提高会议效率的若干浅见

提高会议效率的若干浅见

1.1 编写目的

         本文档编写的主要目的是通过分析影响会议效率的因素，制定符合公司实际的会议流程及规范，提高会议效率，节约公司成本。

1.2 背景说明

         在当前的现代化管理中，无论政府、企业及其他组织，都需要利用会议的方式互通信息，进行安排、咨询、决策、协调等工作；会议是一种必要的，可提高工作效率的沟通方式。

       据统计，美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工作时间的40％-70％。据此推算，我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍，其中不少会议几乎没有成效。

1.3现存问题

         会议是一种正式的沟通方式，也是最有效的沟通方式之一。然而，会议也是成本最高的一种沟通方式，是所有沟通方式中最利害的“时间杀手”。

    会议效率不高，是会议的通病，其主要表现在以下方面：

    （1）会议主题不明确，易形成多中心会议； 

    （2）开会只是为了走形式；

    （3）主持人会前没做充分准备，且缺乏引导、控制会议的能力；

    （4）与会人缺乏时间观念，不能准时参会；

    （5）重复。发言内容重复，众多陪会者重复表态；

    （6）会中对于许多问题反复研究，最终没有形成决议；

    （7）汇报不得要领，像流水帐。

    会议成本的计算公式：

    会议成本=2A*B*T

    其中，A：每小时平均工资的3倍（因为劳动产值总高于职工工资）；B：参加会议人数；T：会议时间。

    例如，某企业有员工500名，单位平均工资2000元（按每月22.5天,每天工作8小时计算，则每小时约11元），开大会2小时，则其成本为：会议成本=2*（11*3）*500*2=66000元

    因为劳动产值高于平均工资，所以要乘以3，又因为参加会议需中断经常性的工作，损失要以2倍计算。如此算来，开会的成本的确很高。如果我们每次会前都计算成本并由会议发起单位支付的话，可能会议次数会大大减少。即使不得已开会，也要尽量减少开会人数，压缩会议时间。

1.4 问题分析

       个人分析造成上述问题的原因有以下几点：

       （1）会议发起人没有会议成本的概念。遇到问题，首先想到的便是采用会议形式解决。

       （2）会议发起人在召开会议前，对会议主题、流程及会议时间没有做详细规划，致使会议没有主题，与会人各抒己见，难以达成共识。

       （3）会议发起人在会前没有通知与会人会议主题、流程及时间，在召开会议后也没有给与会人提供会议主题相关资料，造成多中心会议。

       （4）会议发起人在与会人选择上没有做详细考虑，使与会议主题无关或没有必要参与会议决议的人员参会，增加了会议成本。

       （5）与会人没有时间及成本概念，未能按时参会，无形中延长了会议时间，增加了成本。

       （6）与会人会前对会议准备不够，致使会中发言偏离会议主题，对会议决议难以提供有价值的意见。

       （7）会议未明确会议主持人，在会议发言偏离会议主题时，未及时引导与会人回到会议主题，致使会议时间延长且未达到会议目的。

       （8）会议主持人会前没有和与会人约定发言时长，使与会人在发言过程中没有时间概念，延长了会议时间。

1.5 解决方案

       针对上述问题，指定会议流程如下：

       （1）会议发起人确定要召开的会议类型。

      

       1）按会议的形式可分为四类，见下表：

      

会议类型	会 议 特 点	举例
告知性的会议	由特殊身份的人来宣布，与会人只应接受、讨论和理解报告。	宣布某一政策法规宣布任命。
建设者性的会议	需每个部门都参加，一般选择有创见、有主意的人参加。	讨论新战略、新方法、新规定。
立法性的会议	受命制定规章、制度等，或修改旧的、不适应新情况的规章、制度。	安全操作条例的制订。
执行性的会议	将任务分配给执行者，解决“怎么做？谁来做”的问题。	各班组年度生产量的分配。

      

2）按会议的实质性内容可分为两类:

　　A、政策性研究会：目标规划、应急对策、贯彻指示等需产生有方向性的见解的会议；

B、执行性协调会：布置任务、协调矛盾、组织实施等直接宣布决定的会议。

3）按会议产生结论的方式可分为五类，见下表：

名称	主要程序
通过式会议	只有一种意见和主张，提出后让大家举手通过，履行认可手续。
选择式会议	在两种或多种意见中选取一种。
拼合式会议	在已提出的几个方案中，采纳每个方案中的合理意见，拼命成一个新方案。
折衷式会议	两种方案相持不下，讨论结果，只好采用介于两者之间的第三种方案，虽双方均不满意，但得到部分满足，尚可以接受。
综合式会议	在讨论中，对照会议目的，采纳原方案中的合理部分，去掉其不合理部分，并吸收讨论中所产生的新思想、新方法，将所有好的意见综合起来，形式一个最佳方案。

 

会议发起人首先确定要召开的会议类型，以明确其目的所在，进而明确会议主题。接着根据会议的紧急程度决定是否需要进行以下步骤。

会议发起人可根据实际需要选择以下步骤中的若干步骤进行。

       （2）根据会议类型决定是否需要进行计算会议成本、准备会议资料、通知与会人并约定发言时长等步骤。

       会议发起人根据第一步中给出的会议特征，确定会议类型及会议主题后，根据会议紧急程度、重要性，准备会议资料、选择与会人、确定会议时长。

       如果时间允许，会议发起人需按照会议时长及与会人计算会议成本，并根据会议重要性及其成本调整会议时长及与会人；并确定会议主持人。

       会议时长及与会人确定后，会议发起人通知各与会人、发送会议资料、约定发言时长。

       （3）会议主持人在会前提醒与会人会议时间、会议主题等会议信息，便于让与会人提前安排其工作，保证按时参会。

       由于与会人的工作可能会比较繁忙，因此，会议主持人应在会前再次提醒与会人会议时间、会议主题，以便与会人提前安排日程，保证能按时参加会议。

       （4）会议主持人在会前将会议资料、讨论要点，发送给与会人，便于其准备发言。

       如果会议是紧急召开的，则会议发起人应将会议资料准备好，在会议开始后发给各与会人，并留一定时间给与会人查看会议资料，以便其根据会议资料了解会议主题，准备发言。也可以采用会议主持人对会议主题及讨论要点进行概要介绍的方式，使与会人尽快明确会议主题。

       （5）会议主持人在会中应随时对发言偏离会议主题，发言时长超出约定时长的与会人进行提醒，保证会议按照原计划进行。

       如果与会人的发言偏离了会议主题，而又无人提醒的话，可能会使会议成为多目的会议，最终导致会议各与会人难以达成共识。

       （6）会议应有专门的会议记录人在会中进行会议记录，并在会后将会议记录整理并发送给相关与会人。

       在会中必须要有专门的会议记录人，而不应该随意指定某一与会人做会议记录人，以防止在与会人发言时，或思考他人发言时，漏记、错记其他与会人发言或会中重要决议。

       会议结束后，会议主持人应负责整理会议记录并发送给与会人；

       如果在会中，因时间原因，某些与会人的发言不够完整或表达不够明确，会议主持人应鼓励其将发言以电子文档形式写下来，并交给会议主持人进行整理后一并发给与会人。

1.6 会议管理系统

         在当前的信息化大背景下，个人认为会议管理系统也应该加入到企业信息化系统中。

会议召开涉及企业人员、物资、成本、效益等信息，且会议的成本在企业成本中属于隐形成本，很多企业对会议成本还不够重视。如果将会议管理系统加入到企业资源规划（ERP）中，与ERP中的人事管理、物资管理、成本管理等子系统结合起来，以便对每次的会议成本进行记录。通过分析会议成本相关数据，可以使企业管理者根据企业实际情况，制定不同的企业会议流程，最大程度上减少企业成本。

会议管理系统包括：会议通知、会议资料管理、与会人管理、会议室管理、会议通知模版管理、会议相关物资管理、综合查询、统计报表等模块。

会议发起者在准备召开会议后，可以在会议管理系统中选择会议类型、选择会议时间、预定会议室、选择与会人、计算会议成本、发布会议通知、发送会议资料、上传会议记录；

会议系统可以按照会议类型、会议成本、会议时长等条件，在会议发起时，采取不同的会议流程，通过会议流程的审批控制，减少不必要的会议。

如果属于紧急召开的会议，在会后，也应将会议相关数据补录到会议管理系统中，以保证会议相关数据完整性。

会议管理系统可以按会议发起人所在部门、会议时间、会议类型等不同条件对会议管理系统中的数据进行汇总、统计。结合ERP其他模块中的数据，可以对企业的成本、效益进行更深层次的分析；这样，可以使企业的成本分析数据更加全面，也为企业管理者制定企业规划提供了有力的数据支持。

1.7 参考资料

         （1）http://www.people.com.cn/GB/shenghuo/78/113/20020801/789938.html

         （2）http://wiki.mbalib.com/wiki/%E6%8F%90%E9%AB%98%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E6

%95%88%E7%8E%87%E6%B3%95