回复要“周全”: SCI英文论文修回稿回复信常见问题和错误分析

转自：http://blog.sina.com.cn/s/blog_763ebec50100vd16.html

非常有用，引自http://blog.sciencenet.cn/home.php?mod=space&uid=563591&do=blog&id=436964


本文可以说是我的另一博文的续篇（参见：写论文如导大片, 投论文如谈恋爱），在该文中，我提到：“在稿件修回时，修回稿的回复信（即response letter）更是培养感情的一个绝佳机会。”论文投出后，经过忐忑不安地（甚至有的作者是焦虑地） 等待，如果幸运，就会有修回的机会，当然也有可能是杯具，但是直接接受的可能性非常的低（当然，极个别期刊如BBRC除外，参见我的另一博文）。恰好近期有机会审了一些来自国内的英文论文投稿，发现在修回稿的回复信有不少共同的问题，值得网友，尤其是新手注意，下面就response letter这个话题谈谈自己的一些看法。当然如果您已经有N篇SCI文章，下面的内容也许就不用浪费您时间了，对于SCI老手而言，下述内容应该都是常识了。标题为何强调“周全”？ 先按下不表，文末您就会知道答案。现结合自己的经验和体会，分述如下：

1. “礼”不够：下面图片中的response letter的要点来自理文编辑网站，前面两点都是关于礼貌的，国际学术期刊的审稿人都是义务（无任何报酬）审稿的，人家辛辛苦苦审完稿，指出投稿的问题，自然会理所当然的会希望作者的肯定和感谢，这应该是起码的基本常识，我国又是N年的礼仪之邦，但是，我见过的相当多的论文修回回复信中没有看到对编辑/主编和审稿人有任何的感谢、感激的字眼。俗话说，“礼多人不怪”，这可以说是放之四海而皆准的真理，反过来说，礼少，人必怪！多说你个谢字，不花作者一个大子，于人于己都有利何乐而不为呢？惹得编辑/主编和审稿人不爽，那是想让自己的文章死的快！




２.回复信的开头要先写上文章的基本信息：如manuscript tracking number, title, author等，另外还要加上是投给哪个期刊的。



3. 对编辑/主编的称呼：许多信的抬头是“Dear Editor”, 这种通用的格式，会使编辑/主编感觉作者对自己不尊重，在文章修回后，处理的编辑/主编的名字肯定是已经知道的，所以此时应该称呼编辑的名字（姓即可），即：Dear Dr. xxx(the family name of the editor)。我自己曾经做过某SCI期刊的兼职编辑，对此有切身体会，我明明都注明自己的名字并是Ph.D.,但是不少作者还是称呼俺“Dear Editor”, 当然作者的本意可能觉得这样是为了尊重编辑，但是，可以换位思考一下，如果您是王姓教授，别人不叫您王教授，只是称呼“教授”，您有何感？ 有的网友对此，不以为然，认为自己一直就是这样称呼的，文章也都发表了许多，当然，任何一位负责任的编辑/主编都不会因为这样的“小节”而据稿，但是，如果这样的“不拘小节”多了，也许….(您懂得)。



4. 回复信要详细：这一点非常重要，很多作者不知道这一点。那么回复信要详细到什么程度呢？基本原则是：所有的审稿人不用看修改稿，只需看回复信即可清楚了解作者几乎所有的修改。所修改过的内容，包括图表都要放到回复信中，如果关于文字修改太多，无法一一展示，也要举几个改动大的例子。即使有的审稿人的问题和另外一个审稿人的问题重复，也要分别回答，别怕回复信长，我就见过３０多页的回复信。另外审稿人的问题和作者的回答要显著区分开，比如用黑体等方式，总之，要让审稿人阅读方便、一目了然。当然也不能走向另外一个极端，认为是回复信越长越好，用超长的回复信将审稿人砸晕，我们写回复信不是为了挣按字数计算的稿费，说话也要到点子上，审稿人大都是忙人，东拉西扯很可能会误事。



5.要认真：有位牛人说“共/产／党最怕认真二字”，审稿人也最怕作者认真，最上火的大概就是作者粗心了。举个例子来说，审稿人要求作者更正某笔误或大小写等小问题，这类的问题往往不至一处，很可能文章的许多地方都需要做相应的修改，作者在回复信中说我们都做了修改，但是审稿人一看修改稿，发现还有不少没有改过来，试想，审稿人忙了一天了，晚上加班加点审修改稿，本来对作者蹩脚的英语已经整得一头火了，现在又看到作者如此粗心，当然会很不爽，另外作者这方面的粗心，很容易使审稿人造成这样一种印象：作者写个response letter都如此粗心，想必做实验也是如此，实验结果也就不可靠，所以，有人说态度决定一切，有一定道理，认真可能成就一篇文章，粗心几乎可以肯定会毁掉一篇文章。



综上所述，修回稿的回复信主要要注意：“礼”要周，修改的内容要“全”，简称“周全”。请问，您的回复信周全了吗？


P.S.另外，特别推荐一篇科学网有关response letter的出色博文，标题为：“如何回应审稿人的批评？”，博主为香港大学的金冬雁教授（这个名字，估计搞分子生物学的不知道的不多）

（王守业草于2011年2月，修改于2011年4月2４日，本文初稿曾贴于丁香园论文版。博主对使用上述理文编辑的图片内容表示感谢，本人和理文编辑并无任何商业利益。引文地址：http://blog.sciencenet.cn/home.php?mod=space&uid=563591&do=blog&id=436964）