MOSS2007的使用－链接管理与文档库管理

11.4 链接管理与使用

在WSS网站中，可以把常用的链接添加到主页（或者其他位置），以方便使用。

11.4.1 添加链接

如果有需要经常访问的网站，可以将这些网站的主页地址添加到“链接”项，这一项的操作很简单，只要在Windows SharePoint Services网站主页上，单击“添加新链接”按钮，在“链接-新建项目”页中添加链接的URL地址、说明、备注(可选)，然后单击“确定”按钮即可完成，如图11-26和图11-27所示。

图11-26 添加链接 图11-27 添加链接内容

11.4.2 编辑链接

在网站中添加的“链接”，如果网站修改了链接地址，或者添加错误，都可能在添加后进行修改。

（1）单击图11-28鼠标所指向的“链接”链接，进入链接列表网页，单击想要修改的链接项的下三角箭头后，单击“编辑项目”按钮，如图11-29所示。

图11-28 进入“链接” 图11-29 编辑链接项目

（2）在弹出的网页中就可以对链接进行修改了，与刚创建时类似，如图11-30所示

图11-30 修改链接

11.4.3 删除链接

对于不再需要的链接，可以从网站中删除。删除链接的方法很简单，在图11-29所示的网页中单击“删除项目”命令，会弹出一个对话框，询问是否要删除这条链接，单击“确定”按钮即可，如图11-31所示。

图11-31 删除链接

11.5 文档库使用

“库”是网站上可以与组成员创建、收集、更新和管理文件的位置。每个库都显示文件列表和有关这些文件的重要信息，从而帮助人们使用这些文件协同工作。你可以在库中创建和管理文档、电子表格、演示文稿、表单和其他类型的文件。当 Microsoft Windows SharePoint Services 创建一个新网站时，将同时创建一个“共享文档”库。可以根据自己的需要自定义库，也可以创建附加库。

Microsoft Office SharePoint Server 2007中的“库”包括多种类型，具体如下：

•文档库。对于很多文件类型（包括文档和电子表格），可使用文档库。您可以在文档库中存储其他类型的文件，尽管某些文件类型会由于安全原因受到阻止。当您使用与Windows SharePoint Services兼容的程序时，您可以从库中创建相应的文件。例如，营销小组的规划材料、新闻稿和出版物都有其各自的库。

•图片库。要共享数字图片或图形的集合，可使用图片库。尽管图片可以存储在其他类型的SharePoint 库中，但图片库有很多优势。例如，从图片库中，您可以以幻灯片放映的形式查看图片、将图片下载到您的计算机和使用与Windows SharePoint Services兼容的图形程序编辑图片。如果您的团队重用大量图片（如徽标和公司图像），或者如果您想要存储团队事件或产品发布的图片，可以考虑创建图片库。

•Wiki网页库。要创建已连接的Wiki网页的集合，可使用Wiki网页库。Wiki可让多个人以一种容易创建和修改的格式来收集例行程序信息。您可以向您的库中添加包含图片、表格、超链接和内部链接的Wiki网页。例如，如果您的团队为一个项目创建Wiki网站，此网站可以在一系列相互连接的网页中存储提示和技巧。

•表单库。如果您需要管理一组基于XML的业务表单，可以使用表单库。例如，您所在的组织可能想为费用报表使用表单库。设置表单库需要与Windows SharePoint Services兼容的XML编辑器或XML设计程序，如Microsoft Office InfoPath。

本节先介绍文档库的使用，而图片库、Wiki库等将在后面章节讲述。

11.5.1 创建文档库

默认创建的WSS站点，并没有创建“文档库”，在使用之前需要创建，本例将创建一个文档库，操作如下：

（1）在工作组网站主页，单击网站右上角的“网站操作”按钮，在弹出的网页中单击“创建”链接，如图11-32所示。

图11-32 创建

（2）在“创建”页中单击“文档库”链接（如图11-33所示），打开“新建”页，在“名称”文本框中键入将要创建的文档库的名称，在“说明”文本框中键入说明性文字，其他选择默认值，然后单击“创建”按钮，如图11-34所示。

图11-33 创建文档库 图11-34 新建文档库

（3）这样一个文档库就创建完成了，目前它还只是一个空库（如图11-35所示），下节将介绍向文档库中添加与组织文件的方法。

11.5.2 创建文件夹

在一个企业中，涉及到许多类的文件，如果把所有的文件都到一个目录下，使用起来是非常不方便的，这时候，就可以在“文档库”中通过创建文件夹的方式来解决，在本节中，将在上一节创建的“规章制度”文档库中创建“法律法规”、“财务文件”、“办公须知”、“资料归档”文件夹为例，介绍其操作方法。

（1）在创建文档库完成后，单击“新建”链接，在弹出的下拉列表中选择“新建文件夹”命令，如图11-35所示。

图11-35 新建文件夹

（2）在打开的“新建文件夹：规章制度”页中，在“名称”文本框中键入要创建的文件夹名称，本例中为“法律法规”，然后单击“确定”按钮创建，如图11-36所示。

图11-36 创建名为“法律法规”的文件夹

（3）然后参照（1）、（2）步操作，创建“财务文件”、“办公须知”、“资料归档”文件夹，创建后如图11-37所示。

图11-37 创建了四个文件夹

11.5.3向库中添加一个或多个文件

在Microsoft Office SharePoint Server 2007中，你可以直接向库中上传已经编辑好的文件，如果你使用与Microsoft Windows SharePoint Services 3.0兼容的程序（例如，在你的计算机上安装了Microsoft Office Word 2007），也可以直接在库中创建新的文件。

说明：在图11-35中，就有“新建文档”选项，这个功能不能在“工作组网站”中使用，你可以在“协作”站点中使用，在第12章将介绍“协作”站点的创建与使用。

你可以在文档库中创建和管理文档、电子表格、演示文稿及其他类型的文件。但为了安全起见，某些文件类型已被禁止。向库中添加文件有多种方法，具体取决于是要在库中创建新的文件，还是向库中添加某个现有的文件，抑或是一次性添加多个文件。如果您的管理员已将库设置为接收电子邮件，您甚至可以通过以电子邮件附件的形式发送文件来向库中添加文件。

如果您安装了与Windows SharePoint Services兼容的程序，则当您单击“上载”菜单上的箭头时，将显示一个用于上载多个文件的选项，如果你的计算机（管理工作组网站的计算机）没有安装Microsoft Office System 2007，将只能显示“上载单个文档”选项。下面将介绍上载文档的方法。

（1）在“规章制度”页中，选择一个将要上传文档的文件夹，例如“办公须知”，然后单击“上载→上载多个文档”，如图11-38所示。

图11-38 上载多个文档

（2）在弹出的页中，以“资源管理器”的形式，列出并选择将要上载的一个或多个文档，然后单击“确定”按钮，在弹出的对话框中单击“是”按钮，如图11-39所示。

图11-39 上载文档

（3）上载后的文档如图11-40所示。

图11-40 上载后的文档

（4）你可以根据需要，对上载后的文档进行设置，例如设置权限、删除文档等，如图11-41所示。

图11-41 对上载后的文档进行管理