【导读】采购，被称为企业的“第二利润源泉”，对企业的健康发展有极其重要的地位。如何才能使采购管理成为企业降低成本的利器，把钱花在刀刃上，为企业资金链提供更大的施展空间，考验着每一位采购管理者。引入8Manage SPM采购管理系统，或许是下一个企业利润增长的利器所在。
现代化的采购，已经不是过去简单的下单和催货等日常性的简单工作，更多设计了整个业务链的流程管理，比如采购中所涉及的财务部门的预算，业务部门的业绩情况和未来企业的产品生产计划和布局情况等等，更需要宏观的战略高度和微观的采购战术（价格、供应商比对）等等。但是，目前来说，很多企业还未形成有效的方法，无法从战略和战术上准确地定位采购的位置，从而影响了采购在企业整体运营中的贡献，一直停留在过去的采购思维，因此无法从根本上撬动企业整体利润的增长。
如果说采购是利润杠杆的一环，那么如何才能以小胜大，采用有效的管理方法和技术，撬动利润的增长呢？
第一：建立采购管理理念，组建采购团队
现代采购管理，涵盖了计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，需要我们对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。
因此，作为企业的管理团队应该建立科学的采购管理理念，选拔在财务、业务、采购有相关经验的管理者，组成采购团队，通过对企业的整体业务发展情况、企业管理流程及未来发展计划与趋势，做出企业采购的相关计划和决策，走好先行的第一步。
第二：引入采购管理系统（8Manage SPM），构建科学采购管理流程
除了组建优秀的采购团队之外，还需要根据企业自身的采购流程进行规划。我们知道采购管理有五大原则：
1、适价：根据使用量大小和长短期来决定一个合适的价格，可通过以下步骤：多渠道询价、比价、自行估价、议价。
2、适时：现代竞争非常激烈，时间就是金钱，采购计划的制定要非常准确，需据生产计划制定采购计划，适时进料，保障生产、销售顺畅。
3、适质：采购材料的成本是直接的，品质成本是间接九牛二虎之力， “价廉物美“才是最佳的选择，偏重任何一头都会造成最终产品成本的增加，如：品质不良等。
4、适量：采购量多，价格就便宜，但不是采购越多越好，资金的周转率，储存成本，物料需求计划等合计算出最经济的采购量。
5、适地：供应商离自己公司越近，运输费用就越低，机动性就越高，协调沟通就越方便，成本自然越低。
在采购的计划和过程中，需要遵循以上五大原则，时刻以企业利益为第一的采购理念。我们知道一般的采购流程为：确定需求—需求的规格要求—选择可能的供应来源—价格对比—确定订单安排—订单追踪和考核—核对发票—不符合退货处理—结案—记录与档案维护。
其中，里面最核心的步骤就是制定采购计划（确定需求）、供应商管理（选择可能的供应来源比价）、电子招投标（价格对比、确定订单安排），在一般的采购管理系统中，这三个模块未必共存和数据共享，但是这对于企业的整体采购流程管理又是非常重要的一个点。
而8Manage SPM（采购管理系统）在采购管理行业和企业中有着多年的业务经验，因此，技术团队能够针对采购管理的重点流程做出相应的管理功能和流程设计。
1、采购计划
采购是计划先行，做好业务流程中对各项产品的需求和财务预算，企业可根据8Manage SPM的采购计划功能来制定不同的采购计划。
8Manage SPM采购计划通过确定需要采购的所有项目并将其链接到采购清单，以便管理采购里程碑，每一个采购需求量都有据可依，最大限度地减少不合规的多采购或少采购的情况，从根本上减少人为干预而导致的不必要的损失，系统支持从客户合同自动生成采购需求，根据不同的采购需求分派不同的采购负责人。企业也可以通过8Manage SPM的产品库功能分析产品的细分需求，通过BOM（物料清单）功能进一步分析具体的物料需求并生成详细的采购计划，同时系统支持把采购计划导出PDF报表以方便进行汇报或其它核对工作。
然后，采购时可根据采购清单进行采购处理，还可在整个计划和执行过程中出现疏漏和错误进行预警，而且计划是连接产品库存和采购订单，可实现对产品库存的整体管理，及时增减存量。其中涉及的采购申请立项、成本预算、合同清单、定价过程管理等，都可根据流程和功能进行设置，可支持端到端e采购的整个流程。
2、供应商管理
对于供应商的管理，涵盖了信息管理、关系管理、绩效管理这三大方面，企业可公开招募供应商，感兴趣的供应商可在招募网页上登记相关的信息，8Manage SPM系统会根据这些信息自动对每个供应商进行评分及资格审核，只需简单几步企业即可快速找到合资格的新供应商。通过保存供应商的相关记录（概况、所提供的产品与服务信息、完整的历史交易记录、沟通记录、行动和商机信息），实现360°供应商信息管理。
在8Manage SPM的供应商关系管理中，由于供应商关系是复杂兼多层面的（业务、财务、法律、技术、产品相关及服务相关等），所以需要有顺畅的沟通和信息数据库支撑，通过系统的信息汇总和数据支持，充分了解双方的需求点和沟通点，即可及时解决问题，建立长期的合作信任关系。
在8Manage SPM的绩效管理中，提供对新供应商进行资质验证管理，以及对现有供应商进行绩效管理的功能。每发生一笔交易，系统都会自动获取并更新以下绩效信息，还提供易用的电子调查功能，允许用户快速收集，来自不同部门的不同人员对某一供应商的绩效表现的评分及意见，查看相关调查结果。
3、采购财务管理
采购管理如何返利于企业，这对于管理者把握整个采购流程中的财务预算和开支的能力要求很高，而采购管理系统的财务功能则可以有力支撑。在8Manage SPM系统中，操作者只需要简单的输入相关的财务数据，系统即可自动按照组织架构，开支类型，产品类型或供应商类型自动把开支数据汇总到对应的组织架构和类型，帮助用户更清晰更全面准确地了解企业花费了多少资金，从哪个供应商采购了哪些东西，同时帮助用户从以往的采购工作中汲取采购经验，更好地节省采购成本。
在8Manage SPM中，开支智能分析内嵌于采购流程中，即可查看价格趋势和最佳报价，快速了解采购物料的价格波动和供应商报价的大概偏差，也能快速地查看每个供应商提供的最佳报价，全局了解，多方比价，从而能选取最合适的报价。采购管理系统还支持汇总实时的开支报表，里面涵盖了部门、物料、价格等清晰信息，让管理者和采购人员及时了解采购的财务状况，更好的进行财务管理，例如对某个产品的减少配置，或者选择更实惠的供应商。从而降低成本，让企业有更多的资金进行生产和市场推广。
第三：依据业务实时更新与维护，定期管理
在采购管理中，除了上述两点以外，因为企业发展的规模和业务调整不同，常常会出现很多采购问题，比如信息企业会遇到电子产品的市场价格调整，产品性能不符需要及时替换等等情况。
因此，要根据企业的发展情况对团队进行实时的人员调整、流程调整、进行跨部门的处理和协调，有时候还需要对系统进行技术功能调整，实时维护和定期管理，方能做到对整个采购流程的有效管理。
随着公司业务复杂化和企业模式的不断发展，采购涉及对外与上游供应商关系的开拓与维护，对内涉及财务、业务等部门的协作等方方面面内容，采购管理作为企业的“第二利润源泉”，需要我们提升对其的重视程度。
引入8Manage SPM管理系统，不仅可以科学规范企业的采购流程，通过信息化的技术，降低过程成本，在众多供应商中选择性价比最高的企业，实现产品和信誉的双赢，而且加快了企业自身的工作效率，带动其他部门的工作进度，促进整体业务的新发展，有利于企业在激烈的市场竞争中实现自身的不断增长。
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