：用三个故事驱动你的一周

3：用三个故事驱动你的一天

4：放弃一些事情

5：使用热图标识出重要事情

6：周五回顾，找到三件做的好以及三件需要改善的事情

7：设定边界值和缓冲

8：清空大脑，释放压力

 

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