机械企业信息管理系统项目分析报告

机械企业信息管理系统项目分析报告

一、 引言

　　业内专家指出，从整个行业发展的大环境来看，机械制造行业的产品更新发展速度较为稳定，然而随着行业的竞争加剧，机械企业逐渐由大批量的生产规模向单位的、小批量的生产方式递进，产品的生产周期逐渐缩短，生产方式也越来越复杂、离散。

　　在制造行业中，一般每一种产品的生产都不是全流程地进行下去，并且每种产品所采用零部件非常多，每个零件的每道工序，都需要经过多个步骤和环节，这也是离散型生产方式的特色。特别是对于小批量多品种的企业来说，如果没有一套系统来控制计划和成本，那么企业不一定算得出哪些产品是赢利的，哪些是亏损的，不能计算企业对于资金流的控制具体是多少。例如，生产一个产品的时候，能否清楚地计算出它的物料成本、人工成本、分摊费用的总和为多少等等。从这方面来讲，管理信息系统可以很容易地解决这些问题。

二、 机械制造行业现状分析

中国机械制造业经过几十年的努力已经具有相当的规模，积累了大量的技术和经验。但是，随着世界经济一体化的形成，由于中国潜在的巨大市场和丰富的劳动力资源，国外的技术、资金、产品大量涌入国内，国内企业面临着前所未有的国内外激烈的竞争局面。竞争要求企业产品更新换代快、产品质量高、价格低、交货及时、服务好。这些市场竞争的武器与企业管理的模式、管理方法、管理手段、组织结构、业务流程密切相关。

（1）生产计划控制的模式落后 

尚未实施MIS的机械制造企业几乎100%采用台套计划的方式，即以产品最长生产周期作为构成产品各种物料的采购提前期和生产提前期。过分夸大的提前期是造成库存和在制品储备高、流动资金占用大的根本原因。生产计划与采购计划脱节，零件成套水平差，不能准时交货，或者用高储备来保证交货期。

（2）企业应变能力差 

今天的市场瞬息万变，需求多样化。按订单装配，按订单制造，按订单设计，大规模定制。品种规格繁多，生产、采购异常复杂。从客户—销售—设计—生产—采购—财务—成本，需要一个完整的供应链管理，才能动态快速地响应客户需求，适应千变万化的市场和客户定制化的要求。 

（3）成本计算不准确，成本控制差 

   人工成本核算一般只能计算产品成本，无法计算零部件成本。成本费用分摊很粗，大量成本数据采集是人工归集的，数据准确性很差，使得成本计算不准确。一般不进行标准成本的计算，也很少进行成本分析，因此成本控制差。 

（4）信息分散、不及时、不准确、不能共享 

    制造业产、供、销、人、财、物是一个有机的整体，他们之间存在大量信息交换。然而人工管理信息分散、缺乏完善的基础数据，信息分散、不及时、不准确、不能共享、大大影响管理决策的科学性。 

（5）科层式的组织机构而不是面向业务流程的扁平化的组织，一般业务流程不合理，业务流程的管理和控制不规范，随意性大。 

（6）缺乏标准化、规范化、制度化、程序化的管理，管理的优劣因人而异。

（7）管理工具落后，大部分企业仍处于手工分散管理或微机单项管理的阶段。有的企业也建立了全厂的计算机网络，但应用仍是分散的，没有实现信息的共享和资源的优化配置。 

（8）现代化管理的新思想、新方法、新技术的应用差。例如：敏捷制造AM、虚拟制造VM、准时生产JIT、客户关系管理CRM、供应链管理SCM、商业智能BI、电子商务EC、企业资源计划ERP等。

 

 

三、   实施管理信息系统之必要性

1．防止形成信息孤岛

   企业在实施全面的管理系统以前，可能会使用其他一些软件来管理某个单项事务，然而不同的软件之间数据是不能共享的，这意味着一旦要开发全面的管理系统，将很难利用以前积累的数据，从而形成信息孤岛。这将使根据历年数据进行统计、预测变得不容易。数据缺乏标准化、有价值资料无法充分利用，信息化系统不具备数据整合功能，对决策支持能力不强，这是企业未实施管理系统之前必须面对的困境。

通过开发机械信息管理系统可以把各种信息孤岛集成起来，实现全面数据共享，提高数据的利用率。

2．生产、销售、管理流程的改进

科学和规范化管理是企业管理成功的前提。随着企业的发展壮大，企业对规范化管理的要求愈加迫切。

管理信息系统的目标之一就是，实现企业的规范化管理，优化企业生产、销售、管理流程，提高企业生产效率。

MIS可以为管理者提供决策信息，可以更容易实现成本控制、质量控制、业务流程优化、趋势分析等。

3．降低生产经营的投入/产出比

   利用管理信息系统，可以收集企业采购、生产、销售等各种数据，通过分析这些数据，可以解决：

•哪些产品是赢利的、哪些是亏损的；

•哪些产品畅销可以多生产、哪些产品滞销应少生产；

•知道原料的利用率，从而可以优化生产流程，节约材料；

•生产产品的时候，可以清楚地计算出它的物料成本、人工成本、分摊费用的总和为多少；

•公司资源利用的最大化应服务那些创造最多利润的客户。简单的说就是经过分析在公司的大批客户里只有20%的客户为企业真正创造了利润。那么企业应该对不同客户实行不同的服务策略。应集中主要人力、物力于获利大的产品、客户身上；

•了解历年生产、销售数据，预测未来行业走向，从而制订企业发展计划；

•手工操作阶段，决策很大程度上只能由知情者做出，这无疑对个人能力有过多的依赖，极不利于企业的长远发展，通过实行管理系统，所有的数据都集中在数据库中，任何授权用户都可以对这些数据进行查看、统计、分析，不会因某个重要人士的缺失而给企业造成极大的损失；

•对生产、销售、财务等数据进行统计分析，帮助管理者进行生产决策；

•很多单件原料是代用的，五花八门什么可能都有，一个急订单可能抽用了其它订单的零件，有时数量过多的零件被分流，甚至分几处存放，有时为了急件，哪怕数量很少也改用并行作业方式停掉其的东西，这些事情如果不通过计算机来管理，很难想像以个人之力而能很完美地得到解决…

4．树立良好的企业形象，增强企业竞争力

   机械信息管理系统包括：人事管理、生产管理、采购管理、销售管理、仓库管理、财务管理、综合查询、客户关系管理、文档管理。通过几大子系统的协同工作，将会为企业营造一个完善的管理环境。跟同类企业相比，可以更快更好地制订正确的生产、采购、库存、销售计划，通过分析产品的销售情况，可以把主要精力集中于为企业带来最大效益的产品、客户身上，从而有效地打造出本企业的核心竞争力，保证企业健康、稳定地成长壮大。

 

 

四、 现有软件分析

没有哪个软件专门为小企业开发的，而且适应面也不够广，综合性的管理软件更加没有。

下面是一些比较优秀的适合机械企业使用的软件,共同的缺点是不能协同地解决企业的所有问题，不是专门针对一个企业设计，而是通用软件：

易用仓库管理软件：仓库入库（采购收货、销售退货、生产产品入库、借货、借出还回）、出库（采购退货、销售提货、借货出库、借入还出）、库存盘点、调拨、单据查找、单据报表

库管小帮手：库存物资的入库、出库、调拨、盘库等数据的录入、维护、汇总、统计、查询、报表打印,生产计划管理、物料需求计划管理、采购计划管理、当前库存量查询、物品收发明细账、物品收发统计表、警戒库存物品报告，数据备份、数据恢复、数据清理、操作日志管理、提醒计划管理

机械厂工资管理系统：根据输入的产品流转卡数据，自动输出工人的工资表

StarOCRM办公客户关系系统：客户信息管理

企业客户关系管理专家：管理客户信息、供应商信息、联系人信息、工作计划、商品信息、报价信息、进货信息、销售信息以及各种统计报表

五、 自主开发信息系统的好处

使用通用的软件系统，虽然功能比较强大、实施速度快，可以很好的完成企业的共性部分，但是由于每家企业各有各的特点，业务流程也不尽相同，同一款软件不可能做到满足整个企业的所有需要。

而自主开发软件，可以根据企业的特点、企业的业务需要跟本企业紧密关联地来设计软件功能，可以最大程度上与企业行为进行契合，跟业务实现同步螺旋式上升。

自主开发的软件可以根据业务部门的需求，通过升级软件，不断优化、不断提升，从而更适合于企业的发展需要。

企业之间的竞争很多时候都是依靠差异性在竞争。企业自身组织定制开发系统，能够充分挖掘出企业的差异性能力，以在激烈的市场竞争中取得有利地位。

此外，企业不必担心由于使用多个不同系统，而不能实现系统之间的数据共享，形成信息孤岛，这些积累下来的数据可以为企业的发展提供精确的趋势分析、销售统计，让管理者做到心中有数，从而为企业制定正确的生产、销售策略保驾护航。

六、 我们的优势

（1）人员熟悉，容易沟通和解决问题

    大家都是朋友，有什么问题可以很快得到解决，需要什么功能也可以沟通商量。

（2）开发费用少

委托软件公司开发系统，由于他们必须考虑到人员成本、设备成本、经营成本，而且作为一个企业必定会谋取最大利益，不会为客户考虑到节约费用，所以难免会要求比较高的开发费用。而且，企业不会专注于客户一家，难免会有一些地方是考虑不到的，不能让客户得到最多的效益。而让我们来开发，我们会尽量为客户考虑，从购买设备、开发费用、系统架构、管理方式都会给客户沟通，最大限度满足客户的需要。

（3）系统维护和升级方便

软件开发出来后，在使用过程中，由于企业经营方式、生产流程的变化而带来的软件功能更改、系统升级问题，我们都会承诺进行跟进。而使用中遇到什么问题，也可以随时跟我们联系。不管是软件问题还是硬件问题，我们都会尽力解决。

 

 

七、     解决方案设计

考虑到机械行业的生产管理特点和需求，通达机械信息管理系统计划以生产制造管理为核心，以用户需求为导向。通过合理控制库存，优化生产流程，严格控制交货期、全面掌握企业资金流向，帮助企业从引进原材料、生产产品、产品出厂等过程实现无库存、无积压。

（一）  该系统可以帮助贵企业解决的问题

帮助企业实现产品的个性化，增强生产以适应不断变化的市场。

　　机械行业企业外协件多、外协厂家多，帮助企业对外协厂家的产品质量、价格和信誉跟踪进行控制，帮助采购部门控制好进货提前量，保证既不误生产之需又不造成库存积压，保证一个最合理的库存资金占用的"度"。

　　产品按订单(合同)生产，产品结构复杂、零部件多而且外协、自制兼有，帮助企业合理优化排产，控制交货期，提高订单(合同)的履约率。

单件产品制造时间周期长、价值高、投入大，帮助企业对其生产过程进行跟踪，并对产品成本进行实时的归集、控制和分析。

精确计算产品成本：产品成本包括人工成本、机损成本、原料成本、外协件成本。

采购时要要考虑到财务安排，要货比三家，要根据产品售出后的利润来设定一个最高的采购价，超过这个价格这单生意就要亏本。

老客户要经常联系，过年过节要送上问候，这样才会多有回头客；新客户要时时关注，把通过各种渠道（朋友介绍、老客户介绍、报纸、网站等）找到的可能客户管理起来，便于逐个分析，一一把这些潜在客户转化为企业真正的客户。

在跟客户谈合同之前，能对客户采购的产品的利润值、生产安排期、库存有个清晰的了解，做到心中有数。

签完合同后，要安排生产计划、采购计划，要了解库存。订单少时手工还可以安排，但订单多了就非得借助软件才能完成。

一个企业从小到大的发展过程中，必然需要借助计算机来辅助管理，从而让管理者对企业运作的各个环节做到心中有数，从而制定正确的发展策略。

单个仓库管理软件能解决企业的什么问题？最多只能让管理者知道哪种配件没有了或是不多了，需要生产，其实也许这个配件已经很久没有使用了，根本不需要再安排生产，占用库存。

最大的问题是管理不规范。处于小规模生产的企业，要想有个质的发展，首要一点就是要多拿订单，而规范化管理也会为企业树立良好的企业形象。这些工作都离不开MIS的帮助。

实现与已引入CAD/CAM计算机辅助设计的集成。

（二）  系统运行环境

考虑到通达机械厂的实际情况，我们从尽可能节约人力、财力的方面着手，设计了硬件的架构如下：

至少需要电脑两台：

一台文员用，用来录入日常生产数据、仓库管理、人事管理、文档管理

一台管理者用，查询统计人员信息、计划管理（生产计划、采购计划、需求计划）、库存、生产日报、工人工资（计件、计时）、客户管理、销售管理、合同管理、工资管理、采购管理、财务管理。同时也作为系统的服务器。

    由于涉及到多人操作，系统必然要建立在网络的基础上。本系统需要用到一台电脑做服务器，用于进行数据存储、数据备份、响应客户端的请求。在客户端，根据功能和人员职务，需要配置不同的软件，为了最大可能地减少人员浪费，文员要录入管理职工信息、日常产品生产管理、仓库出入库管理。管理者维护客户资料、销售计划，管理者也可以根据生产、销售、仓库数据、客户资料进行原料统计、次品统计、工资管理、销售收入统计、合同管理。

软件架构：

本系统使用SQL Server2000做后台数据库，使用C/S(Client指客户端,Server指服务器端，服务器处理各种业务、客户端进行请求和显示结果)软件模式开发。本系统采用逐步开发的方法，从最需要用的功能开始开发，首先开发人事管理（基本功能，用于采集基础数据），然后是仓库管理模块，同时也开发管理者使用的领导查询功能（该模块使用整个系统的数据，随着各子模块的开发不断增加查询、统计、分析功能），然后依次开发生产管理、客户管理、销售管理、采购管理、工资管理、财务管理、文档管理。

该信息管理系统能切实地满足到目前通达机械的需求，解决原材料管理混乱的弊端，并且在生产任务单下达时，能自动计算出当前所需的物料需求，同时，该系统不但能适合目前的生产环境，而且在未来三到五年的时间内，都能够跟上企业的发展方向。

    网络规划：

本系统采用星型100M Ethernet 布线形式，后台以Windows NT或Windows 2000 为网络操作系统，配以Windows工作站，建立真正的客户/服务器(Client/Sever)环境。Windows NT/Windwos 2000系统安全稳定，而且具有Windows操作界面，方便易用，是目前最适用于中小型网络的操作系统，消除信息服务瓶颈现象。具用较高的性能价格比，和很强的扩展性，能很好地满足机械企业将来可能存在的各种业务应用。

 

（三）  网络系统规划图

 

 

（四）  网络拓扑图

 

 

（五）  系统功能设计

机械信息管理系统包括以下几个子系统：

●人事管理

●生产管理

●工资管理

●仓库管理

●客户关系管理

●采购管理

●销售管理

●财务管理

●文档管理

●领导查询

●系统工具

1.       人事管理

包括公司基本信息、部门资料、工种资料等的维护，员工管理，考勤管理，加班管理，人事提醒以及对各种资料进行查询统计（如：员工花名册、员工档案资料明细、员工工作资料明细、员工联系资料明细等）。

 

2.       生产管理

车间是计划的落脚点，是计划真正得以实现的地方。车间生产完全依照生产计划进行，由计划人员根据生产作业计划下达工单，并同时产生生产领料单，通过生产调度、车间领料、车间工序汇报、车间完工汇报、质量检验、完工入库等环节实现了从原材料到零件的生产过程严格控制，达到了物流、资金流、信息流的统一。

车间根据产品组装计划单，产生组装领料单并完成产品装配。

车间每天需要填写“产品流转卡”，以记录当天每个工人的生产情况，包括机床加工的零件的合格数、次品数、工废数、料废数，以及车刀等刀具的报损数。

该模块需要对产品的用料结构进行维护，以便销售系统可以根据订单生成生产计划和采购计划。

本模块可以统计出单个工人每天、每月的生产量、生产率，统计某个月生产总量、或是几个月的产量分析，某个产品几个月来的生产分析、次品、废品统计，也可以进行订单生产进度查询。

3.       工资管理

不同职位的工资制度不同，包括；月薪、计时工资和车间工人的计件工资、浮动工资、刀具奖惩、质量奖惩等。

工资管理模块可以设置各种考核办法：

1、质量奖惩办法。可以对每种产品的每道工序进行质量奖惩，减少工废数，提高合格品的数目。

2、刀具奖惩办法。可以对车刀等各种工具进行刀具奖惩，精确到每个工序。

3、浮动工资办法。可以对计件工资超过规定数额的人员进行奖励和对没达到的人员进行处罚。

4、完成率单价办法。可以对每个工人规定当月任务，根据当月任务的完成率来定每道工序的单价。

自动进行企业员工的工资结算、奖金分配以及各项相关经费的计算。它是根据员工的考勤记录、工资标准、各项应发的补贴、各项代扣款等原始资料来结算应付工资和实发工资。

4.       仓库管理

由于产品零件及辅料较多，所以对于仓管人员来说，能对各类零部件的存货数量，存放位置以及临时性的领退料情况及进掌握，无疑要靠功能强大的管理软件。库存管理可满足这一需求，料品库位及所属仓管员均可直接依实际情况输入系统且查询方便;此外，对于车间或是其他部门领退料或是借料情况，可在库存管理中多角度查询各类物料在不同厂库中的现存量。

本模块采用以仓库为中心的管理方式，可以更直观地对各仓库及物品进行管理，主要有：入库、出库、调拨、库存盘点和质量检验，并根据需求计划决定出库预定单、采购计划。

此外，本模块可以查询当前库存量、历月库存量、物品出入库明细、零库存物品、警戒库存物品（包含对 零库存量物品、已达库存量上限物品、已达库存量下限物品 以及 已达库存期限物品 的报告），可以统计某段时间出入库的物品（以及根据客户、客户物品、物品类别进行分类统计）、库存物品、客户往来物品，也可以分析货品的流入流出、最不常使用货品排行、同一时期货品使用数量排行等。

5.       采购管理

采购是企业的关键业务环节，过量的采购会造成库存积压和大量的资金占用，而采购量不足，不能满足生产供应，又会影响生产和增加采购成本。采购计划以企业的生产计划为依据，满足了企业的实际需求。

此外，本模块还需要维护供应商资料，通过比较不同供应商的报价，以用最少的成本购买物料。

6.       客户关系管理

客户关系管理分为两部分：客户开发和客户管理。

 

客户开发以潜在客户为核心，重点关注互动的过程和产生的机会。主要功能包括：客户基础档案建立；联系洽谈情况记录。

客户管理则以现有客户为对象，主要功能包括：历史合同和订单查询统计；客户资料查询；按区域、销售时间段、净利润统计客户，以及资金往来状况。

客户群体是一个企业的利润中心，管好了客户就是管好了钱袋子。

7.       销售管理

分为按合同销售和零售，合同销售不付现金，可以在合同管理中添加金额。零售管理需要付现金。

根据订单对生产流程优化排程，使企业能够根据实际状况合理地利用各项资源安排生产，这将大大减少停工待料、交期延误等不良状况的发生。本系统综合考虑企业的主生产计划、实际库存、预计接收量和已分配量，其中预计接收量包括采购在途和生产在制等，通过计算得到各种物料的需求时间和需求数量，并最终得到生产计划和采购计划等，直接指导企业的采购和生产。

此外，本模块需要维护报价单，以便使客户了解最新的产品报价。

本模块提供丰富的查询统计和分析功能，以便管理者可以对决定企业效益的部分进行有效控制。

可以按天、月、年统计销售收入（利润、毛收入。注：由于同一产品不同批次进价不同，故单价取平均价格）、销售毛利汇总明细报表、销售年报表、按日、月、年进行货品销售金额排行、货品销售毛利排行、货品销售数量排行、往来单位销售金额排行、日销售总毛利等。

8.       财务管理

本模块提供凭证处理，自动输出明细账、日记账及总分类账，编制主要的财务报表，进行月末结账和基本财务分析。还提供对个人、部门、客户、供应商、产品等核算项目的专项核算。

本模块可以完成日采购总资金统计、日销售收入统计、凭证账簿查询、打印等日常财务工作，也可以完成月经营情况统计、月末债权债务统计、本月客户欠款统计、资金流入流出分析、本月采购统计、本月销售统计等每月末必做的帐务。

9.       文档管理

包括合同文件（合同的扫描件）管理和图纸管理。

合同文件管理与销售管理系统中的合同管理关联，以便于查找和管理合同原件。

图纸管理与仓库中的零件、成品进行关联（仅有设计图则不必关联），也可以管理同一种配件的不同版本（配件仅做少量修改，但不作为一个新的型号）。

10.   领导查询

领导必须对原料采购、仓库库存、企业生产、产品销售、财务状况做到心中有数，这样才有助于做出正确的决策，从而推动企业向前发展。

本模块可以让领导从各种角度方便查看业务统计数据，分为销售统计、采购统计、仓库统计、财务统计、综合统计，可根据业务的类型及统计对象的各种属性组合起来统计、分析、比较。

11.   系统工具

本模块提供了必要的数据备份、数据恢复、数据清理和权限控制（不同人员可以使用不同的管理功能）功能，也可以对操作日志进行管理、

此外，我们还会提供一个提醒计划管理功能，它可以进行日程安排、实现备忘录功能。使用该功能，您可以每日、每周、每月或者每时得到小帮手的提醒，以完成一些重要的工作。

八、     结语

通过这套系统的协同工作，我们相信，一定会为贵企业的良性发展提供有效的帮助，我们也衷心祝愿通达机械能够不断发展壮大，为中国的机械制造业做出自己的贡献。