【管理心得之六十】制定项目计划不是只有时间才做的一种点缀

场景再现

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PM:老板,有两个消息,一个好消息,一个坏消息。想先听哪个?

BOSS:好消息是什么?

PM: ○○公司同意了我们上月前提出的报价,并在下周同我们签订合同。

BOSS:不错,坏消息又是什么?

PM:完成项目的时间表被压缩了,由于我们此次开发采用的是新技术,客户那里有几个部门对这项新技术感兴趣,想把这个试点项目尽快完成。

BOSS:这没什么?

PM:我知道制定项目计划对项目来说是一个重要环节,但考虑到项目截至日期提前了,我就把做项目计划的时间略去了,现在已经开始工作了。

BOSS:没做项目计划,就开始着手作业了?开什么玩笑……

PM:我们真的没有时间了…………………….如果再不………………….恐怕………………….

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“没时间”似乎是万能的借口和说辞,在任何一种场合,只要你运用得当,都可以让你全身而退。

“喂,帮我买个盒饭回来呗?” “兄弟真对不起,我这赶时间,我得先走了!”

“哥们,我这毕业设计就拜托给你了!” “真对不起,这几天公司总加班,真没时间帮你弄!”

话回场景 “没有时间(或错过时间),真的就不需要制定项目计划了吗?”

如果{BOSS}追问如下问题:

l   没有项目计划,交付成果物是什么?

l   没有项目计划,进度表、里程碑从何而来?

l   没有项目计划,作业范围如何划定?

l   没有项目计划,管理方法、审查标准、推进方式、沟通机制等等,又是怎样?

想必{PM}对将要做什么、期望做什么、只有一个模糊的想法。给出的答案也是支离破碎的,使整个场面更加尴尬。不是吗?

我IT界一菜鸟,经历的项目也有限、少得可怜。在这些项目当中,严格按照先计划、再执行的没有几个;多数是先着手、后计划。原因无外乎两种:

→可能迫于时间压力,需要在计划完成前着手某项工作。

→在计划完成前就已经把团队组建好了,即使没有计划,项目经理也得安排作业,让其组员有事做。这不是最优的做法,仅是最常见的一种。

项目能提前着手开始,是因为PM普遍有一种倾向,认为“不需要明确的定义和计划,也能勉强应付工作。”但常常是事与愿违,不做计划,不清楚具体交付成果物有哪些;项目各阶段何时开始、结束含糊不清;客户提出的要望,更是无法辨别范围内外。或许你认为自己知道答案,那也是没有得到客户(发起人)认可的答案,更无法保证你们意见的统一。

“一边着手开始项目,一边着手做计划,行得通吗?”

在项目开始执行后也有可能成功地制定项目计划。捷径就是给那些不论在什么情况下都确信要的活动分配资源。比方说,在制定项目计划时就可以向调查&分析、环境搭建等分配资源。这时候PM不但要完成项目计划的制定,还要分配并管理工作,这是很耗时的,并且要求PM具备良好的组织能力、纪律性和并发处理多任务的能力。“给开动着的汽车更换轮胎,难度非常大,要求也特别高”,所以部分PM在项目开始后选择略过计划阶段也是重要原因之一。

制定项目计划不是“选择品”而是“必须品”,制定项目计划是项目过程中的一部分。项目有难易之分、大小之,可以根据项目的特性对某阶段进行取舍、剪裁。如项目过于简单,或许省去单体测试、结合测试环节;如项目采用敏捷结对开发模式,或许可以省去代码Review、设计书Review环节等等,但唯一不可省略的就是制定项目计划。

我们做一个假设,如果我们省去了制定项目计划过程,《风险登记册》会增加哪些内容:

  • 进度表不准确,导致整个项目过程中出现遗漏、多余或无用的活动
  • 对需求范围的理解不准确,导致大量的范围变更
  • 交付成果物达不到客户的期望
  • 不清楚项目存在哪些风险,也不清楚如何应对

制定项目计划不是只有时间才做的一种点缀,其目的之一便是是确保你和发起人就希望得到的东西达成共识。当项目结束,双方对着“四不像”的交付成果物,在谈判桌上声讨对方责任的时候,是不是太晚了。

如果可以选择的话,最好是首先定义并制定项目计划,然后执行。但是,有些时候项目必须马上开始,在前期工作开展的同时,一定要再制定项目计划。

“没时间,做不来”不是借口,项目中有些事是必须要做的,至于为什么,询问的对象不应该是我,而是你,是弄你PM。

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刚刚初步,菜鸟征集中。。。。。。

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