陶泽昱Excel应用技巧大全第35期：函数输入和编辑

一、使用“自动求和”按钮插入函数

许多用户都是从“自动求和”功能开始接触Excel公式计算。在【公式】选项卡中有一个显示∑字样的【自动求和】按钮（【开始】选项卡【编辑】组中也有此按钮），其中包括求和、平均值、计数、最大值、最小值和其他函数6个备选项，默认情况下单击该按钮或者按组合键将插入“求和”函数。

1.单击【其他函数】按钮时，将的打开【插入函数】对话框。

2.单击其他5个按钮时，Excel将智能地根据所选取单元格区域和数据情况，自动选择公式统计的单元格范围，以实现快捷输入。

3.当将要计算的表格区域处于筛选状态时，单击该按钮将应用SUBTOTAL函数的额相关功能，一边在筛选状态下进行求和、求平均值、计数、取最大值、取最小值等统计计算。

例1自动求和按钮计算成绩总分和平均分

步骤1如图1所示，选择空白单元格区域B13:F13或者数据所在的B3:F12单元格区域，然后单击【公式】选项卡【自动求和】下拉按钮，在扩展菜单中单击【平均值】，都可以在B13:F13单元格中应用以下公式：

=AVERAGE(B3:B12).

步骤2选择空白单元格区域G3:G12，单击【公式】选项卡【自动求和】按钮，将在G3:G12单元格区域应用以下公式：

=SUM(B3:F3)

在步骤2中，如果选择B3:F3（一行包含数据的单元格）并单击【自动求和】按钮，则将在其右侧的第1个空白单元格G3中应用求和公式。但如果选择多行包含数据的单元格区域，则只能在下方而不是右侧第一行空白单元格处应用求和公式。

二、使用函数库插入已知类别的函数

如图2所示，在【公式】选项卡【函数库】组中，Excel按照内置函数分类提供了财务、逻辑、文本、日期和时间、查找与引用、数学和三角函数、其他函数等的多个下拉按钮，在【其他函数】下拉按钮中提供了统计、工程、多维数据集、信息、兼容性函数等扩展菜单。由此，用户可根据需要和分类插入内置函数（数据库函数除外），还可以从【最近使用的函数列表】下拉按钮中选取10个最近使用过的函数。

三、使用“插入函数”向导搜索函数

如果对函数所归属的类别不太熟悉，还可以使用“插入函数”向导选择或搜索所需要函数。以下4中方法均可打开“插入函数”对话框，效果如图3所示。

1.单击【公式】选项卡上的【插入函数】按钮。

2.在【公式】选项卡的【函数库】组中各个下拉按钮的扩展菜单中，单击【插入函数】；或者单击【自动求和】下拉按钮，在扩展菜单中单击【其他函数】。

3.单击“编辑栏”左侧的【插入函数】按钮。

4.按组合键。

如图4所示，在“搜索函数”编辑框中输入“平均”，单击【转到】按钮，对话框中将显示“推荐”的函数列表，选择具体函数例如AVERAGE函数后，单击【确定】按钮，即可插入该函数并切换到【函数参数】对话框。

如图5所示，在【函数参数】对话框中，从上而下主要由函数名、参数编辑框、函数简介及参数说明、计算结果等几部分构成，其中，参数编辑框允许直接输入参数值或单击其右侧折叠按钮以选取单元格区域，其右侧将实时显示所输入参数的值。

四、使用公式记忆式键入手工输入函数

在Excel 2007开始新增了一项“公式记忆式键入”功能，可以在用户输入公式时出现备选的函数和已定义的名称列表，帮助用户自动完成公式。如果知道所需函数的全部或开头部分字母正确拼写方法，则可直接在单元格或编辑栏中手工输入函数。

在公式编辑模式下，按组合键可以切换是否启用“公式记忆式键入”功能，也可以单击【文件】、【选项】，在【Excel选项】对话框的【公式】选项卡勾选【使用公式】区域的【公式记忆式键入】复选框，然后单击【确定】按钮关闭对话框。当用户在编辑或输入公式时，就会自动显示以输入的字符开头的函数或已定义名称、“表”名称以及“表”的相关字段名下拉列表。

例如，在单元格中输入“=SU”后，Excel将自动显示以“SU”开头的函数、名称或“表”的扩展下拉菜单。通过在扩展下拉菜单中移动上、下方向键或鼠标选择不同的函数，其右侧将显示此函数功能简介，双击鼠标或者按键可将此函数添加到当前的编辑位置，即提高了输入效率，又确保输入函数名称的准确性。

随着进一步输入，拓展下拉才当将逐步缩小范围，如图6所示。

五、活用函数屏幕提示工具

如图7所示，单击【文件】选项卡以及【选项】，在【Excel选项】对话框【高级】选项卡的【显示】区域中，勾选【显示函数屏幕提示】复选框。

在单元格中或编辑栏中编辑公式的时候，当输入函数名称及紧跟其后的左括号时，如图8所示，在编辑位置附近会自动出现悬浮的【函数屏幕提示】，帮助用户了解语法中的参数名称、可选参数或必需参数等。

提示信息中包含了当前输入的函数名称及完成此函数所需要的参数，如图8所示，输入的DATE函数包含3个参数，分别为“year”、“month”和“day”，当前光标所在位置的参数如图中所显示的“year”参数以加粗字体显示。

如果公式中已经填入了函数参数，则单击【函数屏幕提示】工具条某个参数名称时，将选中该参数的所在部分（包括使用嵌套函数作为参数的情况），并黑色背景突显。如图9所示。

单击【函数屏幕提示】工具条上的函数名称，将打开【Excel帮助】窗口，快速获取该函数的帮助信息，如图10所示。

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