Word及PPT文档职业使用规范培训资料

�、文档命名和保存

* Do - 创建文档后立即将文档保存到相关文件夹，并确保使用的电脑设有自动保存功能；Don't - 绝不要在未保存的新建文档或从邮件中打开的文档中进行编辑工作，一旦死机，你将后悔莫及。

* Do - 给文档准确命名；Don't - 诸如“文档一”“无标题”之类的无作为命名方式对于日后的文档管理是有百害而无一利的。

* Do - 对于要多次讨论修改的文档，请在命名时标记最新修改的日期/版本号/修改人信息；Don't - 不要用之前的文件名，很容易让人混淆出错。

* Do - 如无特殊要求，尽量使用Word默认页面设置；但若需要修改，越早更改设置越好。

* Do - 学会套用模板。

 

一、标题与段落

* Do - 一篇好的文档是有层次的；Don't - 一马平川的文档是索然无味的。

* Do - 给你的文档起一个简明扼要的主标题，让人看着标题就能知道文档的主要内容是什么；Don't - 除非是广告宣传品的设计，大部分工作文档不需要诗情画意的主标题，更不要挂羊头卖狗肉，题不对文是大忌。

* Do - 副标题可以是主标题的和谐补充；Don't - 但并不是所有的文档都需要副标题，切莫画蛇添足。

* Do - 在着手写一篇文档之前，想清楚文档的结构和层次；Don't - 不要着急提笔就写，层次也不要过多，通常正文部分有2－4个层次足矣。

* Do - 同一层次的文字要使用统一的字体、字色、字号和缩进模式。

* Do - 如果没有使用项目符号，中文段落第一行均应缩进2个中文字符的空格；如果使用项目符号，则该段落必须缩进对齐。

* Do - 尽量使用Office的自动编号功能；Don't - 不要手动编号。

* Do - 永远使用Office自动换行功能，而不是手动换行——你总是可以通过调整文本框而达到理想的换行效果，手动换行后患无穷。

* Do - 学会正确使用“Enter”键、“Shift+Enter”键。

* Do - 巧用“Tab”键。

* Do - 巧用“格式刷”。

* Do - 该翻页时则翻页，学会使用PageBreak分页符。

* Do - 统一的缩进对齐非常重要！

 

二、字体

* Do - 在大多数情况下，一篇文档里只会使用1种中文字体和1中英文字体；Don't - 切勿一篇文档多种字体。

* Do - 中文字符必须使用中文字体，英文字母和数字必须使用英文字体；Don't - 中文字体下的英文字通常都很难看。

* Do - 中文段落里面必须使用全角的标点符号，标点符号后面无空格；英文段落则应使用半角的标点符号，逗号和分号后面空1个格，句号后面空2个格。

* Do - 在通常情况下，一个专业文档的字体颜色不会超过2种；Don't - 花花绿绿的文档往往是不专业且重点不够突出的。

* Do - 中文Word“文档标题”通常是三号字，“副标题”小三号字，“正文”五号字。

 

三、在文档里插入图片

* Don't - 不要将大尺寸的原始图片插入文档；Do - 一定要事先压缩处理，通常文档使用600-800像素宽的图片足矣。

* Do - 学会使用“Shift" "Ctrl"和“Alt”键调整图片大小；Don't - 若无特殊要求，图片变形是不能容忍的低级错误。

* Don't - 图片一般不需要在上方写标题；Do - 但若需要，可在图片下方配以说明文字。

* Do - 选择合适的“居中”或“环绕”方式陈列图片。

 

四、在文档中插入表格/图表

* Do - 每个表格/图表都必须要有名称；

* Do - 表格/图表要居中摆放；

* Do - Word的表格/图表功能远没有Excel强大，建议在Excel里编辑表格/图表再复制到Word中，但要注意表格的宽度。