工程项目计算机协同管理系统AUTODESK BUZZSAW平台在世博中心项目建设中的运用

上海世博（集团）有限公司  成晟

 

【摘  要】随着现代信息技术的发展及其在工程项目管理中的广泛应用，工程项目协同管理的信息化已成为了工程项目管理研究领域的热点。通过基于Internet的项目协同管理系统的运用，工程项目建设的信息管理和共享得到改善，管理效率得到提高，投资得到节约。
【关键词】工程项目  协同管理  信息共享  世博中心  项目管理  管理效率

 

    随着计算机网络技术的发展，互联网发展应用进入了新阶段，以Internet为通信工具，以现代计算机技术、大型服务器和数据库技术和存储技术为支撑，形成以项目为中心的网络虚拟环境，将项目多个参与方、项目多个阶段、项目多个管理要素都集成起来，以网站的形式展现出来。主要功能不仅能满足项目管理职能的要求，而且为项目参与方提供了一个个性化项目信息的单一入口，可以满足项目多方进行信息交流、协同工作、实时传送和共享数据信息等要求，最终形成一个高效率信息交流和共同工作的信息平台和网络虚拟环境。本文阐述了世博中心项目建设中应用Autodesk Buzzsaw进行计算机网络管理的模式和方法，重点介绍以项目设计管理为核心的有效应用方式和取得的效益。
1  计算机协同管理系统的发展背景
    随着中国城市化进程的加大，以往一个项目管理方或者设计团队长时间只面对一个项目的情况已经不适应形势的发展。大量建设项目的上马对他们提出了更高的要求，他们常常需要在同一时间内管理或者设计多个项目。而多项目的管理或者设计并不能简单的通过多雇佣人手能解决的。建立专业的信息管理系统，切实提高信息的共享、并对信息进行有效管理与利用，就成为迫切的需要。
    20世纪80年代，随着计算机辅助设计（CAD）技术的出现和普及，国际、国内建筑业的核心――建筑设计,实现了从手工画图模式转变为数字化出图模式。此后，尽管设计过程是数字化了，但与管理和共享这些设计信息的相关工作都没有变化，基本上还是以纸张信息为主。
    20世纪90年代互联网的发展，信息的沟通变得非常容易并且费用低廉。基于Internet的项目管理系统的出现使各参与方即使是分散在世界各地，也可以使项目团队成员联系方便，同时项目的实际状态以及项目中每个过程的情况都清楚地展现出来，以确保每个人都能在合适的时间获取合适的信息。
    CAD技术为工程项目全生命周期管理各阶段的信息技术应用奠定了基础。如何利用设计阶段产生的数字化信息贯穿于整个建设管理中，解决大量信息的沟通、协调；如何改变目前以纸质、电话、传真等传统沟通方式造成的信息丢失、贻误等问题，以更为垂直集成作业的方式，打破行业和部门的信息壁垒，成了行业不断探索和研究的课题。
    所以，以CAD技术为基础，构建基于Internet技术的工程项目协同管理平台将是工程项目管理信息化未来发展的趋势。

2  世博中心计算机协同管理系统项目概况
    世博中心位于黄浦江畔，比邻世博滨江公园，处于世博园区浦东核心B片区。占地6.65公顷，总建筑面积约14.2万平方米，主要由2500人会议厅、600人会议厅、5000人多功能会议厅和3000人宴会厅四大核心功能区以及中小会议区、公共餐厅、贵宾区和新闻发布区四个辅助配套功能区共同组成。世博中心是世博园区重要的永久保留建筑之一。

2.1  世博中心计算机协同管理系统项目背景
    世博中心项目建设从2006年开始筹备，计划到2009年底竣工。项目工期紧，技术复杂，协调沟通工作量巨大。项目关联方包含了政府主管部门、业主、咨询单位、设计单位、施工单位、材料设备商、建设监理方、质量检测监督部门、项目运营方等上百家单位。因此在项目筹备之初，业主方就考虑需要有一个各参建单位能够共同参与、协同工作的良好的工作平台，能够准确即时掌握各关联方的工作进展以及施工现场进度，以在统一的计划体系网络下，进行多项目的协调管理，并指导各项工程实施。
    Buzzsaw是一种适合工程项目各参与方的管理人员网上在线项目管理和协同作业系统，它能够把设计－施工―管理过程集成在一起，创建丰富的数字化信息、管理整个项目生命周期的数据，提高参与方之间的信息共享，使用该系统可以更加高效地管理所有工程项目信息，从而缩短项目周期时间，提高团队责任性和对项目的控制能力。

2.2  世博中心计算机协同管理系统项目建设目标
    通过对项目具体情况以及世博集团自身管理环境的梳理和研究，世博中心计算机协同管理系统的建设确定了以项目管理为核心，利用Autodesk Buzzsaw平台，在Internet上建立一个工程项目全过程的协同管理平台的总体目标。旨在以快速简便的方式，通过建立互动的项目信息中心，为项目参与各方提供一个获取个性化项目信息的单一入口，提供一个高效的信息交流和协同工作的环境，信息的传递从原来的逐级传递转变成单点发射状传递，提高信息传递的效率。并实现以下主要功能要求:
（1）集团公司与现场指挥部、各参与方之间的信息交互
 保证电子资料的实时传递、共享（包括办公文档，工程图纸、项目资料等）；
 通过版本控制和权限分派，保证数据传递和存储的安全性，记录事件的痕迹；
 建立标准的审批流程和自定义的表单，实现严谨便捷的在线办公模式；
 项目变更的自动通知方式，确保信息有效地在集团与现场指挥部、各参与方间传递。
（2）集团相关部门领导对于项目情况的在线查看
 实现不同级别领导时时掌握项目最新的情况：质量、进度、成本等等；
 快速更新领导关心的文档、报表，方便查找与审核。
（3）工程项目电子资料归档
 在项目进行过程中，同时完成项目整理与归档，满足项目质量管理的要求“事事留有痕迹”；
 严格按照重大项目归档要求，将电子资料进行有序地归档，达到成果积累与知识管理的要求。
（4）工程项目网上电子报批
    利用平台快速便捷的特点，将项目涉及的各方通过一定的审批流程，实现项目各管理环节的报批。
（5）世博场馆后期的运营，维护及翻修
    项目竣工后的资料完整地保留下来，在后期的运营维护中可以方便地查询之前的项目资料，并且为会议活动、运营维修等提供后期支持。

3  世博中心计算机协同管理系统项目在项目管理方面的实际运用
3.1  世博中心计算机协同管理系统设计管理分系统建设目标
    通过对设计管理工作的分析研究，确定了该分系统的建设目标。那就是分系统应该能够实时跟踪记录设计相关方的往来信息，及时更新设计方案、设计图纸，并根据版本保存。设计方案与其他模块相关联，为业主提高工程项目的综合管理能力，减少由于设计环节与施工环节沟通不畅造成的损失，为项目的正常进展，成本的适当控制提供支持。
    还包括了以下具体要求：
 设计方案和设计图纸可按版本保存；
 设计关键信息与其他模块相关联；
 及时跟踪设计变更同时关联其他模块；
 提高设计方与业主的沟通效率；

3.2  世博中心计算机协同管理系统中设计管理实际使用模式
    在Buzzsaw平台上，由于设计方CAD技术的应用，使设计文件信息存储数字化成为可能，而存储相对集中有利于设计信息的检索和查询，有利于数据和文件版本的统一，并有利于项目的文档管理。设计信息获取便捷、信息透明度提高以及设计信息流扁平化也有利于项目参与方之间的交流和协同工作。
（1）工作流程
    首先，在系统中建立世博中心项目。项目的参与人员包括政府主管部门、业主、设计领域人员、专业设计院、项目施工点人员、分包商、协作单位以及项目负责人员或项目经理等人员。每个项目参与人员都可以通过Internet网直接访问项目信息。然后，所有设计人员都可以将系统作为一个关键应用，将所有过程中的、已经完成的设计文档资料集中存储到系统中。
    设计或修改的文件或资料上传到服务器后，会自动通过E-mail或手机短信通知的形式通知该项目的相关人员。该项目的相关人员可以打开接收到的邮件，看到邮件说明，单击邮件中的超级链接就可以直接看到该文件内容。
    相关用户打开该文件查阅后，可以对该文件提出意见和看法，并可以针对设计图形、文档文件进行添加标记和注解，使用标记可以加速讨论和检查周期，加入讨论和检查标记的图形文件存放在服务器上为相关人员共享。
    利用系统的版本管理功能，当文件发生变化时，可以保留原版本。文件的早期版本可以记录设计的修改过程，业主、设计方、施工方有时需要查看早期版本了解该项目设计的历史，保留早期版本也有助于节省重新设计的成本和时间的。
    项目参与人员可以在系统上在线协同交流，甚至可以针对某一图纸或文件展开网上的讨论。这样不论项目何时发生变动或修改，施工单位在网上都可以及时看到施工的最新版本的文件，以避免使用图纸文件过期的差错。
    最后，该项目的相关人员只要打开系统，都可以在项目面板上看到该项目的最新的任务和信息。这里能够保证项目数据信息的及时性，并随时可以进行协同的工作。
（2）制度管理
    项目在实施过程产生的信息丰富而又多样，因而设计文档信息有多种形式。业主根据实际应用需求建立了《关于工程项目信息管理系统对世博中心设计文件的若干管理规定》，对目录编码结构、文件类型、存储要求时间进行了严格规定。要求设计方定期的上传设计文件，和各参与方的及时沟通，按不同的角色组设置了对目录、文件的权限。依据文档内容进行相应的目录分类，目的在于能够运用计算机及其网络技术的工具，使整个项目架构清晰的展现给管理者并实时地描述工程进展的状况，为项目的建设管理者提供服务。
    为了项目管理以及参与方及时了解掌握设计的最新进展情况以及最新成果，并加强设计各专业的及时沟通。采用每周五及时更新的规定进行设计文件定时上传。同时规定对设计交付成果电子文件上传优先。设计单位在向业主提交设计阶段性成果或者设计最终成果以前，项目经理必须保证该成果的电子文件已经按照规定要求，上传至BUZZSAW平台，并获得业主对可以按照该文件完成成果的认可。否则，业主有权拒绝接受该成果，并视同设计单位没有完成设计任务。
    根据项目管理的管理要素，支持项目、文件夹、文件三个层次的权限粒度，充分满足项目管理对于系统权限粒度和易用性的需求。
（3）应用案例
    通过系统内建的协同机制，提供项目参与方内部、参与方之间的沟通、检查、信息传递手段，通过多元化的主动、被动协同机制，实现团队内部及时有效地协作，避免因信息不同步而导致的大量浪费，并能够完全保留协同和作业过程中的所有过程信息。
    系统里由业主设计信息通告组成员提交到系统后，通过邮件机制就直接按组通知到相应人员，减少了传递的层次，加快了信息的传递。还可与手机短消息机制相结合，保障信息传达的及时性。
    项目经理或设计经理利用系统通知机制，通过订阅、自动通知、项目信息更新记录等方式方便的了解项目的进度与变更情况。
    传统工作模式中，对于大量的图纸审阅批注工作，都是在蓝图或者纸面上进行。在这种方式下，不仅信息流转慢，同时这些批注信息也不能被清晰地保留，如果相关人员需要根据批注内容修改图纸，就必须对照图纸找到电子图的对应位置进行重复工作。利用系统提供的在线审阅批注电子图档的功能，将批注审阅信息直接对应图中，而不需要任何的二次重复劳动。
    世博中心的参建各方比如设计方华东院在汉口路、施工监理方上海市建科院在宛平南路、施工图审查单位在宝庆路，业主设计专业管理组成员跑到任何一家单位都需要至少半天的时间。利用系统提供的在线审阅批注功能，业主在公司就可以调阅到图纸并批注，极大地提高了信息的传递，提高了工作的效率。
    项目参与各方可以在系统上在线协同交流，甚至可以针对某一图纸或文件展开网上的讨论。这样不论项目何时发生变动或修改，各参与方在网上都可以及时看到最新版本的文件，以避免使用图纸文件过期造成差错。

4  世博中心计算机协同管理系统运用成效及经验总结
4.1  运用成效
    世博中心项目具有工程周期紧、涉及参与方多的特点。因此对于项目的协同工作及数据信息的记录应涉及到项目全生命周期的过程。在系统中，建立世博中心项目，支持招投标、初步设计、详细设计、采购、施工、调试、移交多个工作阶段。不仅可以完成在整个项目过程中的协同及数据保存工作，还将对工作过程中的沟通信息及提资信息进行记录与管理，并在每个阶段完成以后，可以对该阶段的数据进行锁定，以便后续段进行参考。
    缩短项目设计信息收集、管理、传递、查找的时间，从而提高项目建设过程中的效率，加快项目进度，提高项目收益。 减少设计信息失误，为项目参与各方提供准确的信息，从而使其在对项目状态清晰掌控的基础上做出正确决策，提高项目质量，降低项目风险与成本。进一步在项目建设过程中保障资料归档的及时性，满足国家重大项目档案管理的要求。保证项目设计信息和过程信息的完整，增加项目透明度与责任感，避免项目纠纷。通过任务分派，明确并固化管理职责；通过流程自动控制，使项目参与人员专注于任务本身，而不是任务的传递，从而提高项目管理效率。

4.2  经验总结
    项目协同管理软件是个新兴事物，毕竟传统的项目管理模式已经使用了几十年，要改变也不是一朝一夕的事情。设计单位和业主初步要求实现计算机管理，但其他参与方在这方面很薄弱，系统的使用对各参与方的使用人员的计算机水平有一定的要求，各层面使用人员的素质不同，导致了水平参差不齐，这种不平衡状况的存在也直接影响系统的使用深度和范围。
    系统的应用能否取得成功，除了相关的技术因素之外，更大的因素将取决于能不能将先进的管理理念同项目管理具体实际良好结合。系统的应用与其说是技术问题还不如说是管理问题。管理的不科学、流程的随意性、“人治”与“法制”的混淆在很多项目管理过程中都不同程度地存在，如何抓住机遇，将项目的管理与计算机软件的应用相互融合，如何根据信息化的要求，实现项目管理流程重组和组织结构优化，是当前工程项目参与方应该着手解决的问题。

 

参考文献
１　丁士昭. 《建设工程信息化导论》.北京：中国建筑工业出版社.2005年10月
２　王要武. 《工程项目信息化管理――Autodesk Buzzsaw》．北京：中国建筑工业出版社.2005年10月