如何缩减word文档大小

   自从公司使用了oa办公系统后，office文档与日俱增，最近查了下服务器，每日文件增加的空间大小将近2G，从中抽取了几个word文档看了下，里面内容都不是很多，却都200多K，甚至有2M的，于是整理了此文给业务部门，希望能使word文件减肥。

 

1．图片压缩

在将图片插入到Word文档前，应先将图片进行压缩，

(1) 最简单的图片压缩办法是将图片“复制”到其他绘图软件(如微软的画图)中再另存为体积较小的格式(如*.gif、*.jpg等)的图片后再插入到原文档中。

(2) 另一种方法是从文件中去掉多余的信息，如裁剪区域。同时也减小图像的分辨率，使图形文件格式更有效率这种方法借助其他的制图工具（如：ACDSee等）。

2. 选择性粘贴

在往Word文档中添加图片时，如果直接进行复制和粘贴操作会增加文档容量的大小，原来，当采用粘贴命令时，文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身，还有许多与图片和软件有关的信息，并且Word还自动在图片和原来软件中创建了链接。而选用选择性粘贴图片，则只往文档中添加图片本身，大大减少文件规模。对添加图片文件最好选择“插入－>图片”

3．只创建一个版本

Word的版本功能可以让你的文件生成多个版本，以方便不同的Word来读取，使用“版本”功能创建文档的多个版本可能会增加文件大小。若要检查文档是否包含其他版本，请单击“文件”菜单中的“版本”。如果存在其他版本，则可通过删除最早的版本来缩减文件大小。

4．取消快速保存

　　当文件打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡，取消“允许快速保存”复选框即可。

5．文件另存

　　Word在保存DOC文件时，只把后来修改的信息存入，这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大，如果我们使用“另存为”命令来保存文件，Word则会重新整理并存盘，如此一来，就可以有效地减小Word文件的容量。

6．谨慎嵌入字体

　　Word有嵌入字体技术，能够将一篇文章所包含的字体结合成一个文件，以便文件在另一台计算机上能正确地显示，这无疑会使文件的体积大大地增加。要不嵌入TrueType字体，可以单击“工具→选项”命令，再选择“保存”选项卡，然后取消“嵌入TrueType字体”复选框，可以减小Word文档的容量。　如果因为在其他机器上演示文档需要嵌入字体，一定记住只嵌入所需字体。即一定要勾选“只嵌入所用字符”复选框，这样你的文件中既有所需的字体，又可以减小文档的容量。

7．页面设置

　　在保存文件前，单击“文件→页面设置”，打开页面设置对话框，任意单击其中的“纸张大小”、“页边距”等，而其中的内容可以不改动，确定后再保存，就会发现文件容量也减小了。