[转]: word论文排版技巧

 

 Word论文排版 Chaos's Space: － By Chaos － 

       论文的排版是让许多人头疼的问题，尤其是论文需要多次修改时更加令人头疼。本文将给你提供一些用Microsoft Word进行论文排版的技巧，使你的论文排版更加方便和轻松，以便把更多的精力放在论文的内容上而不是文字的编排上。这些技巧不只在论文写作中可以使用，在写其他文档时也可以使用 。

一、页眉页脚的制作 

首先介绍一个概念：节。这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。节是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符，Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。 

论文里同一章的页面采用章标题作为页眉，不同章的页面页眉不同，这可以通过每一章作为一个节，每节独立设置页眉页脚的方法来实现。 

首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后，设置第一章的页眉（视图菜单→页眉和页脚）。然后跳到第一章的末尾，菜单栏上选“插入→分隔符”，分节符类型选“下一页”，不要选“连续”（除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页），若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。这样就在光标所在的地方插入了一个分节符，分节符下面的文字属于另外一节了。 

光标移到第二章，这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的，鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏，工具栏上有一个“同前”按钮（图像按钮，不是文字）， 

这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同，我们需要的是各章的页眉互相独立，因此把这个按钮调整为“弹起”状态（与上一节相同的提示文字会消失），然后修改页眉为第二章的标题，完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。 

页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始进行编号，但是，在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的，页码从正文第一章开始编号。首先，确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后，光标移到第一章，点击“视图→页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏，切换到页脚，确保“同前”按钮处于弹起状态，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页码从第一章开始编号。 

注： 

页眉段落默认使用内置样式“页眉”，页脚使用“页脚”样式，页码使用内置字符样式“页码”。如页眉页脚的字体字号不符合要求，修改这些样式并自动更新即可，不用手动修改各章的页眉页脚。 

论文里页眉使用章标题，可以采用章标题做成书签，然后在页眉交*引用的方法来维护两者的一致。 

二、图表自动编号 

论文写作中，图和表要求按照章节进行编号如：图1.6，表4.7，图表的自动编号可以使用Word的题注功能。Word提供图表标签和表格标签，图表也就是图的标签 

操作步骤：插入菜单→引用→题注，选中图表标签，编号中可以选包含章节号，这需要章节的编号联接到一个项目标号上，参照项目编号的设置，重要的是章的编号，其它节的编号联接到上层编号，则所有的章节、图、表都可以实现自动编号。把题注中不包含标签勾上，按确定插入标签，之需要在正文中的标签前键入图就可以了。表只要在标签选择中选表格就可以，其它相同。 
一般只需要建立一个标签就可以了，其它地方需要，可以直接copy标签，粘贴到指定位置，然后选中标签，更新域就可以，对于数量很多的标签，则先全部copy好，然后按Ctl+A快捷键全部选中，在有标签域的数字上点右键，选更新域就会全部更新，或者在别的地方再插入一次题注就会自动更新了。最简单的方法是按Ctrl+A全部选中，按F9更新域。 
图表的应用则需要用到引用的交*引用功能：插入菜单→引用→交*引用，引用类型选中图表的标签，标注内容选“只有标签和编号”即可插入引用。 

图片组合 
Word中如果一页图片太多的话就会跑来跑去找不到位置，可以使用Word的组合功能将所有图片组合在一起就好了 
（1）将所有图片的属性→设置图片格式→版式→浮于文字上方 
（2）将所有图片选中，右键组合 
（3）将组合后的图片版式设置成嵌入型或其它需要的版式。 
图片不摄制成浮于文字上方的话是不能进行组合的，浮于文字上方后图片就可以和Word画的各种图形组合在一起了。 


三、公式自动编号 
公式编辑应该使用公式编辑器MathType，自动插入公式编号，目前为5.2版。Word的公式编辑器实际上就是Mathtype的早期版本，但不好用。Mathtype安装好后（要先装office再装Mathtype否则不认）在word中会有一个工具条和菜单，根据需要使用。公式编号和编号引用在工具条上直接有，不同章节需要不同的编号可在章节的开头处插入章、节号（注意：如果是连续章节编号，则选“New Chapter Number”，自动延续章节编号，修改起来就方便了），论文一般只需要按章编号，所以插入章编号即可，插入时应放在正文中第一个公式的编号处，以方便查找，不要放在标题处，否则自动生成目录时要手工删除。 


公式编号的引用只需把把光标放在要引用的地方，点“Insert Equation Reference”按钮，然后双击要引用的公式编辑器生成的编号即可。 
另外，Mathtype有一个“Insert Right-Numbered Display Equation”按钮，可以直接插入公式和公式编号，公式居中，编号右对齐。 

四、目录的制作 


目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念：大纲级别。Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，…，“标题9”，分别对应大纲级别的1－9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式，关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档（视图菜单→文档结构可显示与将要生成目录结构相同的文档结构）。 
  目录的制作分三步进行。 
  1) 修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”，列表下拉框中选“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。 
  2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”，第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改“标题1”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式，请参考Word帮助。 
  3) 提取目录。按论文格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入→引用→索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。 
  注：目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的。在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。 

五、参考文献的编号和引用 


参考文献的标注最好用EndNote9.0，支持中文，自动更新，修改方便快捷，一劳永逸。Endnote安装后也会在word中有一个工具条，如果没有，在工具条上点右键，选中即可。 
参考文献的标注分为文后的参考文献和文中的参考文献引用，在endnote中表示为：参考文献（Bibilogrphay）和引用（Citation），endnote有很多参考文献样式，但不一定符合自己的需要，可根据自己需要建立自己的样式。参考文献以数据库的方式保存，所以要先建立自己的参考文献数据库（.enl）。参考文献建立好后，在endnote数据库中选中要插入的数据记录（Ctrl和Shift多选），然后返回word将光标置于要插入的地方，点“Insert Selected Citations”即根据设置好的参考文献和引用样式进行标注，并在文档末尾自动生成参考文献。 
参考文献样式定义：Edit菜单→Output Styles→New Style打开新建样式窗口，然后根据自己的要求建立参考文献和引用的样式进行定义： 
新建一个样式，在Bibliography的Templates中进行如下定义： 
Journal Article 

Author. Title[J].. Journal. Year, Vol. Volume (Issue) : Pages 

Thesis 

Author. Title[D]: [Degree学位论文]. City: University, Year 

Conference Proceedings 

Author. Title[C]. Editor, Conference Name. Conference Location: Publisher, Year of Conference. Pages 

Book Section 

Author. Title 
. Book Title. City: Publisher, Year 

在Citation的Templates中进行如下定义： 
(Author, Year)，这是在正文中标出作者和年月，最终只需要编号即可。 

数据库中新建参考文献，按照不同类型输入相关信息 
输出结果： 
城市外围的限定[1](Mark W., 2001) （最好标记为红色以方便查找） 
参考文献 
Horner Mark W., Grubesic Tony H. A GIS-based planning approach to locating urban rail terminals[J]. Transportation. 2001, Vol.12(5): 55-77 
每次插入新的参考文献编号都会自动更新，导致运行变慢，如果不要自动更新而是在所有做好后一次全部更新，可在格式设置中仅用更新。 
参考文献样式可以导出，Edit菜单→Output Style→Edit 要编辑的样式，然后File菜单选另存为即可（.ens格式），如果要调用保存的样式，需要把样式文件放到endnote安装目录下的style目录（C: Program Files EndNote 9 Styles ）。Edit菜单→Preference→Libaries可以设置自己定义的数据库为默认数据库(Add Open libraries并点击Endnote Default) 
在文档末尾的参考文献最好不要生成编号，在参考文献完毕后使用word的项目符号的编号更方便：选中所有参考文献，格式菜单→项目符号和编号→编号→自定义，编号格式中修改为：[1]即可自动生成，格式可根据需要修改。 
如果论文是各章一个文档，Endnote可以设置起始编号：在word中的endnote工具条上点Format bibliography（格式化参考文献）→layout标签，start with bibliography中填上需要的起始编号。 
附： 
Endnote9.0，同济大学毕业论文参考文献格式，包括引用和参考文献格式. 
文献类型为：期刊类文章、会议文章、图书类、学位论文和规范标准。 
解压后放到安装目录下的style目录下即可调用（如：C: Program Files EndNote 9 Styles） 

点击下载参考文献样式文件 
六、其他技巧 

  u      分页符(Ctrl+Enter） 
顾名思义，分页符是用来分页的，分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页，放在新页的第一行，这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一页上。 
肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页！这样做的缺点是显而易见的。若前一章的版面发生了变化，比如删掉了一行，这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾；若增加一行，则后一章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费力不讨好的作法吧！ 
u      换行符(Shift+Enter) 

这里又涉及Word的一个概念：段落。段落是独立的信息单位，具有自身的格式特征，如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记（一个灰色的拐弯箭头）。敲Enter键有两个作用，一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结束；二是另起一行。换行符和敲Enter键不同，它只有第二个作用，没有第一个，即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落，共享相同的段落格式（灰色竖向箭头）。 
七、基本软件 

①绘图和图像处理：微软的绘图工具、AcdSee及其FotoCanvas、Photo Shop 
②流程图绘制：Smartdraw、Microsoft Visio 
③坐标图：Excel、Origin 
④破除pdf复制限制：Adult PDF Password Recovery v2.2.0 
⑤Acrobat7.0和Acrobat Reader 5.0 
⑥Caj Viewer识别pdf，Vip Browser识别扫描图 
⑦描图：Coreldraw Smartdraw