用户界面的重大改进――Office 2007面面观之(6)

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　　 中国队又输球了，这次蹂躏我们的是水平并不占优的乌兹别克。国足的实力再一次征服了全国人民，下半场对手都跑不动了 , 我们居然还连吃了 3 个鸭蛋，小组赛就出了局，唉 … 啥也别说了，全是眼泪啊 … 看这场比赛完全是在浪费时间，还不如写写博客呢。

       今天接着聊 Office 2007 吧，连着几天没写什么了。之前有很多朋友问我， Office 2007 究竟有啥好的？它和以前的版本相比，优势在哪里？价值在哪里？革新在哪里？这可是一个大问题，很难用几句话就说清楚。如今，整个世界的信息量都在急速的膨胀，而传统的分析工具、通讯工具已经难以发挥用户的最大潜能，无法使企业在海量的信息中找到有用的线索、发挥最优的绩效。因此面对这样一个发展的趋势，微软在设计和推出新一代的 2007 Office system 时，就重点强调了它对于企业用户商业价值。总体来看， Office 2007 的商业价值或者说是优势主要体现在以下 4 个领域：提高个人工作效率，统一的通讯与协作，企业内容管理，商务智能。如下图所示。

 

首先来说说 Office 2007 对个人工作效率的提升。很多用户在工作中所要面对的往往是杂乱的桌面、繁多的任务和时间需求的冲突，你的效率会越来越低，业绩会越来越差，心情也会越来越糟。 Office 2007 简化了用户的工作环境，并提供了一系列创新的功能，可以真正有效地提高你的工作效率！

当你第一次启动 Office 2007 时，你会惊喜地发现，你曾经非常熟悉的 Office 用户界面已经发生了巨大变化。没错， Office 2007 在用户界面上进行了 10 年来最大的一次改进。经过重新设计的界面在整体上变得非常简洁漂亮，你已经找不到曾经的菜单和工具栏，取而代之的是一个个以工作成果为导向的标签。微软为什么要这样做呢？先来说一组数据： 1989 年微软推出的 Word 1.0 在界面上只有 2 个工具栏、 40 多个简单的命令，而到了 Word 2003 ，它已经包含了 31 个工具栏、超过 250 个命令。可以看到，随着技术的不断发展， Office 的功能越来越多，界面也变得越来越复杂，除了各种菜单栏和工具栏，还有形形色色的任务窗格和对话框，很多用户已经很难找到他想用的功能是放在了哪个菜单下的哪个命令中。有些用户甚至有这样的抱怨： Office 是一个很好的工具，可以用它来制作专业的文档和报表，但那些是专家们要做的事情，我不会！

的确，由于以前的 Office 是以用户的操作为导向的界面，有些功能甚至需要你点击鼠标 N 次才能实现，你需要狂记某个功能是藏在了哪个菜单里面，其复杂程度可想而知。而如今，全新的 Office 2007 的用户界面是以用户的工作成果为导向的，你可以很快找到所需要的功能。这主要应归功于以下几点新特性：

 

1．  功能区（Ribbon）：

功能区位于界面上方，它有一个很好听的英文名叫 Ribbon ，正是它取代了传统的菜单和工具栏。功能区由多个标签组成，标签的前后顺序都是与用户所要完成的任务相一致的，常用的功能都放在了“开始”标签中。标签中包含的各个命令按钮是分门别类放置的，每一个类别属于一个组，这样你就可以更加直观地找到你所需要的命令了！

 

 

2．  上下文标签（Contextual Tab）：

你会发现有些命令在功能区里面是找不到的，原来是在默认状态下被隐藏起来了。由于某些功能只有在编辑、处理某些特定对象的时候才会用到，为了 Office 界面的整洁，带有这些功能的标签会自动隐藏起来，只有在能用到这些标签的时候，它们才会并列出现在其他标签的右侧，这些就是“上下文标签”。例如，当你点击一张图片的时候，与之相关的“图片工具”标签就会自动显示在功能区中，其中罗列了与图片操作相关的所有命令按钮，真的是一目了然。同样道理，如果你点击了一张表格，“表格工具”标签就会自动出现；如果你点击了一个 Excel 图表，“图表工具”标签就会自动出现。 Office 2007 中的上下文标签有十几种类型，有些类型甚至还包含了多张不同的选项卡，功能丰富而又全面。

 

3．  实时预览（Live Preview）：

不同的样式设置会有不同的显示效果，以前我们想要看看哪一种效果最好看，是需要一个一个分别设置的。如今，当你将鼠标指针移到相关选项的时候，“实时预览”功能就会直接在文档中动态的显示对应的效果。因此你不必再点击鼠标，就可以找到你最喜欢的样式，创建更加专业的文档，节省了时间和精力。

 

4．  图示库（SmartArt）：

借助全新的 SmartArt 图形和图表功能，你可以在短时间内快速创建出具有很强视觉冲击力效果的文档，真的是相当专业相当精美。 SmartArt 图示库中的各种图示是按类型进行划分的，你可以轻松找到并创建需要的样式，也可以将已由的 SmartArt 直接转换为一个新的样式。

 

5．  迷你工具栏（Mini Toolbar）：

当你选择一段文本的时候，在鼠标右侧就会自动显示出一个很小的工具栏，这就是 Mini Toolbar 。其上面集中了文本设置时最常用的功能按钮，直接在上面点击按钮，就可以快速设置文本的格式和样式了！

 

6．  快速访问工具栏（Quick Access Toolbar）：

默认位于 Office 界面最上方，你可以把平时最常用的几个按钮添加进去，如新建、打开、保存、打印、撤销、恢复等等，也可以把它挪到功能区的下方显示。

 

7．  键盘导航（Keyboard Navigation）：

以前一些所谓的 Office 高手常常习惯用各种各样的快捷键来进行操作，的确是很酷的说。不要着急，即便你记不住那么多快捷键，在 Office 2007 中你也可以轻松使用键盘来替代鼠标进行操作。当你按下 Alt 键后，各个标签和按钮旁边都会显示相应的字母和数字，这些就是快捷键，照它的提示按键盘就 OK 了，真是太爽了！

 

8．  Office按钮（Office Button）：

Office 界面的左上角有个圆圆的大按钮，它与 Vista 的“开始”按钮上下呼应，我们称之为 Office Button ，常用的几大功能都会罗列其中。另外，它也是整个 Office 程序的控制台，点击其中的“选项”按钮，你可以对整个环境做全局性的设置。

 

       最后需要强调的是，只有 5 个最常用的 Office 组件拥有最新的用户界面： Word 2007 、 Excel 2007 、 PowerPoint 2007 、 Access 2007 和 Outlook 2007 （不包括应用程序的外观），其他组件仍然使用了以前的菜单和工具栏方式的界面。

有些老用户非常排斥 Ribbon 界面，甚至专门写程序将界面改回到以前的模样，没有利用到 Office 2007 的优势，我觉得真的很遗憾。尽管 Office 的界面在重新设计后总体上变化很大，但微软早期的测试结果却表明用户会很快适应新的用户界面，并能迅速融入到新的工作模式中。想当初，我也是很不习惯这个新界面，但通过短短一天多的“强制”操作，我已经深刻体验到了新界面的优势，而且真的很容易上手。我想，面对一切新生事物都会有一个适应的过程吧，就像有些怀旧的人就是喜欢把 XP 改成 98 的模样，把 Vista 改称 XP 的模样，但发展的趋势和革新是不可逆的，我们更应该走在时代的前沿，勇于接受新生事物。

中国足球也是一样，再不改革体制，再不变革思维模式，就将永远固步自封，甚至是倒退！唉...说了也白说

 

 

 

 

 

欢迎关注   Office 2007 面面观系列专题    by 阿拉丁

 

Section I ：Office 2007 组件概览

Office 2007面面观之(1) ― 2007 MS Office System概览

Office 2007面面观之(2) ― Office 2007的客户端组件 (上)

Office 2007面面观之(3) ― Office 2007的客户端组件 (下)

Office 2007面面观之(4) ― Office 2007的服务器端组件

Office 2007面面观之(5) ― Office 2007的服务产品

Section II ：Office 2007 新特性介绍

Office 2007面面观之(6) ― 用户界面的重大改进

Office 2007面面观之(7) ― 提高个人工作效率

Office 2007面面观之(8) ― 让协同工作更加轻松

Office 2007面面观之(9) ― 实现企业内容管理

Office 2007面面观之(10) ― 实现商务智能

Office 2007面面观之(11) ― 全新的Open XML文件格式

Office 2007面面观之(12) ― 工作流技术的应用

Office 2007面面观之(13) ― 强大的信息检索功能

 

 

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