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保管移交主要对销毁与丢失的档案进行登记,对其他部门移交到档案馆的数据进行登记。
系统利用录入的档案信息,对于检查通过的数据,即可进行各种报表的打印输出,,如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面题名、卷内备考表、全引目录等。系统可通过设置各种打印条件,输出满足用户要求的各种报表。
系统能自动对录入系统的档案库内的各种数据进行统计,对档案著录的数量、档案质检的数量、档案整理的数量进行统计,并可根据实际情况对著录人员、档案质检人员、档案整理人员进行工资统计,基本上可以替代以往由档案人员手工进行的统计工作。
数据管理主要是对输入的数据进行批量或单个进行修改,如对档案的密级进行调整,对档案的保管期限进行调整,对卷内顺序号有误的进行调整,按指定条件批量替换指定数据项,检查卷内顺序号是否有误(重号、漏号、顺序号不连续等)等。
系统维护包括数据字典,目录分类,档案类别,日志文件和权限管理。
数据字典主要是对用户在进行数据录入时,会发现有些著录项的内容输入重复性较高,如密级、保管期限、责任者等,系统可对此类著录项的输入内容进行定义,使其在录入时显示为下拉菜单供用户选择,提高录入速度,对用户录入数据项的频率高低进行调整,使录入频率最高的数据项的值显示在最前面。
还可对日志文件进行维护,系统中的所有操作都记录到了日志文件中,这就对整个档案活动中的操作有了跟踪的依据,日志文件不会自动清空,用户可根据需要进行导出或清空。
同时可对目录分类,档案类别进行管理。
注意:档案类别是整个系统的核心,是一开始就要确定的,如:地籍类在我们系统中被划分为C类,整个档案都必须建立在档案类别的基础上。
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