高岩:谱写计划“新乐章”

读者的来信：
 
黑钻顾问，您好！
 
我在一个高科技电子产品制造企业做了5年的技术工作。去年11月，企业从培养复合型人才战略出发，将企业9个部门的经理做了岗位交流，我由副总工程师的岗位变更到人事行政部经理的位置。工作重点发生了变化，办文办事做服务成了工作的主轴，各类文案 “铺天盖地”，让我应接不暇。特别是年初，企业年度工作计划搞得我晕头转向，又没有现成的工作计划让我“套用”，好不容易拼凑了一稿，总经理认为工作计划不完整、结构有缺陷；再改二稿，又因目标空洞、不具备操作性被退回。计划、计划，让我无计可施、谋划无法，我连一点自信心都没有了，坦诚的讲，做技术工作我“美声通俗”样样精，但做文案工作却“吹拉弹奏”难下手，眼看年关将至，我却心中“谱”，恳请黑钻顾问帮帮忙吧。
 
读者建议：
 
广泛动员（综合部经理，女，35岁）
 
做文案是个辛苦活，一个人累不如大家忙，把你的人事行政部文员都调动起来，分工协作，一人做几部分内容，或者让平行的其它部门分头写，然后你在“串”起来，会形成一个很完整的年度工作计划。
 
投石问路（行政助理，女，28岁）
 
在撰写计划前先将计划题纲列出来，再与总经理沟通，根据总经理提出的意见再进行修改和整理，这样可以少走很多弯路。如果你不了解他的意图，年度计划很难搞定。
 
超前思考（总经理，男，52岁）
 
人事行政部经理是企业老总的参谋助手，这就要求你凡事要走在前面，制定年度计划也是一样，超前预想，站在老总的角度思考明年工作，进行资料收集和调研，有了素材量的积累，再整理出基本的结构框架，不怕订不出好计划。
 
 
黑钻顾问的回答：
 
年关将至，首先向您致以新春的祝福！履新伊始对岗位工作都会有个适应过程，但做好工作计划确实是行政管理者必备素质之一，企业搞岗位交流恰恰是为给你创造了提升的条件和成长的空间。
 
其实，做工作计划绝不是做文案，如果你把它看做是做文案的话，那么绝做不好工作计划的。工作计划的本质在于理清工作思路，明确工作目标。文字是对工作计划的呈现，是较为次要的东西。你最大的困惑是缺乏对工作计划本质的认识。
 
做工作计划经常在三个方面出现问题：一是结构缺损；造成结构框架的短缺，计划的全面性和完整性受到影响。二是内容冗长；工作任务重叠，文字��嗦不能清晰说明内容或重复阐述，计划简洁性和价值性受到影响。三是要素错位；计划要素之间缺乏相互支持，执行难度大或不可操作，计划严密性和操作性受到影响。
 
你的情况表现在第一、三种上，但根本原因在于思路不通，出路受阻。那么怎样才会使你做出高质高效的工作计划呢？为你准备了三招仅供参考：
 
首先，“五线谱”定音；让思路清晰起来有很多的办法，其中最为实用和简单方法就是使用工具――规范化的工作计划模版。一个标准化的计划模版包括五部分，我们习惯称其为“五线谱”
         
时间线指工作计划的进度安排；事件线是将工作计划细分为若干目标以及为达成目标要做的事情；
部门线包括计划执行部门、配合部门以及对执行过程的监管部门；资料线是指完成目标及事件所需财力、物力的配备情况；预案线是指遇突发情况实施的替代方案。通过这样一个表格把漫无边际的思路填入格子，强制你的思维聚焦在表格内。
 
其次，“管弦乐”协奏；光有工作计划模版是不够的，还要区分工作计划要素的轻重缓急。其中最重要的要素是目标，目标是由一系列的行为构成的，这些行为我们称做事件。目标与事件存在着因果关系，这就需要在做计划时用不同的标准来要求它们，而且要素之间要实现互为支持。
 
目标要分轻重；要明确什么是核心目标和重要目标，认清它们与其它目标的主次关系，同时要用事件来支持目标，目标的落实一定是从做事开始的。比如，“提高企业管理者执行能力”的目标，通过接受“中基层管理者执行力风暴军训营”培训以及“百日培训成果督导活动”两个事件来完成。
 
事件要看缓急；急事先做，慢事缓做，不以重要与否为做事先后的标准，如事件之间存在因果关系，先做“因”事，后做“果”事。事件的达成离不开（财、物）资源和部门（能力）这两个要素，当两个要素都具备了就会“成事”。
 
最后，“作曲家”指挥。不但要建立了工作计划模版、掌握工作计划要素之间的关联，更要加强使用的督导。前面有读者谈到调动下属或平行部门分头撰写，然后再来汇总，这是我们在日常管理中经常使用、也是较为有效的手法之一。但其它平行部门和你的下属都不能按照统一规则来报送，就会造成送非所要、报非所需的状况，最终增加了你深度汇总和整合的难度。所以，要指导工作伙伴严格按照统一的计划规则做计划，才能确保高质高效。
 
总之，能够熟练地掌握以上三点，将会对计划工作有极大帮助。相信你，在新的一年中定会谱写出岗位工作的“华彩乐章”！
by/ PTT国际职业培训师 : 高岩
来源：培训百事通