工作沟通|如何撰写高质量工作汇报邮件

关键词：工作邮件，成果管理，结构化，标准化，信息对称，markdown

1. 引言

在实习或工作中，定期总结个人工作成果，向领导汇报，是重要的工作沟通能力。
本文总结了笔者长期撰写工作邮件的方法总结，内容大纲如下。

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思维导图由mindmanager绘制。

2. 意义效果

• 汇总展示工作成果，纸面存档
  日常的工作成果，如果不能及时总结整理，很容易流失湮没在琐事之中，造成成果流失。
  有意识地撰写工作总结，实际上是一种成果管理的方式，让自己和团队的努力结果在纸面上固化。
  邮件的形式方便转发和传阅，有利于工作成果获得更广泛认同。

• 与领导保持单向信息对称，推动进展
  单向信息对称：你不需要了解领导在做什么，但必须让领导知道你做了什么。
  领导要统筹全局，需要第一手的执行进展作为决策依据，及时、高质量的工作总结是推动团队工作的重要手段。领导可以在自己感兴趣、有时间的情况下查阅，一般的汇报不要详细的回复，“收到”和“同意下一步计划”足够。

• 工作备忘，请示下一步工作计划
  邮件形式的工作总结，实际上是团队的工作备忘。
  在现有工作成果的基础上，提出后续工作计划，获得领导认可后，即成为后续工作目标。
  如此，以文字的形式达成目标共识，可以避免你做的不是我预期的窘境。

3. 内容结构

工作汇报邮件，实质上是非正式的公对公的业务信函。在形式和内容上不需要个性化的创新，越规范标准，效用越好。基本的结构分为三大板块：

• 工作进展
• 问题分析
• 后续计划

行文方式应当结构化、标准化。对于结构化的写作，最好的写作方式自然是markdown。

3.1 工作进展

工作成果的描述全部采用黑点开头的无序列表形式，简要展示重点信息。
若汇报团队大项目，可能采用Excel表格汇总，整体信息添加附件。

成果描述的要点有：

• 时间，若先后完成多项工作，表明分别完成的时间；
• 过程，即采用什么方法，用了什么软件和技术；
• 成果，如建立桥梁模型、撰写会议总结、绘制5施工图等；
• 同事关系
  • 上级负责人
  • 同级合作者
  • 下属

显然，成果的描述是核心。相关人员的描述是为了体现自己的团队角色，同时便于领导在兴趣的时候，进一步了解工作情况。

完整的成果描述如：

• 周二，用鸿业综合管廊2.0，建立滨河路综合管廊BIM模型，由张主任安排，与王工一起完成；

简要的描述如：

• 建立滨河路综合管廊BIM模型；

3.2 问题分析

实际工作中必然遇到一些问题和困难，需要请示。对于任何困难或问题，提出可能的方案A B，将问答题转换成选择题。问题描述和分析之后，让领导了解下一步可能采取什么行动，从而做出决策。如果不能给出备选方案，那么领导往往不会立即给出决策指示。表达结果为：

• 问题描述，当前遇到XX状况；
• 问题分析，这样的状况可能导致什么后果（质量下降、进度耽误）；
• 解决方案，A方案、B方案，分析可能的优缺点；
• 请示安排；

工作电脑故障请示

• 目前的主要问题是工作电脑配置太低，经常出现故障
  • 运行AutoCAD插件经常死机；
  • 大型三维模型无法打开；
• 如果问题不能解决，工作进度会耽误，不能在周三按时出图；
• 可能的解决方法：
  • 换电脑机位；
  • 请设备人员配置我的个人电脑；
• 如果不能解决电脑安排，可以考虑将工作转交其他同事，以免耽误进度。请您考虑。

知识管理提议

程序开发后续有两项工作，1. 程序细节完善，2. 程序技术文档。

• 问题是时间有限，最多完成其中一项；
• 程序的功能需要长期完善，短期难以完成，技术文档整理更加紧迫。
• 如果不能尽快整理技术文档：
  • 程序规模很大，后期难以维护；
  • 程序代码难以交接，成果流失；
• 两害相权取其轻，建议先做技术文档。请您安排。

3.3 后续计划

后续计划是汇报邮件中最具建设性的部分，推动团队项目进展的关键。在工作总结和问题分析的基础上提出后续工作计划，更容易引起领导的重视，比贸然的提议更有价值更显成熟。

工作计划的表述模式为：时间节点+预期成果。最好对预期的工作成果量化描述，如：

• 8.15日，预期完成5张预应力钢束图绘制；

量化的工作描述优点在于：

• 个人评估工作计划的可行性；
• 便于领导把握总体工作进度；

主动提出后续计划是发挥主观能动性的最佳时机，借此机会可以将工作方向向自己的意向方向推动，主动承担和自己优势匹配的高价值任务，发挥个人优势。如：

考虑BIM模型在实际工作中还不成熟。如果有必要，我希望继续深入BIM技术实际应用：

• 建立三维可视化模型；

• 施工碰撞检查；
• 二维图纸输出；

具体工作，还请您决定。

4. 写作风格

• 简介扼要
  正文总结关键要点， 详细的成果可以增加附件。不要出现过长的句子和段落，充分考虑对方的阅读体验
• 层次清晰
  用小标题和列表结构展示出清晰的层次，让对方查阅一目了然，清晰地看到关键要点。
  文档格式标准化，前后一致，用统一标准的形式表现内容，降低思维切换成本。
• 客观叙述
  客观总结工作的成果和现有问题。
  可以有自己对工作问题的思考判断，但不要有个人对其他主观评价，尤其负面评价。
  如果需要表达主观意见，最好见面交流，而非邮件。

简而言之，工作汇报邮件应当是“公对公”的话语风格。检验的标准即为：这封邮件能否不加修改，直接抄送其他相关同事。

5. 邮件汇报示例

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6. 实战攻略

实际操作中还有一些需要注意的问题。

6.1 时机

最好的时机是：

• 阶段汇报，工作日下班前；
• 一周汇报，周五下班前；

尽可能在公共工作时间发送邮件，以免打扰。具体情况视领导的工作习惯。

6.2 摘要

如果邮件内容过长，简单总结摘要或关键词，务必领导在手机一屏之内了解你的要点。

6.3 标准化

固定自己的写作表述方式

• 形成高效习惯，快速完成工作总结
• 节省领导的切换成本

6.4 图形化表达

过多的文字会造成阅读负担，要提高表达效果，可以采用思维导图，将结构内容可视化。

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6.5 附件

详细、具体的问题采用附件描述。
附件文件较少的情况，直接发送文件，不要发送压缩文件，以便对方在手机快捷打开文件。

6.6 请求建议

请对方给出工作建议，指出自己的不足。

6.7 效果预览

重要的邮件先发给自己，检查有没有错误，在手机预览效果。
iPhone 6的中号屏幕不要超过三屏内容，如果超过，果断删减。

7. 总结

对于一个企业，工作总结邮件的价值在于：

• 保证信息对称
• 提供决策依据
• 推动业务进展

企业生而为盈，个人对于企业价值无非

• 降低成本
• 创造价值

高质量的工作总结邮件同时推动了这两个方面。